Zakenbrieven worden tegenwoordig afgesloten met sobere slotformules als Hoogachtend, Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Hoogachtend wordt doorgaans beschouwd als een formelere afsluiting dan Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten.
Het woordje 'Hoogachtend' heeft een zekere lading die je in sommige brieven juist heel goed kan gebruiken. Ten eerste schept deze slotformule een afstand tussen de zender en de ontvanger. Dit kan handig zijn in situaties waarin je geen toenadering zoekt tot de ontvanger.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Het kriebelige 'Warme groet' wordt nog steeds gebruikt in semi-zakelijke werkmails en ook de vergelijkbare 'Lieve groet', 'Vrolijke groet' of 'Zonnige groet' passeren nog wel eens de revue en zijn, alhoewel ongetwijfeld oprecht en lief bedoeld, gewoon irritant.
Je kunt een brief of email afsluiten door in afwachting van uw reactie, of in afwachting van uw reactie verblijf ik te gebruiken. Op deze manier sluit je de brief erg zakelijk af. Het is een klassieke, formele en afstandelijke afsluiting.
Uw rapport zie ik met belangstelling tegemoet. Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Wij hopen spoedig iets van u te vernemen. Graag zie ik uw antwoord zo spoedig mogelijk tegemoet.
Geef duidelijk aan wanneer u een reactie verwacht. Indien u bij geen gehoor verder stappen wilt ondernemen geeft u dit ook aan in de brief. Sluit verder op een beleefde manier af, denk hierbij aan 'Hoogachtend' of met 'Hartelijke groeten'.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Hoogachtend wordt doorgaans beschouwd als een formelere afsluiting dan Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Ook de aanhef van uw brief speelt een rol bij de keuze voor de slotformule.
Bij voorbaat (met een t op het einde) is goed. Bij voorbaat betekent 'van tevoren', 'nog voordat iets gebeurd of gedaan is'. Voorbaat is een oud woord voor 'voordeel', of eigenlijk: 'vooraf verkregen voordeel'. Voor- betekent hier 'vooraf' en baat is een oud woord voor voordeel.
De officiële spelling is PS, zonder punten. P.S. met punten komt in de praktijk ook geregeld voor. Een postscriptum is een naschrift onderaan een brief, nog onder de ondertekening. De afkorting ervan is volgens de officiële spelling PS, met hoofdletters en zonder punten.
Als u de naam van de ontvanger niet kent, maar zeker weet dat het om een man gaat, gebruikt u Geachte heer. Als het om een vrouw gaat, gebruikt u Geachte mevrouw. Als een persoon in een bepaalde functie wordt aangesproken, zijn combinaties met Mijnheer de en Mevrouw de gebruikelijk, zonder het woord geachte.
De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma. Als je de persoon aan wie de e-mail gericht is al kent kun je de aanhef eventueel beginnen met 'Beste...' gevolgd door de voornaam.
Geef de persoon de tijd om te reageren. Reageert die niet? Dan kun je de persoon nogmaals een reminder sturen, met exact dezelfde tekst. Wanneer de persoon reageert dan geeft die meestal zelf wel aan waarom die niet eerder heeft gereageerd op jouw mail.
Je wilt dat je geliefde de brief goed kan lezen en dat hij/zij het leuk vindt om naar je brief te kijken. Onderteken de brief. Dit is het laatste afscheid. Geschikte afsluitingen zijn onder andere "Liefs", "Voor altijd de jouwe", "Kusjes", "xxx" of "Ik denk aan je".
Terugkomend op ons gesprek van [datum], kan ik u als volgt meedelen. Hiermee bevestig ik de ontvangst van uw brief van [datum]. In vervolg op uw brief van [datum], hecht ik eraan u als volgt te informeren. Met belangstelling las ik uw e-mail van [datum].
"Alvast bedankt," of "op voorhand bedankt," blijken dé manier om een antwoord los te krijgen. "Dankjewel," en "bedankt," prijkten op een mooie tweede plaats.
Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
Ondertekening brief namens iemand anders
Wanneer de brief is geprint zet je simpelweg de afkorting i.o. (of een van de andere afkortingen) op de brief en teken je je eigen handtekening op de daarvoor bestemde plaats. De naam en de eventuele functie zijn van de daadwerkelijke afzender van de brief.
Verstuur je brief aangetekend
De brief geven we persoonlijk af aan de deur, nadat de ontvanger heeft getekend. De inhoud is verzekerd tot € 50 bij verlies of beschadiging. Is de waarde van de inhoud hoger? Verstuur je brief dan Verzekerd (tot € 500).
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.