De AV (gewone algemene vergadering) geeft de aandeelhouder de mogelijkheid om zich te informeren over de situatie van de onderneming en zich eventueel uit te spreken over het beheer ervan.
Bijzondere algemene vergadering
Deze vergadering kent rechten toe aan derden die een invloed hebben op het vermogen van de vennootschap.
De algemene vergadering van een vennootschap bestaat uit alle aandeelhouders en is de hoogste instantie van de vennootschap. Ze komt minstens eenmaal per jaar samen. In de algemene vergadering wordt het beheer en de vertegenwoordiging van een vennootschap gedelegeerd aan één of meer zaakvoerders.
Op de agenda staan dan de 'klassieke agendapunten' van de algemene vergadering: de toelichting en goedkeuring van de jaarrekening, de kwijting aan de bestuurders, de begroting voor het komende boekjaar.
De gewone algemene vergadering of jaarvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening en over het verlenen van kwijting aan het bestuursorgaan en de commissaris(sen). De gewone algemene vergadering moet jaarlijks verplicht worden gehouden binnen de zes maanden na het sluiten van het boekjaar.
De belangrijkste bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn het bespreken en het goedkeuren van de jaarrekening en het jaarverslag, (eventueel het verslag van de commissaris), het verlenen van kwijting aan de bestuurders (en de commissaris) en het al dan niet toekennen van een vergoeding, de benoeming en het ontslag ...
Een gewone algemene vergadering (jaarvergadering) en een bijzondere algemene vergadering vereist geen aanwezigheid van een notaris. De notulen worden dan door het bureau of meer bepaald door de secretaris van de vergadering opgemaakt.
De notulen van een algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
De gewone algemene vergadering moet jaarlijks verplicht worden gehouden. Niet iedereen mag zomaar de algemene vergadering bijwonen. De statuten en het Wetboek van Vennootschappen bepalen wie wordt toegelaten en aan de stemming mag deelnemen.
Als eigenaar binnen een appartementsgebouw mag u deelnemen aan de algemene vergadering van mede-eigenaars. U heeft ook het recht om u op de vergadering te laten bijstaan. Zijn er meerdere eigenaars van een bepaalde kavel, dan moeten zij een lasthebber aanstellen. Doen ze dat niet, dan wordt hun stemrecht geschorst.
Het belangrijkste is dat alle aandeelhouders aanwezig zijn. Wie mag zo'n algemene vergadering bijwonen? Sowieso moeten dus alle aandeelhouders mét stemrecht aanwezig zijn. Anders kan je moeilijk beslissingen nemen.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Het is de taak van de syndicus om de algemene vergadering bijeen te roepen. Strikt juridisch gezien moet de syndicus hiertoe alle bovengenoemde mede-eigenaars ten laatste vijftien kalenderdagen voor de datum van de algemene vergadering via aangetekend schrijven uitnodigen.
Een rondvraag is een mogelijk deel van een vergadering waar ieder van de aanwezigen van de bijeenkomst de kans krijgt om zaken op te merken, mede te delen of zijn of haar overgebleven vragen te stellen aan de aanwezigen.
Een notulist is de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van de notulen tijdens een vergadering. Het is belangrijk om een goede notulist te kiezen, want notuleren is een vak apart. Belangrijk is dat de notulist weinig tot geen input hoeft te leveren gedurende de vergadering.
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
De vergadering mag beraadslagen over alle punten die in de agenda staan. Over een punt dat niet op de agenda voorkomt, kan geen geldige beslissing genomen worden, tenzij alle aandeelhouders/vennoten aanwezig zijn en allen ermee instemmen om over dit bepaald punt te beraadslagen en te beslissen.
Notulen zijn een kort en schriftelijk verslag van de vergadering. De secretaris schrijft tijdens de vergadering bij met wat er gezegd wordt, welke actiepunten zijn besproken, wat de stemmingen zijn en hoe tot zo'n stemmingsuitslag is gekomen.
De Algemene Vergadering is het enige VN-orgaan waar alle leden bijeenkomen. Tijdens de bijeenkomst kunnen initiatieven gelanceerd worden over onder meer vrede, economische vooruitgang en mensenrechten. De eerste Algemene Vergadering werd voorgezeten door de Belgische minister van Buitenlandse Zaken Paul-Henri Spaak.
Het bestuursorgaan beslist wanneer zij dit doen en bepalen de agenda. Het bestuursorgaan is wel verplicht om de algemene vergadering minstens eenmaal per jaar samen te roepen. Dit is de zogenaamde 'gewone algemene vergadering', 'jaarvergadering' of 'statutaire algemene vergadering'.
De statuten kunnen vermelden in welke plaats of plaatsen algemene vergaderingen kunnen worden gehouden. Dat mag ook een plaats buiten Nederland zijn. Wanneer in de statuten geen plaats is genomend, dan moet de vergadering worden gehouden in de gemeente waar de vennootschap haar statutaire zetel heeft.