Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie.Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien.
Een archief levert informatie over het doen en laten van een organisatie of persoon. Archieven zijn dus een waardevolle bron voor onderzoek, verantwoording en bedrijfsvoering. Op termijn maken archieven bovendien deel uit van ons cultureel erfgoed.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
Archiveren is de oplossing als je jouw mailbox opgeruimd en overzichtelijk wilt houden. In de archiefmap plaats je alle mailtjes die je nog niet wilt verwijderen. Hou het bij voorkeur bij één map, als het echt niet anders kan een paar mapjes.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Opnemen = Proces van het archiefsysteem met als doel archiefdocumenten onder beheer van het archiefsysteem te brengen. Soms ook wel aangeduid als archiveren.
Het archiveren van chats betekent niet dat chats worden verwijderd of gekopieerd naar je SD-kaart. Gearchiveerde individuele chats of groepschats blijven gearchiveerd wanneer je een nieuw bericht ontvangt van die individuele chat of groepschat.
Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
Het doel van de Archiefwet is om belangrijke overheidsinformatie te behouden en toegankelijk te maken. Zodat de overheid bijvoorbeeld verantwoording kan afleggen over de uitvoering van publieke taken. Ook kan de informatie worden gebruikt voor onderzoek en bij rechtsvorderingen.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.
Een archief kan uit veel verschillende documenten bestaan. Het zijn bijvoorbeeld agenda's, notulen, brieven, akten, kaarten, tekeningen en foto's. Deze stukken worden geordend en gestructureerd in een archieftoegang.
Een van de belangrijkste tips voor het bewaren van documenten is om ervoor te zorgen dat ze op een koele, droge plaats worden bewaard. Hitte en vocht kunnen documenten aantasten, dus bewaar ze bij voorkeur op een plaats die niet is blootgesteld aan extreme temperaturen of te veel vocht.
In tegenstelling tot berichten die je naar de prullenmand verplaatst, blijven gearchiveerde berichten in de map 'Archief' staan totdat je ze verwijdert. Je kunt de map 'Archief' bekijken in de Lijst met postbussen.
Met de functie Chat archiveren kun je een individuele chat of groepschat in de lijst met chats verbergen om je gesprekken zo beter te ordenen. Je kunt je gearchiveerde chats bekijken door naar de onderkant van de lijst met Chats te gaan.
Een chat archiveren
Een gearchiveerde chat staat niet op het tabblad 'Chats', maar in een speciaal archief. Daar kun je ze nog gewoon bekijken. Als iemand een nieuw bericht in de chat plaatst, is het gesprek weer uit het archief. Het staat dan weer in het overzicht met alle chats.
Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt. U kunt items op elk gewenst moment handmatig archiveren.
Belangrijk bewaargedrag voor Gmail
Als meerdere aangepaste bewaarregels gelden voor een bericht, bewaart Gmail het bericht volgens de regel met de bewaarperiode die het laatst voorbij is. Het bewaarbeleid van 30 dagen voor Gmail kan ertoe leiden dat berichten vertraagd definitief worden verwijderd.