Teamoverleg is binnen een goed draaiend bedrijf een onontbeerlijk proces. Teamleden komen dan samen om te communiceren, beslissingen te nemen en samen te werken aan gemeenschappelijke doelen.
Een goed werkoverleg maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht, verbetert de samenwerking, bevordert werkplezier, vergroot het draagvlak bij veranderingen en verbetert de productiviteit. Dit vraagt vaardigheden van de leidinggevenden, een goede voorbereiding en respecteren van spelregels die hierbij horen.
' 'Maak het teamoverleg belangrijk'
De Waard benadrukt dat het teamoverleg een manier is om te zorgen dat teamleden betrokken blijven. 'Maak het overleg interessant, wissel de onderwerpen af en nodig ook eens een spreker uit die iets te melden heeft over dingen die er spelen. Bijvoorbeeld over de werk-privébalans.
Werkoverleg is een regelmatig, gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen.
Ieder overleg een vooraf bepaald doel en vooraf bepaalde agenda heeft. De juiste personen aan tafel zitten. Het overleg voorbereid is en ieder individu goed ingelezen aan tafel komt. Er een voorzitter en tijdsplanning (per agenda-item) gekoppeld zijn aan het overleg.
De overlegstructuur geeft aan welke overleggen er tussen de verschillende organisatieonderdelen, managementlagen en medewerkers bestaan. Zodat duidelijk wordt hoe management(lagen) en medewerkers met elkaar communiceren.
Een succesvol team bestaat uit teamleden die samen zaken voor elkaar krijgen. Samenwerking is de sleutel tot succes, maar hierbij is het ook belangrijk om het eigen aandeel te dragen. Ieder teamlid draagt zijn of haar eigen deel van de werklast en begrijpt goed waar hij of zij in de bedrijfsvoering past.
Iedere werknemer, uitgezonderd de oproepkracht, is verplicht tenminste viermaal per jaar deel te nemen aan het werkoverleg tussen de leidinggevende(n) en de overige werknemers per organisatorische eenheid van een instelling.
Wie moet er bij aanwezig zijn? Bij iedere vergadering maar zeker ook bij het werkoverleg geldt: betrek die mensen erbij die daadwerkelijk bij dit overleg betrokken moeten zijn. Kortom: medewerkers die bepaalde informatie voor de uitoefening van hun functie nodig hebben.
Formeel overleg is van tevoren vastgesteld overleg, dikwijls voor een bepaalde tijdsduur. De werkzaamheden sluiten aan op de individuele werkzaamheden van de betrokken werknemers, maar vinden in overleg plaats in groepsverband.
Goed samenwerken is van doorslaggevend belang voor het behalen van de gewenste resultaten bij werk waar meerdere personen bij betrokken zijn. Als werknemers het werk goed op elkaar afstemmen, elkaar ondersteunen en werk van elkaar overnemen, neemt de werkdruk vaak fors af.
Doorbreek routines door de vergadering eens héél anders te beginnen. Bedenk iets creatiefs zoals een quiz, wandeling, yogasessie of iets lekkers te eten. Zo heeft iedereen direct de creativiteit te pakken!
Tijdens de vergadering is het belangrijk om de deelnemers actief betrokken te houden. Dit kan door hen vragen te stellen, hen uit te nodigen om hun mening te geven en hun ideeën te delen. Zorg ervoor dat je deelnemers die wat stiller zijn aanmoedigt om hun mening te geven en betrek iedereen bij de discussie.
Onder werkoverleg valt al het overleg over het werk dat geregeld en geordend plaatsvindt tussen medewerkers en leidinggevenden. Dit overleg gaat bijvoorbeeld over de effectiviteit en efficiëntie van het werk, de arbeidsomstandigheden (5.2.) en andere onderwerpen die direct van belang zijn voor medewerkers.
Een werkoverleg tussen de 45 minuten en de 1,5 uur duurt is ideaal. Beter 2 korte bijeenkomsten dan een langdurige. Na 2 uur vergaderen bereikt men meestal niet veel zinnigs meer. Daarom is het aan te raden om de vergadertijd te beperken en dit ook van tevoren aan te kondigen.
Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?