In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.
Welke wetten en regels zijn er voor het houden van een evenement?
Regels over evenementen staan in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) of een andere gemeentelijke verordening, zoals de evenementenverordening. De toepassing van deze regels gaat via een evenementenvergunning of melding. Het gaat dan bijvoorbeeld om regels die over de openbare orde en veiligheid gaan.
Organiseer je een evenement op eigen locatie dan kan het zijn dat een evenementenvergunning van de gemeente nodig is. Houd er hier rekening mee dat de vergunning minimaal 8 weken van tevoren moet worden aangevraagd. Het kan per gemeente verschillen of je wel of geen evenementenvergunning nodig hebt.
Een evenementenchecklist is een document dat alle taken en activiteiten schetst die voltooid moeten worden voor, tijdens en na een evenement . Het is een cruciaal hulpmiddel voor experts in evenementenplanning, omdat het ervoor zorgt dat alle aspecten van het evenement worden behandeld, van de locatie en leveranciers tot de gastenlijst en decoraties.
Voor het organiseren van een evenement is in het algemeen een vergunning van de gemeente nodig. Dat is geregeld in de Algemene Plaatselijke Verordening. Aan een vergunning zijn bijna altijd voorwaarden verbonden in het belang van o.a. openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, toezicht en milieu.
Een besloten feest valt niet onder de definitie evenement en heeft dus ook geen evenementenvergunning nodig. Wel is toestemming van de eigenaar van de plaats nodig waar het feest wordt georganiseerd.
Voor eendaagse evenementen met minder dan 250 bezoekers en geen of nauwelijks effect op de omgeving, kunt u vaak volstaan met een melding . Verwacht u meer dan 25.000 bezoekers? Dan heeft u een vergunning nodig voor een groot evenement .
Voor sommige activiteiten geldt een vergunningplicht: de plicht om eerst een vergunning aan te vragen bij het bevoegd gezag. Met een omgevingsvergunning kunnen burgers, bedrijven en overheden toestemming vragen om activiteiten in de leefomgeving uit te voeren.
U kunt achteraf alsnog een vergunning aanvragen. Hier zijn dan wel extra kosten aan verbonden. Of u kunt het bouwwerk weer afbreken. Als het bouwwerk geen vergunning krijgt en u laat het staan, dan krijgt u te maken met de gemeente, omdat er sprake is van illegale bebouwing.
Onder evenementen verstaan we: alle voor publiek toegankelijke activiteiten van vermaak. Denk bijvoorbeeld aan concerten, wedstrijden, circus, feesten en braderieën. Voor een besloten feest op of aan de weg kan een vergunning ook verplicht zijn. Bij een kleinschalig evenement is geen vergunning nodig.
Bedrijfsfeesten zijn een traditioneel onderdeel van de diverse events, live momenten en experiences die een bedrijf of organisatie organiseert. En eerlijk is eerlijk, vaak is het gewoon voor de gezelligheid of als schouderklop.
Afhankelijk van het soort festival heb je vergunningen nodig. Hiervoor moet je bij de gemeente zijn. De gemeente moet de locatie, datum, begin- en eindtijd en het aantal bezoekers van je festival goedkeuren. Vaak moet je je ook aanmelden op de evenementenkalender van de gemeente om een vergunning te krijgen.