Denk bij een proces voorbeeld aan het aanvragen van een paspoort, een verklaring omtrent het gedrag of verlengen van je rijbewijs bij een gemeente, het boeken van een reis en het aanvragen van een verzekering bij een reisorganisatie.
Een proces is dus een serie van activiteiten (uitgevoerd door mensen of machines), waarbij verschillende middelen nodig zijn. Voor deze activiteiten is informatie en communicatie nodig. Veel voorkomende processen binnen organisaties zijn het inkoopproces, het interne controleproces of het leveringsproces.
Een inmiddels algemeen geaccepteerd uitgangspunt is dat er in elke organisatie drie hoofdsoorten processen zijn: primaire –op de klant gerichte– processen, ondersteunende processen en besturende processen. Deze basisindeling is een generiek sjabloon waarbinnen elke organisatie zijn eigen variaties kent.
Karakteristieken van een proces:
De output wordt opgeleverd aan de interne of externe klant. Een proces bestaat uit opeenvolgende processtappen die weer bestaan uit activiteiten en handelingen. Er zijn mensen/middelen nodig om het proces uit te voeren.
Een bedrijfsproces is een keten van activiteiten of handelingen die vaak herhaald worden binnen een bedrijf. Uit deze keten komt een eindresultaat, namelijk een product of dienst van het bedrijf. Het is belangrijk dat deze processen goed lopen.
Een werkproces is een logisch samenhangend geheel van stappen, transacties of procedures waarmee een taak wordt uitgevoerd. Uit de werkprocessen blijkt dus wat medewerkers van elkaar nodig hebben om het gewenste resultaat te bereiken. Op papier kan bijvoorbeeld een nieuwe structuur er logisch uitzien.
Een werkproces is dus een afgebakend aantal handelingen of activiteiten. Dit start bij de vraag naar een product of dienst en eindigt bij het leveren daarvan. Een proces is dus een serie van stappen; activiteiten uitgevoerd door mensen of machines.
Processen beschrijven
De voordelen en redenen om processen te beschrijven zijn hiervoor aan de orde gesteld. Het beschrijven van processen dient vooral om overzicht en inzicht te verschaffen aan betrokkenen, het bevordert de communicatie over het proces en maakt het eenvoudiger veranderingen aan te brengen.
De processen die zorgen voor het vormen van de strategie, en het programmeren en evalueren hiervan. Deze processen zijn door het voortbrengen van kaders en de doelen vooral gericht op het aansturen van de primaire processen van de gemeente. Deze processen hebben interne klanten.
In elke organisatie zijn drie processen nodig: doelen stellen, organiseren en realiseren. Deze processen vormen een continu cyclisch proces. Bovendien zijn ze op alle niveaus binnen de organisatie te onderkennen.
Primair proces voorbeeld
Voorbeelden van primaire bedrijfsprocessen zijn inkopen, produceren en verkopen. Voorbeelden van secundaire bedrijfsprocessen zijn de activiteiten die de afdeling personeelszaken, financiën en ICT ontplooien. De primair proces betekenis kun je nooit overschatten.
De voordelen van het beschrijven van werkprocessen
Je kunt je werk optimaal inrichten om te ontdekken wat je werk bijdraagt aan het resultaat. Het wordt makkelijker om risico's te vermijden. Je hebt een beter beeld van wie waar verantwoordelijk voor is. Je verkrijgt waardevolle informatie.
Projecten zijn vaak ene gesloten systeem, waarbij er te maken is met een beweeglijke, onvoorspelbare omgeving, waar processen zich afspelen. Voor het begrijpen van de context en het besturen van de omgeving is een procesmatige benadering meer geschikt.
Een bedrijfsproces bestaat uit een zich herhalende keten van activiteiten en deze keten is gefocust op het behalen van een bepaald eindresultaat. Zoals je product of dienst leveren aan de klant. In de meeste gevallen staan de verschillende bedrijfsprocessen met elkaar in verbinding.
Bedrijfsvoering is het organiseren, besturen, uitvoeren en beheersen van alle primaire, sturende en ondersteunende processen, met als doel zoveel mogelijk waarde toe te voegen. Dat gaat zo'n beetje over je hele bedrijf.
Een bedrijfsproces heeft een identificeerbaar startmoment (bron) en eindmoment (bestemming). In een bedrijfsproces kunnen één of meer werkprocessen voorkomen. Werkproces is de benaming van een proces dat een (deel)product of dienst voortbrengt ten behoeve van een externe of interne klant.
Een kritisch bedrijfsproces is een proces waarvan de impact van uitval van dat proces onacceptabel groot is.
Het kernproces is het proces dat bepalend is voor de continuiteit van de organisatie. De klant is de bepalende factor bij een kernproces, niet het product.
Een proces is gericht op het behalen van een specifiek doel en is vaak terugkerend van aard. Om de activiteiten uit te voeren is er informatie en communicatie nodig. Denk bijvoorbeeld aan de planning van werk, communicatie tussen verschillende afdelingen en de verwerking van informatie in systemen.