Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Als je de naam van de ontvanger kent, gebruik je die ook in de aanhef. Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya. Sommigen combineren voor- en achternaam: Geachte Tim Winkel, Beste Soumaya Amrani.
In een brief of een e-mail doe je dat meteen aan het begin met de aanhef. Met deze introducerende woorden begroet je de lezer. Dat kan op een formele manier met bijvoorbeeld Geachte of op een informele manier met bijvoorbeeld Beste.
Formele aanhef. Als de naam van de ontvanger bekend is, wordt die opgenomen in de aanhef: Geachte mevrouw Janssens. Geachte heer Van den Berg.
Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden. Als de naam van de aangeschreven persoon bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
'Geachte' of 'beste'? In formele brieven geef je het best de voorkeur aan 'geachte'. Die aanspreking schept wat meer afstand dan 'beste', dat je dan weer wel kunt gebruiken als aanspreking in een brief die gericht is aan personen die je al kent: collega's, vrienden, teamleden…
Schrijf dan 'Beste deelnemers aan de training Kei in taal'. Hierdoor weet de lezer meteen in welke hoedanigheid hij wordt aangesproken. Dat vergemakkelijkt het lezen. Kortom, schrijf nooit alleen beste, hoi of goedemiddag als aanhef boven een mail of brief.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
In Nederland worden deze woorden klein geschreven wanneer de voornaam of de voorletters voorafgaan: de heer Jan van den Berg en mevrouw M. de Vries, maar met een hoofdletter als voornaam of voorletters ontbreken: de heer Van den Berg en mevrouw De Vries.
Vaak bevat het begin van een brief nog de aanhef 'Geachte heer' of 'Geachte mevrouw'. Het is nog beter om ook hier gebruik te maken van genderneutrale termen zoals de voornaam van de persoon of een algemene term, zoals 'geachte klant'.Deze termen zijn inclusief voor alle genders, ook non-binaire personen.
De inhoud van je zakelijke e-mail schrijf je hetzelfde als je in een brief had gedaan, maar houd het inhoudelijk kort en bondig en maak goed duidelijk wie je bent en waarom je mailt. E-mails worden vaak 'scannend' gelezen. Vermijd spelfouten.
De uitkomsten komen overeen met de regels voor de aanhef voor zakelijke correspondentie: bij een informeel bericht hoort 'Beste' en bij een formeel bericht 'Geachte'. Maar bij half-formele berichten is er een verschil: het maakt de proefpersonen niets uit of de aanhef begint met 'Beste' dan wel 'Geachte'.
In Nederland is mevrouw Van der Ven-van Dijk de gangbare schrijfwijze. In België wordt de persoonsnaam altijd geschreven zoals op de identiteitskaart is aangegeven; van wordt er meestal met een hoofdletter geschreven. De gewone schrijfwijze in België is dus mevrouw Van der Ven-Van Dijk.
Vervang 'heer/mevrouw' dan door het genderneutrale 'Mx.'. Bijvoorbeeld: 'Geachte Mx. de Vries'. In sommige gevallen kun je 'Geachte' of 'Beste' ook vervangen door bijvoorbeeld 'Hallo' of 'Goedemorgen', om een nog persoonlijkere indruk te maken.
In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt. – Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef.
Geachte mevrouw/heer Jansen is ongebruikelijk, omdat Geachte heer bijna een 'versteende vorm' is die je niet uit elkaar kunt trekken. Op Geachte mevrouw en mijnheer Jansen en Beste mevrouw/meneer Jansen is echter niets aan te merken. De varianten met Beste ... zijn informeler dan de varianten met Geachte ...
Formele e-mails beginnen meestal met een formele aanhef, zoals "Geachte heer/mevrouw [achternaam]" of "Geachte [functietitel/functie]", gevolgd door een dubbele punt. Het gebruik van de achternaam van de ontvanger en een passende titel voegt een niveau van respect en formaliteit toe.
Als ook de naam van de geadresseerde niet bekend is, is een aanhef met een rolbenaming mogelijk, bijvoorbeeld Beste klant. Als het niet mogelijk is om een naam of een rolbenaming te vermelden in de aanhef, kan Beste (of Geachte) zelfstandig worden gebruikt als aanhef.
Als je echt niet weet naar wie je de brief schrijft, dan schrijf je: Geachte heer, mevrouw.