Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Bewaartermijn administratie
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartijd (bewaartermijn). Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Archieven zijn unieke historische documenten die ons collectieve verleden bewijzen. Deze documenten zijn cruciaal om ons verleden te begrijpen en de maatschappij waarin we allemaal leven te weerspiegelen .
Bij papieren archief betekent dit dat de documenten moeten worden versnipperd, met de hand of met een papiervernietiger. Voor het vernietigen van grote hoeveelheden papieren archief kan u beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na vernietiging een attest aflevert.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
De kosten van archiefvernietiging zijn afhankelijk van verschillende factoren. Je betaalt een jaarlijkse bijdrage van €82,50 en er wordt eenmalig €35,- berekend voor de plaatsing van de door jou gekozen container. Daarnaast betaal je per leging een bedrag afhankelijk van de grootte van de container.
Als instellingen houden archieven zich doorgaans aan verschillende kernprincipes: verwerving, beoordeling, ordening en beschrijving, behoud en toegang . Deze kernfuncties van het archief zijn op zichzelf al onderwerp van veel studie door archivarissen en archiefwetenschappers (zie Archivaria; American Archivist).
Een archief is een ruimte voor het bewaren van documenten en materiaal voor hun lange termijnwaarde . Het is een "documentair bijproduct van menselijke activiteit", volgens de International Council on Archives (ICA), en biedt daarom een direct venster op gebeurtenissen uit het verleden.
De meeste archieven die het Nationaal Archief bewaart zijn volledig openbaar. U kunt ze ofwel direct online bekijken, ofwel via de website aanvragen en in de studiezaal komen bekijken. Een deel van de archieven is nog niet openbaar of beperkt openbaar.
Archieven in hogescholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen zijn doorgaans ondergebracht in een bibliotheek , en taken kunnen worden uitgevoerd door een archivaris. Academische archieven bestaan om de institutionele geschiedenis te bewaren en de academische gemeenschap te dienen.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is.
Het doel van de Archiefwet is om belangrijke overheidsinformatie te behouden en toegankelijk te maken. Zodat de overheid bijvoorbeeld verantwoording kan afleggen over de uitvoering van publieke taken. Ook kan de informatie worden gebruikt voor onderzoek en bij rechtsvorderingen.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Onder de Omgevingswet bent u als overheid zelf verantwoordelijk voor de archivering van informatie die u maakt of ontvangt. Dit staat in de Archiefwet. Archiveren is meer dan alleen informatie bewaren. Archiveren is informatie duurzaam toegankelijk maken en houden.
Definitie van 'Archief'
Een verzameling items die bewijs vormen van de activiteiten van een persoon of instelling . Een gebouw waar historische documenten worden bewaard – ook wel 'archiefcentra', 'archiefkantoren' of 'opslagplaatsen' genoemd. Alle papieren die oud zijn of niet vaak worden gebruikt.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Hoe worden archieven geselecteerd? Alleen als documenten aan bepaalde criteria voldoen, worden ze als blijvend waardevol beschouwd . Het Nationaal Archief identificeert en selecteert documenten als archieven als ze een of meer van de volgende waarden bezitten: administratief, onderzoeks-, bewijs-, juridisch, financieel of tentoonstellend.
Bibliotheken bieden toegang tot gepubliceerde materialen zoals boeken, partituren, gepubliceerde opnames, films, enz. Archieven bevatten unieke en zeldzame materialen zoals manuscripten, veldopnames, foto's en meer.
Archieven worden vanaf het begin beheerd om hun waarde en betekenis te behouden. Ze zijn gezaghebbende bronnen van informatie die verantwoorde en transparante administratieve acties ondersteunen . Ze spelen een essentiële rol in de ontwikkeling van samenlevingen door het beschermen en bijdragen aan het individuele en gemeenschappelijke geheugen.
Lever uw papieren dan in bij een gecertificeerd datavernietigingsbedrijf waar de informatie onherstelbaar en AVG-proof vernietigd wordt. Ook als particulier kunt u en met kleine of grote hoeveelheden papier bij dergelijke bedrijven terecht op locaties in heel Nederland voor 100% papiervernietiging.
Oude Bankafschriften Vernietigen
Oude bankafschriften bevatten gevoelige financiële informatie en moeten met de nodige voorzichtigheid worden behandeld. Het is raadzaam om bankafschriften te vernietigen, of het nu via een professionele dienst is of met behulp van een papiervernietiger thuis.