De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
In de uitnodiging moeten in elk geval de datum, tijd en locatie van de vergadering worden vermeld. Daarnaast moet de reden van de vergadering worden vermeld. En welke onderwerpen er op de agenda staan. Je moet ook voldoen aan de wet- en regelgeving over de manier waarop de uitnodiging mag worden verstuurd.
Mededelingen: de deelnemers krijgen de gelegenheid om kort wat onderwerpen aan de orde te stellen. Doorgaans zijn het punten van orde of actuele ontwikkelingen. Meestal komen de mededelingen van de voorzitter en/of de secretaris. Ingekomen stukken: de belangrijkste ingekomen correspondentie wordt kort doorgenomen.
Een rondvraag is een mogelijk deel van een vergadering waar ieder van de aanwezigen van de bijeenkomst de kans krijgt om zaken op te merken, mede te delen of zijn of haar overgebleven vragen te stellen aan de aanwezigen.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.
De voorzitter start de vergadering altijd met de vraag of iedereen het eens is met de agenda. Op dit moment kunnen er punten aan de agenda worden toegevoegd of de volgorde kan worden gewijzigd. Voorafgaand of bij aanvang van de vergadering wordt afgesproken wie de notulen maakt.
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
Vóór een vergadering
Gebruik in uw Teams-agenda bij het plannen of bewerken van een vergadering het vak Vereiste deelnemers toevoegen of Optionele deelnemers toevoegen om personen te zoeken en uit te nodigen. Vervolgens kunt u de planningsassistent gebruiken om de tijden te zien waarop iedereen beschikbaar is.
“De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.”
De Algemene Vergadering als orgaan
Omdat het ondoenlijk is leden dagelijks te raadplegen over allerlei dagelijkse zaken of uitgaven, wordt een bestuur samengesteld. Dit gebeurt tijdens de Algemene Vergadering (AV). De Algemene Vergadering is een wettelijk verplicht orgaan van iedere vereniging.
De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informatieoverdracht, inventariseren, instrueren, acceptatie, meningsvorming, besluitvorming, problemen oplossen, afstemmen en motiveren. Per vergaderdoel wordt er een overzicht gegeven van de aanpak van een agendapunt met dat vergaderdoel.