wat je wilt bespreken. welke bedoeling je hebt met de bespreking of wat je ermee wilt bereiken (bijvoorbeeld besluit, advies, kritiek, medewerking bij een actie), wat je van de deelnemers verwacht (huiswerk doen, over start- en kernvragen nadenken) hoeveel tijd je nodig denkt te hebben.
Stap 1: Bepaal het doel om te vergaderen. Stap 2: Bepaal wie er aanwezig dienen te zijn. Let hierbij op dat je geen mensen uitnodigt voor wie de meeting niet relevant is. Stap 3: Stel een vergaderagenda op met duidelijk punten.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Er moet een quorum aanwezig zijn om zaken te kunnen behandelen. • Alle leden hebben gelijke rechten, privileges en plichten. • Niemand mag spreken totdat de voorzitter hem of haar erkent. • Persoonlijke opmerkingen of zijdelingse discussies tijdens een debat zijn niet toegestaan. • Er mag slechts één vraag tegelijk worden behandeld en slechts één persoon mag het woord voeren.
Wat voor vergadertechnieken zijn er? Agenda opstellen en volgen: zorg voor een duidelijke agenda die van tevoren wordt gedeeld. Volg deze tijdens de vergadering om gefocust te blijven. Actiepunten noteren: Houd bij wie welke acties op zich neemt en zorg ervoor dat deze duidelijk worden gecommuniceerd na de vergadering.
U kunt een geschreven overzicht maken om u te helpen de vergadering te structureren en de focus te behouden . Bepaal hoeveel tijd u aan elk onderwerp wilt besteden. De agenda kan de titel van de vergadering, tijd, datum, locatie, discussiepunten en rollen van deelnemers bevatten.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Voorbeelden van consultatie in een zin
Veel accountants bieden een gratis consult aan voordat ze kosten in rekening brengen voor hun werk . Na een reeks consultaties met artsen werd een datum voor de operatie vastgesteld. De groep had een reeks consultaties met leden van het Congres.
Regels en afspraken geven structuur en richting aan het overleg. Er is in vastgelegd wat het doel is van het overleg, wat de gespreksonderwerpen zijn, wie het overleg voorzit, hoe lang het overleg is gepland, wat er gebeurt als de deelnemers er samen niet uitkomen, etcetera.
In essentie heeft een formele vergadering een gestructureerd schema en agenda met vastgestelde protocollen en een officiële notulist . Een informele vergadering heeft een lossere agenda en minder protocollen. Over het algemeen richten formele vergaderingen zich op één of enkele belangrijke sprekers, waarbij de deelnemers een passievere rol spelen.
Een gestructureerde vergadering is een georganiseerde vergadering die een vooraf vastgestelde agenda volgt om de focus van discussies te verzekeren . Het biedt een duidelijke richting voor activiteiten om effectieve samenwerking te faciliteren en de productiviteit te verhogen.
Het Seven Step Meeting Process is een methodologie voor het verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit van vergaderingen . Het vergaderproces houdt zich aan de volgende tijdsgebonden agenda: Verduidelijk doel/doel. Wijs rollen toe. Bekijk agenda.
De doelstellingen voor de vergadering opsommen
Duidelijke doelstellingen geven de vergadering richting en doel. Ze helpen deelnemers zich voor te bereiden en te begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Concluderend, hoewel al deze stappen belangrijk zijn, wordt het opsommen van de doelstellingen voor de vergadering vaak als het meest cruciaal beschouwd.
Een vergadering mag niet langer zijn dan 1,5 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtsspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van je deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Wil je toch iets langer vergaderen?
Het is belangrijk dat deelnemers aan de vergadering in volgorde worden erkend. Zodra een motie is ingediend, is het de verantwoordelijkheid van de voorzitter om een lijst met sprekers bij te houden om de discussie op een ordelijke manier te beheren . De deelnemer die de motie steunt, krijgt altijd de gelegenheid om na de indiener te spreken.
Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers.