Koffie valt namelijk onder de categorie 'dranken'.
Wanneer een etentje of lunch een zakelijk karakter heeft, zoals een afspraak met een klant of een kop koffie om met iemand te brainstormen, dan mag je het gedeeltelijk aftrekken. Deze kosten vallen boekhoudtechnisch gezien onder de categorie 'representatiekosten'.
Onder representatiekosten vallen verschillende soorten uitgaven, zoals: Kosten voor zakelijke lunches of diners met klanten. Kosten voor relatiegeschenken en attenties. Kosten voor deelname aan beurzen en evenementen.
Je hebt bijvoorbeeld kosten voor huisvesting, kosten voor marketing, alle kosten rond een webshop of website, reiskosten, belkosten en de kosten voor de boekhouder die je administratie doet. Welke kosten vallen onder bedrijfskosten? Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf.
U mag in de loop van het jaar alle btw over de inkoop van dit eten en drinken gewoon aftrekken. Dat geldt ook voor de btw op de aanschaf van kantine-inventaris en andere kosten. Aan het eind van het jaar berekent u of u (een deel van) de afgetrokken btw moet terugbetalen.
Is koffie dan ook zakelijk aftrekbaar? Jazeker! Heeft jouw bedrijf meerdere werknemers, dan zijn de kosten voor koffie ook aftrekbaar. Voor ZZP'ers zijn de kosten voor koffie alleen aftrekbaar als je kunt aantonen dat het een zakelijke uitgave is.
Belastingvoordeel op koffie
' luidt het antwoord 'jazeker'. Koffie valt voor ondernemers onder de aftrekpost voor 'voedsel, drank, studiereizen en dergelijke'. Natuurlijk is het wel een vereiste dat de koffie een zakelijke consumptie is en dat je koffie schenkt op een bedrijf met meerdere collega's.
Volledig aftrekbare kosten
Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar. Hierbij hoort onder meer het kantoormateriaal, sociale bijdragen en verzekeringen. Ook specifieke beroepskledij (bijvoorbeeld een doktersjas, veiligheidsschoenen of de schort van een slager) mag je ingeven.
Voedsel, drank en genotmiddelen die u privé gebruikt, zijn niet aftrekbaar.
Aftrekbare kosten of beroepskosten zijn kosten die je maakt voor je onderneming. Het gaat om uitgaven die je nodig hebt om je zelfstandige activiteit uit te oefenen, zoals bijvoorbeeld de aankoop van een laptop of softwareabonnement. Deze kosten mag je dan inbrengen en zijn fiscaal aftrekbaar van je bruto-inkomen.
Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.
Kosten die volledig betrekking hebben op uw bedrijfsvoering, zoals de huur van een bedrijfsruimte of kantoorkosten zijn voor u als ondernemer volledig aftrekbaar. Daarnaast zijn er kosten die tot op zeker hoogte nodig zijn voor de uitoefening van uw bedrijf, maar u ook prive nodig heeft.
Ook niet aftrekbaar zijn de kosten van bijvoorbeeld je eigen lunch, algemene literatuur, kleding die geen werkkleding is, persoonlijke verzorging, geldboetes en apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen horen.
Grofweg worden er gemiddeld 9600 kopjes koffie per jaar gezet met één machine (dat is 80 kilo koffie). Een kilootje koffiebonen kost zo'n 16 euro en daar kan je 120 kopjes van zetten. Dat betekent dus dat de baas ongeveer 13 cent per kopje kwijt is aan ingrediënten.
Aftrekbaarheid representatiekosten
Ze vallen onder de gemengde kosten. Er zijn twee manieren om deze kosten te verwerken in de administratie. Je kan de drempel van € 5.100 (dit was € 4.800 in 2022) gebruiken. De eerste € 5.100 aan beperkt aftrekbare kosten zijn niet aftrekbaar.
Is een zakelijk diner of een zakelijke lunch aftrekbaar? Ja, maar slechts gedeeltelijk. Bovendien geldt er een speciale regeling voor de btw die je betaalt voor een zakelijk etentje.
Om koffie te kunnen aftrekken bij de belasting moet je als ondernemer wel aan een paar voorwaarden voldoen. De belangrijkste is dat je een bedrijf hebt met meerdere werknemers. In dat geval kun je koffie opvoeren onder de aftrekpost 'voedsel, drank, studiereizen en dergelijke'.
Streamingsdiensten, zoals Spotify, Soundcloud en AppleMusic: 100% aftrekbaar, mits aangetoond kan worden dat deze uitsluitend voor werk toegepast worden.
U mag bedrijfskleding onbelast vergoeden of verstrekken/ter beschikking stellen aan uw medewerkers. De kleding is alleen 100% aftrekbaar als u zich aan de regels houdt. Want de Belastingdienst ziet niet iedere zakelijke outfit als werkkleding.
Een bril voor louter gebruik op de werkplek
Als werkgever kan je een bril ter beschikking stellen voor gebruik op de werkplek. Indien de bril niet mee naar huis genomen mag worden, is dat geen voordeel in hoofde van de werknemer en is de bril onbelast.
Verhoogde kostenaftrek voor ondernemingen
Voor investeringen gedaan tussen 1 september 2021 en 31 december 2022 bedraagt het aftrekpercentage 200% (vb. bij een installatiekost van 3.000 EUR zal de onderneming 6.000 EUR kunnen afschrijven). Tussen 1 januari 2023 en 31 augustus 2024 bedraagt het aftrekpercentage 150%.
Iedere zzp'er die ondernemer is voor de inkomstenbelasting en minimaal 1.225 uur in het kalenderjaar aan zijn onderneming heeft besteed (hier lees je meer over het urencriterium), heeft recht op de zelfstandigenaftrek. De zelfstandigenaftrek wordt jaarlijks lager en bedraagt in 2024 € 3.750 (in 2023 was dat € 5.030).
Indien jij inkopen doet voor een zakelijke lunch dan is de BTW dus aftrekbaar. De BTW zal niet aftrekbaar zijn voor eten en drinken op kantoor voor jouw eenmanszaak. Je dagelijkse koffie wordt echt gezien als privé uitgave.
De restaurantkosten van vertegenwoordigers in de voedingssector zijn wel volledig aftrekbaar. De fiscus past deze uitzondering strikt toe: alleen wie producten voor menselijke consumptie verkoopt, komt in aanmerking. Vallen dus buiten de regel: verkopers van eetservies, keuken(machine)s, rookwaren en dierenvoedsel.
Eten en drinken met een zakenrelatie
Wanneer het etentje een zakelijk karakter heeft, zijn de kosten volledig aftrekbaar. Maar de btw niet. Alcohol is ook aftrekbaar.