E-mailadres is een uniek adres dat behoort tot een mail account. Het kan ook als “e-mail” worden geschreven met een tussenstreepje. Net zoals voor fysieke post het geval is, zijn er altijd twee adressen nodig om een bericht te verzenden en te ontvangen.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'.Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'.In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Een zakelijke e-mail bevat grotendeels dezelfde basiselementen als een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens.
Tip: 8 basisregels voor het schrijven van een goede mail:
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt. Er bestaan verschillende formules, van formeel tot zeer intiem.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Aan een e-mailaccount is een e-mailadres gekoppeld, dat nodig is om e-mail te kunnen ontvangen. Dit adres is opgebouwd uit een aantal delen: een gebruikersnaam, het @-teken, server- of ISP-naam, en het topleveldomein, bijvoorbeeld .nl.
Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld: Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest.Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.Ik dank u bij voorbaat vriendelijk voor uw moeite.
Bij communicatie met een docent, assistent of administratief personeel gebruik je het beste een formele aanspreking zoals 'Geachte professor', 'Geachte mevrouw' of 'Geachte heer '. Als de ontvanger heeft aangegeven dat je zijn of haar voornaam mag gebruiken kan je 'Beste ....' als aanspreking gebruiken.
Een aanhef met geachte is formeel en vooral geschikt voor officiële contexten. De aanduidingen meneer/heer kunnen ook vervangen worden door de voornaam of de voorletter(s) van de geadresseerde, bijvoorbeeld Beste Peter Verbeek of Geachte O. Yilmaz.
Een formele begroeting begint met Geachte.Daarna volgt mevrouw of meneer en dan de familienaam als je die kent. Beste is informeel. Daar schrijf je geen mevrouw of meneer achter.
Aanhef zakelijke brief
Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Houd de aanhef professioneel
Daarmee bedoelen we een aanhef die begint met: Hoi, Hi, Ha, Hallo, Hey gevolgd door een voornaam. Kies liever voor een formele aanhef Geachte mevrouw Jansen of de zakelijke aanhef Beste mevrouw Jansen.
– De aanhef begint met een hoofdletter.– Na de aanhef schrijft u een komma.– Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is vooral bruikbaar in officiële en formele contexten.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Iedere e-mail kun je afsluiten met 'Met vriendelijke groeten'. Vroeger was het gebruikelijk om formele berichten af te sluiten met 'Hoogachtend'.