In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Helemaal onderaan je e-mail staat de digitale handtekening of signature. Deze is bedoeld om de ontvanger meer informatie en contactgegevens te bieden.
met een conclusie of met een samenvatting van uw betoog. Ook herhaling is bij een dergelijke afsluiting een goed middel, Bij openingstoespraken is het een goed idee om te eindigen met een blik op de toekomst.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord. In de praktijk wordt Beste vaak zelfstandig als aanhef gebruikt, maar niet iedereen wordt graag op die manier aangeschreven. Het is daarom aan te raden om Beste altijd te laten volgen door een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Een goede e-mailhandtekening maken betekent: belangrijke contactgegevens vermelden, je beperken tot de essentie en overzichtelijk werken. De ontvanger krijgt via de e-mail signature een indruk van de afzender als individu.
Toelichting. Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
De kernzin van een alinea is de zin die de hoofdgedachte van de alinea bevat. Vaak is de eerste zin van de alinea de kernzin, maar ook de tweede zin of de laatste zin van de alinea kan kernzin zijn. Een enkele keer staat de kernzin in het midden van de alinea.
Het middenstuk bestaat vaak uit meerdere alinea's. In iedere alinea lees je iets nieuws over het onderwerp. In het slot herhaal je de belangrijkste zaken in een samenvatting, geef je een conclusie, roep je mensen op iets te doen of geef je je mening. Zoek de juiste inleiding, middenstuk en slot bij elkaar.
Vaak bevat het slot een dagschoot die met de deurkruk wordt bediend en een nachtschoot, die met een sleutel wordt bediend. Men spreekt van dag- en nachtslot. Bij kastdeuren is meestal alleen sprake van een nachtschoot.
Het kriebelige 'Warme groet' wordt nog steeds gebruikt in semi-zakelijke werkmails en ook de vergelijkbare 'Lieve groet', 'Vrolijke groet' of 'Zonnige groet' passeren nog wel eens de revue en zijn, alhoewel ongetwijfeld oprecht en lief bedoeld, gewoon irritant.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Frases als “met vriendelijke groet”, “met vriendelijke groeten” of “met hartelijke groeten” drukken een zekere eerbied uit. Kennelijk was er behoefte aan iets anders: een informele afscheidsgroet die niet zozeer eerbiedig is, maar eerder een amicale houding weergeeft.
Als je geen naam of alleen een achternaam gebruikt, kies je bij mannen voor heer en bij vrouwen voor mevrouw. Deze woorden schrijf je altijd voluit. Meneer, mijnheer en de heer gebruik je niet in de aanhef. (Me)juffrouw is verouderd, en kun je dus ook beter niet gebruiken.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Mevrouw heeft twee afkortingen: mevr. en mw. Als afkorting van meneer en mijnheer wordt soms ook mr. gebruikt, maar dat is niet aan te bevelen omdat mr.