Neem contact op met de opdrachtgever en vraag waarom de factuur nog niet is betaald.Maak vervolgens afspraken over wanneer jij de betaling kan verwachten. Is de opdrachtgever vaak te laat? Ga dan in gesprek en leg elke afspraak duidelijk schriftelijk vast.
Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem of haar weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
Schuldeiser schakelt incassobureau in
De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen. U krijgt 14 dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet u dat niet, dan moet u naast de rekening ook incassokosten betalen.
Wanneer betalingsherinnering versturen? Het verdient aanbeveling om de betalingsherinnering te verzenden 2 dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. U geeft zo een duidelijk signaal af aan uw debiteur dat u vasthoudt aan de betalingstermijn.
Tips bij wanbetalers
Stap 1: De klant bellen en/of een betalingsherinnering(en) sturen. Stap 2: Een aanmaning (sommatiebrief) sturen. Stap 3: Is de factuur na deze stappen nog niet betaald? Dan volgt als laatste redmiddel een incasso.
Formele voorbeeldtekst
Ik wil u daarom vriendelijk verzoeken om binnen 5 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [NL XX BANK XXXX XXXX XX] ten name van [rekeningnaam]. Indien uw betaling deze e-mail heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Herinneringskosten aanrekenen mag dus maar het moet duidelijk vermeld zijn in de algemene voorwaarden. In de telecomsector is het al verboden om bij de eerste herinnering kosten in rekening te brengen. De daaropvolgende herinneringen mogen niet meer dan 10 euro aan extra kosten met zich meebrengen.
Leg onbetaalde facturen niet opzij
Weet met wie je zakendoet, maak duidelijk hoe je te werk gaat en leg gemaakte afspraken vast. Laat zien dat je professioneel te werk gaat en je dit ook van jouw klanten verwacht. Door kort op jouw onbetaaldee facturen te zitten, voelen klanten meer dwang om de factuur te betalen.
Wat mag een incassobureau niet? Een incassobureau mag geen officiële documenten maken, zoals een dagvaarding. Alleen een gerechtsdeurwaarder mag een dagvaarding afgeven of versturen.
Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.
Stap 2: de aanmaning
Het grote verschil met een betalingsherinnering is de toon van de aanmaning. Met andere woorden: een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek, een aanmaning is een sommatie. Je verzoekt een debiteur die in gebreke blijft dringend om aan zijn betalingsverplichting te voldoen.
Wees zo concreet mogelijk: vermeld het factuurnummer, het bedrag en de betalingstermijn en spreek af wanneer de factuur betaald zal worden. Hebt u in uw schriftelijke herinnering gewaarschuwd voor bijkomende administratieve kosten, tel ze dan bij het totaal verschuldigde bedrag en verantwoordt die beslissing.
Wat is de wettelijke betalingstermijn van een factuur? De wettelijke betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. Het is mogelijk om een kortere betaaltermijn af te spreken, maar de wet stelt grenzen aan langere betaaltermijnen.
Hoe snel dat is, hangt af van het type schuld. Als u de huur niet betaalt, staat de deurwaarder meestal sneller op de stoep. Na de rechtszaak komt de deurwaarder weer langs om u op de hoogte te brengen van het vonnis, ook als u niet naar de rechtbank bent gekomen.
Moet ik wettelijke (buitengerechtelijke) incassokosten betalen? Als u een rekening niet of te laat betaalt, moet u meestal incassokosten betalen. U hoeft niet te betalen als u bijvoorbeeld geen herinnering kreeg. Of als de incassokosten te hoog zijn.
De meeste kosten van een deurwaarder worden betaald door de schuldenaar. Dit is omdat de deurwaarder de schuld verhoogt met de (toegestane) kosten die worden gemaakt als de schuldenaar niet betaalt. Daarnaast wordt in sommige gevallen vooraf een voorschot gevraagd aan de opdrachtgever. Dit is wettelijk verplicht.
Bij de consumentenovereenkomst wordt vaak een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Ondernemingen mogen de betalingstermijnen zelf bepalen, mits dit een redelijk termijn is voor de consument om tot betaling over te gaan. In de praktijk komt dit neer op een redelijke betalingstermijn van 14 dagen.
Een factuur of vordering kan verjaren en is dus niet eeuwig geldig. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar, afhankelijk van het feit of het om zakelijke klanten of consumenten gaat.
Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag binnen [aantal] dagen, over te maken op onze rekening [nummer] onder vermelding van uw klantnummer en het factuurnummer. Wij verzoeken u derhalve om binnen [aantal] dagen na dagtekening van deze herinnering het openstaande factuurbedrag op onze rekening [nummer] te voldoen.
Een aanmaningsbrief is doorgaans dwingend van toon. Een aanmaning met een vriendelijke tekst is ook mogelijk, maar voor zakelijke klanten adviseren wij een zakelijke formulering. In plaats van een vriendelijke aanmaning kunt u beter een vriendelijke betalingsherinnering versturen.
Sinds 1 juli 2012 zijn er een aantal nieuwe eisen waar een herinnering of aanmaning aan moet voldoen. Consumenten moeten na het verstrijken van een betalingstermijn minimaal één schriftelijke aanmaning hebben ontvangen en minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de factuur alsnog te betalen.