De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt. Er bestaan verschillende formules, van formeel tot zeer intiem.
Als je de naam van de ontvanger kent, gebruik je die ook in de aanhef. Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya.
Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Bij zakelijke correspondentie ligt dan een aanhef met Geachte voor de hand. Als je iemand beter kent, dan gebruik je een informele aanhef met bijvoorbeeld Beste, Dag of Hallo. In beide gevallen heb je de mogelijkheid om de aanhef persoonlijk te maken.
Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden. Als de naam van de aangeschreven persoon bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek. Ook een aanhef met Geachte + voornaam/voorletters + achternaam is mogelijk.
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten. Beste en Dag zijn beleefd, maar klinken iets persoonlijker en minder stijf dan Geachte.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
Schrijf dan het tussenvoegsel altijd met een kleine letter. Staan er geen voornamen- of letters voor de achternaam, maar een andere benaming? Voorbeelden: meneer, mevrouw, de heer, drs., professor, dominee, etc. Schrijf dan het tussenvoegsel met een hoofdletter: de heer De Groot.
Toelichting. Een man kan in een brief of e-mail worden aangesproken met Beste meneer/heer + achternaam, Dag meneer + achternaam of Geachte heer + achternaam. De vorm mijnheer is steeds minder gangbaar in zulke combinaties; hij doet wat ouderwets aan.
Schrijf dan 'Beste deelnemers aan de training Kei in taal'. Hierdoor weet de lezer meteen in welke hoedanigheid hij wordt aangesproken. Dat vergemakkelijkt het lezen. Kortom, schrijf nooit alleen beste, hoi of goedemiddag als aanhef boven een mail of brief.
Meestal begin je met een professionele aanhef zoals "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]" en zet je aan het einde een professionele afsluiting en contactgegevens. Verder is de toon formeel en zonder informeel taalgebruik.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
In Nederland worden deze woorden klein geschreven wanneer de voornaam of de voorletters voorafgaan: de heer Jan van den Berg en mevrouw M. de Vries, maar met een hoofdletter als voornaam of voorletters ontbreken: de heer Van den Berg en mevrouw De Vries.
In Nederland is mevrouw Van der Ven-van Dijk de gangbare schrijfwijze. In België wordt de persoonsnaam altijd geschreven zoals op de identiteitskaart is aangegeven; van wordt er meestal met een hoofdletter geschreven. De gewone schrijfwijze in België is dus mevrouw Van der Ven-Van Dijk.
Op Geachte mevrouw en mijnheer Jansen en Beste mevrouw/meneer Jansen is echter niets aan te merken. De varianten met Beste ... zijn informeler dan de varianten met Geachte ... Ook hier hangt het ervan af hoe je als afzender wilt overkomen. Wil je vooral afstandelijk-beleefd en correct zijn, dan past Geachte goed.
Vervang 'heer/mevrouw' dan door het genderneutrale 'Mx.'. Bijvoorbeeld: 'Geachte Mx. de Vries'. In sommige gevallen kun je 'Geachte' of 'Beste' ook vervangen door bijvoorbeeld 'Hallo' of 'Goedemorgen', om een nog persoonlijkere indruk te maken.
Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel). Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter. Zet na de aanhef een komma, en begin de eerste zin met een hoofdletter.
Meneer is een spreektaalvorm, en die past niet goed bij het formele geachte. In de aanhef 'Geachte mijnheer Jansen' passen geachte en mijnheer beter bij elkaar, maar ook deze aanhef is niet erg gebruikelijk. Wie een informelere aanhef wil gebruiken, kan kiezen voor 'Beste mijnheer Jansen' of 'Beste meneer Jansen'.