De makkelijkste vuistregel is dat een factuur een ander betaalmoment kent, en een bon heeft betaling en aankoop op dezelfde datum. Een bon is bijvoorbeeld voor iets wat je in de winkel hebt gekocht en ook meteen hebt gepind. Het moment dat je het product koopt en betaald zijn gelijk.
De echte bon, met naam van de leverancier (of winkel of horeca), datum, bedrag, levering en btw uitgesplitst is de echte bon. Bij bedragen boven de 100 (incl btw) dient ook de naam van je onderneming op de factuur te staan.
U moet het btw-bonnetje uitreiken voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken. De dubbels van de bonnetjes bewaart u. U houdt ook een dagboek van ontvangsten bij waarin u dagelijks de nummers noteert van de btw-bonnetjes die u die dag uitreikte.
Een kassabon is een strookje papier dat afgedrukt wordt door een kassa, waar de bedragen op staan die afgerekend zijn. Ook staat er meestal een korte omschrijving van de aangekochte artikelen op. Naast het totaalbedrag wordt het btw-bedrag vermeld.
Een handgeschreven bon of kassabon waarop het te betalen of betaalde bedrag aan omzetbelasting (BTW) is gespecificeerd en meestal ook welk BTW-tarief is gebruikt voor de berekening van het BTW-bedrag.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.
U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuurt u een factuur.
Er moet wel sprake zijn van recht op garantie
Dat is evenmin het geval als de klant een factuur of een kassabon heeft. Hier kan je dus perfect eisen dat de klant minstens de factuur of kassabon kan voorleggen en weigeren om zelf het nodige te doen.
Particulieren. Lever je diensten (behandelingen) en/of producten aan particulieren, dan zijn de eisen voor het maken van een bon of factuur veel lager. Je hoeft zelfs niet eens een bonnetje te maken (het mag wel). Het enige wat je moet doen is voor jezelf bijhouden hoeveel je verkocht hebt.
Misschien hebt u gepind, of via internet betaald. Dan kunt u uw bankafschrift als bewijs gebruiken. Hieruit moet dan wel blijken wat u hebt gekocht en op welke datum u dat hebt gedaan. Ook kunt u bijvoorbeeld een getuige meenemen die erbij was toen u het product kocht.
Op grond van de wet verjaart een vordering 5 jaar (artikel 3:307 BW) nadat deze opeisbaar is geworden. Verstuurt u alsnog een factuur binnen deze periode van 5 jaar nadat u uw prestatie / of goederen heeft geleverd, dan is er niets aan de hand en kan nakoming in en buiten rechte worden gevorderd.
Er zit in principe geen limiet aan de hoogte van een kwitantie. Let wel op dat als je heel veel inkomsten hebt uit overige werkzaamheden, de belastingdienst je wellicht als ondernemer kan gaan zien. Op dat moment moet je je inschrijven bij de KvK en btw gaan afdragen.
Een nulfactuur is een rekening die al betaald is en die de gemeenten dus niet hoeven te betalen.
Als een factuur niet aan de wettelijke vereisten voldoet, bestaat geen recht op aftrek van voorbelasting. Bovendien is dit ook een factuurgebrek dat is aan te merken als een verzuim, waarvoor een boete van een paar duizend euro's per onjuist factuur kan worden opgelegd.
Factuur opstellen
Een rechtsgeldige factuur bevat in ieder geval de volgende gegevens: Je btw-nummer (in 2019) of je btw-identificatienummer (vanaf 2020). Een individueel factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd. De factuurdatum.
Op iedere factuur die je maakt, moet een factuurnummer staan. Hiervoor zijn meerdere redenen. Ten eerste ben je dit verplicht voor de Belastingdienst. De Belastingdienst moet aan de hand van dit nummer namelijk snel en eenvoudig je facturen kunnen terugvinden.
Bij een enkele verloren factuur kan je bijvoorbeeld de klant of diens boekhouder contacteren en om een duplicaatfactuur vragen. Als een groot deel van de administratie verloren is gegaan, brengt de wedersamenstelling veel werk en kosten met zich mee.
– Een consument is niet verplicht een kassabon te overleggen wanneer hij met een ondeugdelijk product terugkomt. Wel kun je verlangen dat hij aantoont dat het bij je is gekocht.
Je kan altijd een verzoek tot garantie bij ons aanmelden maar onderstaande schadevormen vallen in de regel niet onder de wettelijke- of fabrieksgarantie: Normale slijtage van het product. Schade door impact. Schade ontstaan door incorrect gebruik, misbruik of verwaarlozing.
Wettelijke garantie: recht op goed product
De wettelijke garantie betekent dat u altijd recht heeft op een goed product. Als een product niet deugt, heeft u recht op gratis reparatie, een nieuw product of teruggave van uw geld. Er is geen wettelijke garantietermijn in Nederland.
Een factuur of vordering kan verjaren en is dus niet eeuwig geldig. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar, afhankelijk van het feit of het om zakelijke klanten of consumenten gaat.
Als particulier mag je geen factuur maken. Ook een kassabon maken is niet toegestaan. Enkel ondernemers die een btw-nummer hebben en die ingeschreven zijn bij de KvK kunnen dat doen.
Met andere woorden: de informatie en velden die op een papieren factuur moeten staan, zijn ook voor e-facturen vereist. Dat betekent dat u een aantal basisgegevens dient te vermelden, zoals uw btw-nummer, het btw-bedrag en de factuurdatum. Ook moeten facturen opeenvolgend genummerd worden .