Stuur gauw een bericht achter je boze e-mail aan met: “Sorry, die laatste mail heb ik te snel verzonden, zonder er goed over na te denken.Kunnen we even bellen zodra je tijd hebt?” Door het stof dus. Alleen door vragen om vergeving kun je weer met een schone lei verder in deze vriendschap of zakelijke relatie.
Bedankt dat u dit probleem onder onze aandacht brengt.Ik begrijp volledig waarom deze situatie frustrerend is en ik verontschuldig me oprecht voor het ongemak dat het u heeft bezorgd . Ons doel is om onze klanten de best mogelijke ervaring te bieden en het is duidelijk dat we deze keer niet aan die norm hebben voldaan.
Je zou kunnen proberen om iets te zeggen als: "Ik zie dat je hierdoor overstuur bent, en hoewel ik je recht om jezelf te uiten respecteer, vind ik dat je toon niet in verhouding staat tot de situatie." Door de inhoud en context te beoordelen en echt een idee te krijgen van het waarom en hoe, kun je het best mogelijke antwoord vinden ...
Sluit de mail netjes af met “Met vriendelijke groeten” of “Hartelijke groet”. De mail afsluiten met: Thanks, MVG, gr of groet zijn uit den boze. Doe dat absoluut niet. “Hoogachtend” is ook niet altijd passend en gebruik je in principe alleen onder een klachtenbrief of een slecht-nieuwsbericht.
Stuur gauw een bericht achter je boze e-mail aan met: “Sorry, die laatste mail heb ik te snel verzonden, zonder er goed over na te denken.Kunnen we even bellen zodra je tijd hebt?” Door het stof dus. Alleen door vragen om vergeving kun je weer met een schone lei verder in deze vriendschap of zakelijke relatie.
Het hoofddoel van uw bericht moet zijn om het probleem op te lossen, niet alleen om uw boosheid te uiten. Concentreer u op het samenwerken om een oplossing te vinden. Voorbeeld: Sluit uw bericht af met: " Ik waardeer uw aandacht voor deze kwestie en kijk uit naar een oplossing.Dank u voor uw steun.
Als je doel is om het conflict te beëindigen, dan heeft vriendelijk zijn de grootste kans op succes . Geef de ander geen reden om defensief te worden en te blijven reageren. Dit betekent niet dat je overdreven vriendelijk moet zijn. Laat het gewoon een beetje ontspannen en niet-antagonistisch klinken.
Gebruik eenvoudige taal : Houd uw bericht eenvoudig en vermijd jargon dat zaken kan compliceren of verkeerd kan worden geïnterpreteerd door de afzender. Behoud professionaliteit: Zelfs als de e-mail van de afzender onbeleefd is, reageer dan altijd met beleefdheid en respect. Beleefd zijn vermindert spanning en behoudt uw professionaliteit.
Reageer vriendelijk, zodat de boosheid verdwijnt .
Dit kan ertoe leiden dat ze het gesprek laten vallen en je niet meer lastig vallen, of dat ze een zinvolle dialoog beginnen. "Ik hoop dat je snel op een betere plek bent." "Je hoeft niet gemeen te zijn tegen anderen om je beter over jezelf te voelen."
Hoewel ik de e-mail heb gelezen en de problemen begrijp, wil ik hier graag op reageren. Het is moeilijk om een klacht te ontvangen, en hoewel ik er boos over ben, zal ik ervan leren en het verbeteren. Aarzel niet om een afspraak te maken als u dit verder wilt bespreken.
Blijf kalm
Je moet ze helpen hun problemen op te lossen en spanningen te verminderen. Neem voordat je reageert even de tijd om de situatie te verwerken, zodat je met een nuchtere blik kunt reageren: Probeer te begrijpen dat de klant niet boos op je is: ze zijn gefrustreerd over het product of de service en jij bent de persoon bij wie je je frustraties kunt uiten.
Probeer vriendelijk en positief te zijn in uw antwoord. Laat de klant weten dat u met hem meeleeft en gebruik zijn naam om uw communicatie te personaliseren. Vind een antwoord. Het is belangrijk om vragen van de klant te beantwoorden om zijn tevredenheid te vergroten.
Structureer jouw zakelijke mail met een duidelijke indeling. Refereer eerst aan de 'vraag' van de klant, bijvoorbeeld 'Bedankt voor jouw informatieaanvraag' en geef vervolgens direct het antwoord 'Hierbij ontvang je …'. Gebruik het middenstuk voor de toelichting en kies voor een duidelijke afsluiting.
Wanneer u onbeschoftheid moet aanpakken, praat dan ergens privé met de overtreder . Blijf kalm en objectief terwijl u de feiten schetst zoals u ze kent, leg de negatieve impact van hun gedrag uit en hoe het andere mensen liet voelen, en maak duidelijk hoe u wilt dat ze hun gedrag aanpassen.
Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met 'ik'.Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten).
Een professionele e-mail schrijven
Als u teleurstelling uit, doe het dan vriendelijk. Gebruik zinnen als "Ik voel..." of "Ik heb gemerkt..." in plaats van iemand anders de schuld te geven . Houd uw zinnen kort en to the point. Dit helpt verwarring over wat u probeert te zeggen te voorkomen.
Professioneel reageren op een onbeschofte e-mail is belangrijk om een respectvol en hoffelijk imago te behouden . Of u nu in de verkoop, banksector of een andere branche werkt, een afgemeten en professionele reactie heeft vaak meer impact dan een emotionele reactie.
Een e-mail sturen of een brief schrijven is bijna nooit de juiste of meest effectieve manier . Als je boos wordt, weersta dan de verleiding om boos te reageren.