Ondertekening. Bij de afsluiting van de brief, wordt de relatie met de persoon aan wie de brief geschreven wordt nog extra duidelijk. Voor goede bekenden kun je “Best wishes,”, “Best regards,” of “Kind regards,” gebruiken. En bij geliefden of familie kan ook “Love,” of “Lots of love,” gebruikt worden.
Het Engels kent voor het afsluiten van een zakelijke brief twee vormen, waar in het Nederlands Met vriendelijke groet in principe volstaat. Wanneer u de geadresseerde bij naam kent, gebruikt u Yours sincerely. Zo niet, dan gebruikt u Yours faithfully.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Hoe gaat het? [voorbeeld]
How are you? [vb.]
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
"Alvast bedankt," of "op voorhand bedankt," blijken dé manier om een antwoord los te krijgen. "Dankjewel," en "bedankt," prijkten op een mooie tweede plaats.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
SLOT : Sluit af met een slotzin. HOE FORMULEERT U EEN EXCUUS ? Het spijt me dat …………………………… Sorry, dat………….
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Met een te informele afsluiting van je sollicitatiebrief, zoals “Doei” of “Houdoe”, kom je juist onprofessioneel over. Kies daarom voor de gulden middenweg, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hartelijke groet”. Beperk de laatste alinea van je brief tot 2-3 zinnen.
Woorden die je meent. Als jij een e-mail naar een klant verstuurt met een oplossing voor een probleem of als je een offerte verstrekt hebt, dan kan het beëindigen van de correspondentie met 'neem gerust contact op als u vragen heeft' bijzonder veel nut hebben, en zijn het tevens woorden die je absoluut meent.
Doorgaans komen in een zakelijke e-mail dezelfde basiselementen aan bod als in een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens.
Als een brief al is opgemaakt en u moet onverwachts in de plaats van iemand anders ondertekenen, dan kunt u met de hand de afkorting i.o. ('in opdracht') voor uw handtekening schrijven. Als uw handtekening moeilijk leesbaar is, kunt u voor de duidelijkheid uw naam ook voluit onder uw handtekening schrijven.
Namens deze betekent 'uit naam van de genoemde persoon'. Deze vaste formulering is te vinden in de slotformule van brieven die iemand in opdracht van iemand anders ondertekent. Bij namens dezen gaat het om meerdere personen.
Dear Sir. Dear Madam. To Whom it May Concern.