De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Denk bijvoorbeeld aan bouwvergunningen en adviesrapporten. Hoe lang een archiefstuk precies bewaard wordt, hangt af van het type document. Sommige archiefstukken hoeven maar een paar jaar bewaard te worden, andere maar liefst honderd. Dat is vastgelegd in speciale selectielijsten.
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Documenten bewaren
Belangrijke documenten zijn: Hypotheekpapieren, jaaroverzichten, pensioengegevens. Loonstrookjes of uitkeringsgegevens. Belastingpapieren.
Langer dan 20 jaar bewaren medisch dossier
Er zijn redenen waarom een medisch dossier langer bewaard mag blijven. Als een arts uw gegevens langer nodig heeft. Heeft een arts uw gegevens langer nodig om u goed te behandelen? Dan moet hij uw dossier langer dan 20 jaar bewaren.
Hoe lang. Ben je administratieplichtig (zoals ondernemer) dan moet je de gegevens minimaal 7 jaar bewaren. De bewaartermijn gaat lopen na afloop van een boekjaar. Dus een factuur van mei 2016 mag je pas weggooien in 2024.
Volgens de fiscale bewaarplicht moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren. En wel in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Dit is het archief dat een permanente waarde heeft en waarvan de definitieve bestemming een bewaring voor onbeperkte tijd is.
Bewaarplicht administratie: 7 of 10 jaar
Een belangrijk onderdeel van de administratieplicht is de bewaarplicht. Je moet de administratie minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens die betrekking hebben op onroerend goed zoals bedrijfspanden moet je zelfs 10 jaar bewaren.
Maximaal 2 jaar
Voor die gegevens geldt over het algemeen dat u die 2 jaar moet bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet u die direct verwijderen.
Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie 7 jaar te bewaren na vervallen van de actualiteitswaarde. Een leasecontract van bijvoorbeeld 4 jaar is pas niet meer actueel na de beëindiging van het contract, oftewel het voldoen van het slottermijn.
Algemene regel. Het antwoord van de federale overheidsdienst Financiën is even kort als duidelijk: je moet boekhoudkundige documenten bewaren gedurende een periode van 10 jaar.
De huidige bewaartermijn van cliëntdossiers is 15 jaar, ingaand na afloop van de behandeling. Deze termijn geldt voor gegevens die verband houden met de gezondheid. Het gaat dan bijvoorbeeld om behandelgegevens van paramedici, psychologen, orthopedagogen die van belang zijn voor goede zorg en ondersteuning.
In de WGBO is geregeld dat de zorgverlener alleen mag handelen met uw toestemming als patiënt of cliënt. Om toestemming te geven moet u goede en begrijpelijke informatie krijgen. De behandelaar vertelt welke keuzes u heeft.Wat houdt de behandeling in, en wat gebeurt er als u niet behandelt.
Gebruik archiefmappen, vouwmappen, hangmappen, dossiermappen, ordners, hechtmappen, enveloppen en archiefdozen van de hoogste kwaliteit. Let ook bij de aanschaf van papieren archiveermiddelen op ISO 9706.
Om een goede administratie te kunnen bijhouden, moeten organisaties bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Maar dat mag niet langer gebeuren dan noodzakelijk is. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens.
Op grond van de bepalingen in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen mag de belastingdienst gegevens opvragen die voor de heffing van belasting van belang kunnen zijn. Op die manier kunnen zij controleren of de gegevens in een aangifte inderdaad juist zijn.