Statische fase of statisch archief Documenten die geen administratieve waarde meer hebben en waarvan de administratieve bewaartermijn verstreken is. In deze fase worden de documenten geselecteerd en vernietigd. Deze die te bewaren zijn, vormen dan het permanent te bewaren archief of het historisch archief.
De statische documenten, zijn documenten die eenmaal gegenereerd, ergens (op een centrale plek) opgeslagen worden en (moeten) worden bewaard omdat dit (soms juridisch) noodzakelijk is. De andere documenten zijn dynamisch en bevatten informatie die noodzakelijk is voor operationeel gebruik.
Digitaal archiveren betekent het: doelbewust bewaren (selecteren), organiseren (ordenen) en beschrijven (toegankelijk maken) van informatie met het doel om deze later te kunnen raadplegen, (her)gebruiken of over te dragen.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Een archief of een verzameling archiefstukken wordt doorgaans geordend in archiefcentra, mogelijk onder speciale veiligheidsomstandigheden en omgevingscontroles. Deze worden echter vaak niet als archief beschouwd als de archiefstukken actief of semi-actief zijn .
Een elektronisch archief is een verzameling digitale databases die eenvoudig kunnen worden verspreid en geraadpleegd door onderzoekers . Hierdoor vervaagt het onderscheid tussen primair en secundair materiaal en wordt de toegankelijkheid van historische gegevens vergroot.
Statische lijsten: deze lijsten worden niet bijgewerkt als nieuwe records aan de criteria voldoen of als bestaande records niet langer aan de criteria voldoen. Ze zijn een momentopname van records die aan een bepaalde set vereisten voldeden toen de lijst werd gemaakt en opgeslagen.
Webdocumenten waarvan de inhoud en grootte ongewijzigd zijn .
Statische fase of statisch archief Documenten die geen administratieve waarde meer hebben en waarvan de administratieve bewaartermijn verstreken is. In deze fase worden de documenten geselecteerd en vernietigd. Deze die te bewaren zijn, vormen dan het permanent te bewaren archief of het historisch archief.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
De archieven van een individu kunnen bestaan uit brieven, papieren, foto's, computerbestanden, plakboeken, financiële gegevens of dagboeken die door het individu zijn gemaakt of verzameld, ongeacht het medium of formaat.
De meeste archieven die het Nationaal Archief bewaart zijn volledig openbaar. U kunt ze ofwel direct online bekijken, ofwel via de website aanvragen en in de studiezaal komen bekijken. Een deel van de archieven is nog niet openbaar of beperkt openbaar.
Om te beginnen: Evalueer de digitale records die u hebt, of waarschijnlijk zult ontvangen, om formaten en potentiële volumes te identificeren . Identificeer records die op verwijderbare opslagmedia (zoals geheugensticks of floppydisks) worden bewaard met het oog op het overbrengen ervan naar een veiligere opslagomgeving, zoals een server.
Maak meerdere onafhankelijke kopieën van digitaal materiaal en sla deze op verschillende geografische locaties op . Gebruik een combinatie van online opslagsystemen en offline media. Gebruik verschillende soorten opslagtechnologie om risico's te spreiden en een balans te bereiken tussen gegevensveiligheid, eenvoudige toegang en beheersbare kosten.
Organiseren
Door beschrijvende informatie (metadata) aan het bestand toe te voegen, wordt het navigeren in uw digitale collectie eenvoudiger. Door uw bestanden in mappen op onderwerp te groeperen, worden ze ook eenvoudiger toegankelijk en te bewaren.
Organiseer jouw ordners of mappen in Windows Verkenner of een ander soortgelijk programma. Eén tabblad of submap voor elke groep. Voldoen aan bewaarplicht of als bewijs: De Belastingdienst, maar ook andere instanties, stellen eisen aan het bewaren van bepaalde documenten. Sommige paperassen moet je jarenlang bewaren.
Een flashdrive is geen archief, een website is geen archief en het internet is geen archief.
De beste manier om gearchiveerde bestanden te benoemen is door een duidelijke en beschrijvende naamgevingsconventie te gebruiken die relevante trefwoorden, data (indien van toepassing) en categorieën bevat . Houd bestandsnamen beknopt maar informatief om ze later gemakkelijk te kunnen vinden en identificeren.
In theorie moeten er een hele hoop documenten bewaard worden : uw jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris, contracten, bestelbons, leverbons, professionele agenda's, briefwisseling en e-mails, aandelenregisters, enz. Hoe bewaren? Dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke voorkeur, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, gezondheid.