Ja, de werkgever mag in de zakelijke mailbox van de werknemer kijken. Wel dient vermeld te worden dat het lezen van zakelijke e-mails onder de bescherming valt van artikel 8 Europees Verdrag van de Rechten van de Mens.
Wees er dus alert op dat op grond van deze uitspraak (die ook in Nederland geldt) werkgevers alleen het e-mail- en internetverkeer van werknemers mogen controleren wanneer de werknemers hierover vooraf zijn ingelicht.
E-mailberichten vallen onder de persoonlijke levenssfeer
Ook wanneer de berichten zijn verstuurd vanaf de zakelijke werkplek. Controle van de e-mailberichten door de werkgever kan als de werknemer hiervan weet, bijvoorbeeld doordat het in het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.
Uw werkgever mag uw berichten op sociale media controleren, bijvoorbeeld op Instagram of Twitter.Maar alleen als hij daarvoor een goede reden heeft. Bijvoorbeeld als hij wil controleren wat er over zijn bedrijf wordt geschreven. Uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren.
Als werkgever mag u uw werknemers alleen controleren als u voldoet aan de eisen uit de privacywetgeving. Zo moet u goed kunnen beargumenteren waarom monitoring van uw werknemers noodzakelijk is. En dat dit organisatiebelang zwaarder weegt dan de inbreuk op de privacy van uw werknemers.
“Gaat het om een zakelijk WhatsApp-account waarop je met klanten praat, dan mag de baas dat gewoon inkijken. Dat is geen privacyprobleem.” Gaat het om je persoonlijke WhatsApp, dan ligt de zaak complexer. “Als het om je eigen telefoon met je eigen WhatsApp gaat, mag je leidinggevende daar zeker niét zomaar in neuzen.
Voor internet geldt min of meer hetzelfde. Je baas mag niet de hele dag meekijken met welke websites je bezoekt, maar steekproeven zijn wel mogelijk. Wanneer een werkgever wil monitoren, moet hij of zij de controle overigens wel melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
Kan een werkgever de activiteit van zijn werknemers controleren met elektronische middelen (camera, pc-monitoring enz.)? Ja, een werkgever kan de activiteit van zijn werknemers in bepaalde omstandigheden en onder bepaalde voorwaarden die op deze website worden beschreven, controleren met elektronische middelen.
Wettelijk gezien houdt niets je tegen om printstatistieken bij te houden. Máár je mag dat alleen doen om na te gaan hoeveel er wordt geprint en wat dat precies kost. Wat voor inhoud je medewerkers precies afdrukken, mag je níét monitoren. Ook individuele rapportages zijn in principe uit den boze.
Heeft de werkgever geen voorwaarden of gedragsregels opgesteld ten aanzien van het e-mail- en internetgebruik van zijn werknemers? Ook dan mag de werkgever e-mails van werknemers lezen.
Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang. Selecteer de naam van de gemachtigde voor wie u de toegang tot uw privé-afspraken wilt wijzigen en selecteer vervolgens Machtigingen. Schakel het selectievakje Gemachtigde kan de privé-items bekijken in.
Het belangrijkste verschil tussen een zakelijke mail en een zakelijke brief is hoe formeel ze zijn. Zakelijke brieven zijn formeler dan e-mails omdat ze vaak informatie bevatten over juridische zaken of zakelijke contracten.
Gebruik van ontvangstbewijzen. Leesbevestigingen stellen u op de hoogte wanneer iemand uw e-mail opent en leest. Deze functie is beschikbaar in de meeste e-mailprogramma's, waaronder Outlook en Gmail. Om Leesbevestigingen te gebruiken, moet u de functie eerst inschakelen in de instellingen van uw e-mailprogramma.
Mag mijn werkgever mijn e-mail, internet- en telefoongebruik controleren? Ja, dat mag. Uw werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail, internet en zakelijke telefoon op het werk. Of bepaalde soorten gebruik verbieden.
De werkgever mag niet vragen naar uw gezondheid of uw ziekteverzuim bij uw vorige werkgever. Vragen over uw gezondheid mogen alleen worden gesteld tijdens een aanstellingskeuring (medische keuring).
Als werkgever mag u voorwaarden stellen aan het privégebruik van e-mail, internet en zakelijke telefoon op het werk. Of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag u controles uitvoeren bij uw werknemers, mits u zich aan de voorwaarden houdt voor het controleren van werknemers.
Omdat schending van de geheimhoudingsplicht of privacy een strafrechtelijk vergrijp is, kan hiervan aangifte worden gedaan bij de politie. De politie zal veelal eerst afwachten wat de werkgever zelf onderneemt en vaststelt, zeker als het ontslag van de werknemer op zich al als een passende sanctie wordt gezien.
Omdat jij in dienst bent en salaris uitbetaald krijgt is de werkgever verplicht bepaalde informatie van jou te verzamelen in een personeelsdossier. Hier staan zaken als jouw volledige naam, adres, woonplaats en jouw burgerservicenummer.
Verzorgen: systeembeheerders houden de besturingssystemen en software up-to-date. De ICT-specialist verzorgt naast back-ups van de gegevens ook de beveiliging van de gegevens en van het netwerk. Daarnaast onderhouden zij de servers en documenteren zij over het functioneren van het systeem.
Apps alleen met een redelijk belang blokkeren
De eigenaar van de telefoon is bepalend voor de vraag of apps verboden kunnen worden. Is de telefoon van de werkgever, dan is de beperkingsvrijheid van de werkgever het grootst en hij mag dan ook apps verbieden of juist apps verplicht stellen om te gebruiken.
Werkgevers mogen niet zomaar bijhouden wat werknemers doen, ook niet bij privé-gebruik van internet, e-mail of telefoon. De regels over wat wel en niet mag, en wat de werkgever kan controleren, moeten in een ICT- en internetreglement worden vastgelegd.
Het controleren van e-mails, telefoonverkeer, surfgedrag en gedrag op social media is in beginsel niet mogelijk nu dit privé is. Echter, wanneer de werkgever voldoet aan de gestelde eisen, is controle mogelijk.
Iedereen die toegang heeft tot je internetverbinding kan zien welke websites je bezoekt. Dit geldt onder meer voor je internetprovider, de overheid en eventuele hackers. Daarnaast kunnen de websites die je bezoekt, zoekmachines en nog veel meer partijen ook meekijken.
Vliegtuigmodus. Heb je een bericht ontvangen? Zet dan snel je telefoon op vliegtuigstand. Vervolgens kun je WhatsApp openen en het bericht lezen.