U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat is de vrije ruimte.
De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de onderneming. Dat is het totaal van het belastbare loon van alle werknemers, dat is het loon inclusief de bijtelling voor de auto van de zaak bijvoorbeeld.
Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde 'vrije ruimte'. Hier betaal je dus geen loonbelasting over.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%.
De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
Algemene wijzigingen werkkostenregeling (WKR) 2022
In 2022 geldt voor de eerste € 400.000,00 een opbouw van de vrije ruimte van 1,7%. Over het bedrag boven de € 400.000,00 wordt het opbouwpercentage 1,18%. De kosten van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vallen vanaf 2020 onder de gerichte vrijstellingen.
Voor de jaren 2020 en 2021 is het percentage tijdelijk verhoogd geweest naar 3%. Voor 2022 geldt dat je maximaal 1,7% van de loonsom tot 400.000 euro kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor jouw medewerkers. De vrije ruimte voor het bedrag van de loonsom boven de 400.000 euro is 1,18%.
Doelmatigheidsgrens. Er geldt een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft u in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.
Vergoedingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Onder de € 2.400 geldt de regel dat je niet meer dan 30% mag afwijken van wat normaal is, dus niet.
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én werkgever – om een (deel van een eindejaars)bonus onder te brengen in de vrije ruimte. Die is dit jaar immers extra hoog. Tot een bedrag van € 2.400 is de Belastingdienst akkoord.
De vrije ruimte voor vergoedingen en vertrekking van de werkkostenregeling (WKR) was in verband met de corona-maatregelen voor 2020 en 2021 verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon van de werkgever.
Binnen de WKR mag u in 2021, net als in 2020, een percentage van 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% (in 2020 was dit 1,2%) van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd.
Er zijn twee manieren om de werkkostenregeling in SnelStart te boeken. Je gebruikt kostenplaatsen of aparte grootboekrekeningen. Wanneer je geen kostenplaatsen kunt aanmaken, dan kun je de werkkostenregeling toepassen door het gebruiken van extra grootboekrekeningen.
De forfaitaire ruimte bedraagt een percentage van de fiscale loonsom: voor 2020: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,2% voor 2021: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,18% voor 2022: over de eerste 400.000 euro 1,7% en over het meerdere 1,18%
Drempelbedrag van 227 euro exclusief btw
Voor relatiegeschenken geldt een drempelbedrag. Zijn de totale kosten per persoon per jaar lager dan €227 exclusief btw dan is de btw aftrekbaar via de voorbelasting.
Leuke artikelen zoals tassen, dienbladen, magazines, kaarsen of andere accessoires zitten er ook in wat het traditioneel kerstpakket een leuke verrassing maakt om te geven.
Globaal gezien is er niks aan de hand zolang je onder de €227,- per persoon blijft. Onder dit bedrag valt niet alleen het kerstgeschenk, maar ook de kosten van een personeelsfeest, diners voor werknemers en andere 'giften'. Lees hier meer over de BUA.
Binnen de WKR kunnen werkgevers maximaal 1,2 procent van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen voor werknemers. Dit is de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte moet loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80 procent.
In 2022 krijgt u een vergoeding van maximaal € 5,00 per uur, tot een maximum van € 180 (2021: € 180 en 2020: € 170) per maand en tot een maximum van € 1.800 (2021: € 1.800 en 2020: € 1.700) per jaar. Zowel uw vergoeding per uur, per maand als per jaar mag niet hoger zijn dan de genoemde bedragen.
De onkostenvergoeding mag maximum 34,71 euro per dag en 1.388,40 of 2.549,90 euro (*) per jaar bedragen voor inkomsten 2020, aanslagjaar 2021. Voor inkomsten 2021, aanslagjaar 2022 bedraagt dit maximum 35,41 euro per dag en 1.416,16 of 2.600,90 euro (*) per jaar.
Een fiets van de zaak middels een werkkostenregeling
De werkgever kan zonder beperkingen een fiets vergoeden of verstrekken binnen de zogenaamde forfaitaire ruimte van 1,2% van de loonsom. Er worden geen nadere eisen gesteld aan de fiets. Het mag ook een elektrische fiets of scooter zijn.
In die pc-privé regeling kon de werkgever iedere werknemer een pc geven voor privé gebruik zonder dat de werkgever daar belasting over hoefde te betalen. Deze regeling heeft destijds niet heel lang bestaan, de Belastingdienst liep hierdoor wel erg veel belastinginkomsten mis.
Een onkostenvergoeding (of kostenvergoeding) is een vergoeding die vooral werkgevers aan hun werknemers kunnen toekennen ter compensatie van kosten die werknemers maken bij de uitoefening van hun functie. Zo krijgen veel werknemers van hun werkgever een onkostenvergoeding voor hun woon-werk verkeer.