De kilometervergoeding maakt namelijk deel uit van de factuur die je naar je opdrachtgever verstuurt en over de hele factuur, inclusief kilometervergoeding, moet je btw in rekening brengen. Het btw-tarief van de kilometers volgt het btw-tarief van jouw gedeclareerde uren.
Kilometervergoeding en BTW
Omdat u als ZZP-er een kilometervergoeding in rekening brengt aan de opdrachtgever is het omzet en over omzet betaalt u als ondernemer BTW. Dit betekent dat u ook BTW berekent over de kilometervergoeding.
In dat geval is je reiskostenvergoeding omzet.
Je moet daar dan, net als over de rest van je omzet, 21% btw over afdragen. Hoeveel kilometervergoeding je ontvangt, bepaal je in overleg met je opdrachtgever. Het is zeker zinvol om hier afspraken over te maken als je regelmatig onderweg bent voor een opdrachtgever.
Twee manieren van factureren
Ook is het voor de klant heel duidelijk: hij/zij weet precies hoeveel er per uur moet worden betaald. Bij de andere manier wordt de kilometervergoeding apart vermeld op de factuur waardoor de klant direct ziet hoeveel er moet worden betaald voor de reiskosten.
Een ondernemer mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan € 0,23 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald. Als een ondernemer € 0,30 per kilometer rekent, betaalt hij dus btw over € 0,07 voor alle gereden kilometers.
De regel is dat je in principe de kosten exclusief btw op de factuur zet, en daar vervolgens de btw op heft van het hoofdproduct of de hoofddienst. Dus stel je hoofddienst is belast met 21% btw, dan reken je ook 21% op de doorberekende reiskosten.
In 2023 is de kilometervergoeding van €0,19 naar maximaal €0,21 per kilometer belastingvrij gegaan. Verschillende partijen, waaronder de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR), blijven pleiten voor een ruimhartigere regeling voor auto's.
“Je mag maar € 0,19 per gereden kilometer bij je opdrachtgever in rekening brengen.” “Je hoeft over je kilometervergoeding geen BTW te rekenen.” Het doorberekenen van reiskosten is voor veel ZZP'ers nog niet altijd even duidelijk.
Factureer je jouw reiskosten, dan bereken je hierover hetzelfde BTW-tarief dat voor jouw geleverde diensten of producten geldt. Dit is vaak 21% of 9%. Behalve als je werkt met BTW verlegd of zonder BTW. Dit geldt ook voor de reiskosten die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer.
Je kunt de autokosten in de boekhouding voor ZZP-ers boeken door het aantal gereden kilometers te berekenen, dat te vermenigvuldigen met €0,23 en het bedrag af te boeken van de zakelijke rekening naar je privé-rekening. Vervolgens kun je de afschrijving in de boekhouding opnemen als 'Kilometervergoeding'.
De meeste zelfstandigen rekenen een kilometervergoeding van €0,20 tot €0,30 per afgelegde kilometer. Houd er rekening mee dat alles boven €0,21 per kilometer belast wordt. Als u dus €0,30 per kilometer rekent, moet u over €0,09 inkomstenbelasting betalen.
Uw werkgever mag een belastingvrije kilometervergoeding hanteren van €0,19 per kilometer. Is uw vergoeding hoger, dan betaalt u over dat deel de normale inkomstenbelasting. Voor de belastingvrije vergoeding per kilometer maakt het niet uit met welk vervoer u reist of hoe u reist.
Met een kilometerregistratie bewijst u hoeveel kilometers u per jaar zakelijk rijdt en hoeveel privé. U kunt bijvoorbeeld 1 van de RitRegistratieSystemen (RRS) gebruiken om uw zakelijke kilometers bij te houden. Deze zijn goedgekeurd door de Belastingdienst.
De belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten is € 0,23. Je werkgever mag een hogere reiskostenvergoeding vergoeden. Het deel boven de € 0,23 per kilometer geldt dan als loon. Over dit deel wordt loonheffing ingehouden.
Als je als particulier een zzp factuur maakt, mag je hierover geen BTW rekenen. Dit komt omdat je als particulier niet beschikt over een BTW-nummer. Je moet dus factureren zonder BTW. Het bedrag dat op de kwitantie staat, is het bedrag dat je krijgt.
Facturen verstuur je naar je klanten om geld te ontvangen voor geleverde goederen en diensten. Op de factuur vermeld je ook de btw. Als ondernemer verplicht de Belastingdienst je namelijk om btw in rekening te brengen bij je afnemers.
Hoge reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer weer naar € 0,21 per kilometer per 1 april 2023. De hoge reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer gaat per 1 april 2023 tot en met het einde van de looptijd van de cao (30 juni 2024) weer naar € 0,21 per kilometer. Dat hebben bonden en werkgever Rijk afgesproken.
De rittenregistratie bijhouden kun je handmatig doen. Je kunt bijvoorbeeld een boekje in je auto leggen en hierin na elke rit de kilometerstand noteren en erbij vermelden of dit zakelijk of privé is. Dit kun je dan dagelijks of wekelijks in een Excel-bestand zetten.
Het gemiddelde uurtarief van hoogopgeleide zzp'ers ligt momenteel op € 92,15. Opvallend is dat de gemiddelde groei van het gerealiseerde uurtarief in 2022 hoger is dan de gemiddelde groei van de tarieven aangeboden op opdrachten: namelijk 3,8 procent en 2,9 procent.
Als uw werknemer in zijn eigen auto zakelijke ritten maakt voor uw onderneming, kunt u hem daarvoor een belasting- en premievrije kilometervergoeding betalen van maximaal € 0,21 per kilometer.
Per 2024 betaal je als ondernemer tot € 30.700 geen inkomstenbelasting (dit was in 2023 tot € 29.800).
Belastingvrije vergoeding eigen vervoer
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u sinds 1 januari 2024 maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Voor ZZP'ers wordt reistijd doorgaans niet als werktijd beschouwd, tenzij dit specifiek is opgenomen in de overeenkomst met de opdrachtgever.
HELEEN: Ja, en wat je nog meer mag bijvoorbeeld, is in dat kader, je mag ook naar het tankstation met je zakelijke auto, dat is ook een zakelijke rit.