(1) Gezamenlijk doelen vaststellen.(2) gezamenlijk bepalen op welke wijze deze doelen gerealiseerd kunnen worden.(3) En – eenmaal onderweg – gezamenlijk bespreken hoe je ervoor staat.
Een goed werkoverleg maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht, verbetert de samenwerking, bevordert werkplezier, vergroot het draagvlak bij veranderingen en verbetert de productiviteit. Dit vraagt vaardigheden van de leidinggevenden, een goede voorbereiding en respecteren van spelregels die hierbij horen.
De overlegstructuur geeft aan welke overleggen er tussen de verschillende organisatieonderdelen, managementlagen en medewerkers bestaan. Zodat duidelijk wordt hoe management(lagen) en medewerkers met elkaar communiceren.
Ieder overleg een vooraf bepaald doel en vooraf bepaalde agenda heeft. De juiste personen aan tafel zitten. Het overleg voorbereid is en ieder individu goed ingelezen aan tafel komt. Er een voorzitter en tijdsplanning (per agenda-item) gekoppeld zijn aan het overleg.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Overleg is het van gedachten wisselen door personen of groeperingen. De bedoeling kan zijn: het uitwisselen van informatie. het uitwisselen van meningen.
Een werkoverleg tussen de 45 minuten en de 1,5 uur duurt is ideaal. Beter 2 korte bijeenkomsten dan een langdurige. Na 2 uur vergaderen bereikt men meestal niet veel zinnigs meer. Daarom is het aan te raden om de vergadertijd te beperken en dit ook van tevoren aan te kondigen.
Operationeel overleg is gericht op de korte termijn. Deze meeting is gericht op alles wat er echt gebeurt op de werkvloer en in de praktijk. Het operationele overleg is bij uitstek de plek waar kleinere onderwerpen aan bod komen en 'brandjes geblust' worden.
Werkoverleg is een regelmatig, gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren.
Het doel van een werkoverleg is meestal informeren en afspraken maken. Het kan gaan om een overleg tussen enkele collega's, of om een iets grotere groep. In het laatste geval zal er vaak een gespreksleider zijn. Een werkoverleg kan een meer of minder vast verloop hebben.
Het doel van werkoverleg is het informeren van medewerkers, ze de mogelijkheid te geven invloed uit te oefenen op de werksituatie, ze te betrekken bij de bedrijfsvoering en daardoor te motiveren. Door het houden van werkoverleg krijgen alle medewerkers dezelfde informatie op dezelfde manier.
Het Strategisch Overleg is bedoeld om tussen bestuur en bondsraadsleden in gesprek te gaan over de strategie, de lange termijnvisie en inhoudelijke ontwikkelingen van bepaalde beleidsthema's.
Begin met het rondje klagen en roddelen
Voordat mensen rationeel en besluitvaardig kunnen zijn moeten de emoties uit je lijf zijn. Begin daarom de vergadering met een rondje van je af kletsen, een beetje klagen, wat roddelen en meer van die dingen. Zet het gewoon op de agenda.
Belangrijk is dat er een regelmatige frequentie is waarop het werkoverleg plaatsvindt bijvoorbeeld 1x per week of 1x per veertien dagen. Binnen kleinere organisaties is het werkoverleg doorgaans gelijk aan het afdelingsoverleg (zie: functie en noodzaak van het afdelingsoverleg).
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Iedere werknemer, uitgezonderd de oproepkracht, is verplicht tenminste viermaal per jaar deel te nemen aan het werkoverleg tussen de leidinggevende(n) en de overige werknemers per organisatorische eenheid van een instelling.
Tactische vergaderingen richten zich op de middellange termijn.Met de visie van het strategische plan in de hand, bepaal je in dit overleg vooral hoe je deze visie waar gaat maken. Welk beleid is er nodig om je plan uit te voeren? Hoe gaan we dit nieuwe beleid monitoren?
Werkoverleg is een regelmatig overleg tussen leiding en werknemers over het werk en de werkomstandigheden. Werkoverleg vindt in principe onder werktijd plaats en verloopt volgens een vaste structuur. Wat is regelmatig?
Werkoverleg is een uitstekend middel om werknemers sterker te betrekken bij hun werk. De tijd die nodig is voor werkoverleg geldt formeel als werktijd. Volgens veel regelingen/cao's moet de duur van overleg worden gezien als werktijd. Die tijd dient als zodanig gecompenseerd te worden.