Als primaire regel geldt dat u items in de volgorde moet houden waarin ze oorspronkelijk zijn gemaakt, onderhouden en gebruikt . Als er geen volgorde is of als de oorspronkelijke volgorde is verstoord, probeer dan te bepalen wat de natuurlijke volgorde van de items zou moeten zijn.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
De archieven van een individu kunnen bestaan uit brieven, papieren, foto's, computerbestanden, plakboeken, financiële gegevens of dagboeken die door het individu zijn gemaakt of verzameld, ongeacht het medium of formaat.
Citeren van archiefcollecties in MLA-formaat
Datum (dag maand jaar). Signatuur, identificatie of doos/map/itemnummer. Collectienaam. Naam van de bewaarplaats, locatie.
Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon. Op grond van de archiefwet kan het verplicht zijn deze documenten te bewaren. Maar ook vanwege andere redenen moet een archief soms bewaard blijven, bijvoorbeeld omdat het iets zegt over een tijdsbeeld.
Bewaarplaats, Naam van het fonds of het archief, Inventarisnummer van het fonds of archief, Naam archiefstuk, folionummer. Er worden geen perceelsnummers vermeld in de verwijzing naar het kadasterarchief. De naam van het fonds of archief wordt met een hoofdletter geschreven. 1956/58.
Om te beginnen: Evalueer de digitale records die u hebt, of waarschijnlijk zult ontvangen, om formaten en potentiële volumes te identificeren . Identificeer records die op verwijderbare opslagmedia (zoals geheugensticks of floppydisks) worden bewaard met het oog op het overbrengen ervan naar een veiligere opslagomgeving, zoals een server.
Het Levend Archief is een groeiende beweging waarbij mensen en organisaties zich kunnen aansluiten om hun eigen steentje bij te dragen aan de bescherming van inheemse planten. De diverse (natuur)organisaties en personen vormen samen het Netwerk Levend Archief, dat wordt gecoördineerd door FLORON.
Soorten materialen: Archieven kunnen zowel gepubliceerde als ongepubliceerde materialen bevatten, en die materialen kunnen in elk formaat zijn. Enkele voorbeelden zijn manuscripten, brieven, foto's, bewegende beelden en geluidsmaterialen, kunstwerken, boeken, dagboeken, artefacten en de digitale equivalenten van al deze dingen .
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Een archiefbewaarplaats is niet zozeer een fysieke plaats. Het is een juridisch begrip voor een voorziening die voldoet aan de eisen uit de Archiefwet. Archiefbewaarplaatsen zijn doorgaans ondergebracht bij organisaties die speciaal zijn ingericht voor het blijvend bewaren van informatie (zie de voorbeelden hieronder).
Bewaartermijn administratie
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartijd (bewaartermijn). Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Archiefbestanden worden gebruikt om meerdere gegevensbestanden samen te voegen tot één bestand voor eenvoudigere draagbaarheid en opslag, of gewoon om bestanden te comprimeren om minder opslagruimte te gebruiken . Archiefbestanden slaan vaak directorystructuren, foutdetectie- en correctie-informatie, opmerkingen op en sommige gebruiken ingebouwde encryptie.
Plaats de jongste jaargangen in het archief op de meest toegankelijke locaties en gebruik voor de oudere jaargangen een handig opstapje. Onmisbaar bij het structureren zijn ordners, met een bijbehorend extra breed alfabet. Door gebruik te maken van dezelfde type ordners kan heel eenvoudig structuur worden aangebracht.
Het zijn grote (Regionale Historische Centra en Streekarchieven) en kleinere organisaties (Gemeentelijke archiefdiensten en Documentatiecentra). Hier vindt u de deelnemende diensten. Er zijn verschillende manieren waarop het inzien of aanvragen van archiefstukken geregeld is.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Voor degenen die niet bekend zijn met de term: een archiefdocument kan het beste worden opgevat als vastgelegde informatie die voortvloeit uit transacties . Het ontstaat op natuurlijke wijze tijdens zakelijke transacties van welke aard dan ook, of dit nu door overheden, bedrijven, maatschappelijke organisaties of particulieren gebeurt.
Een archief of een verzameling archiefstukken wordt doorgaans geordend in archiefcentra, mogelijk onder speciale veiligheidsomstandigheden en omgevingscontroles. Deze worden echter vaak niet als archief beschouwd als de archiefstukken actief of semi-actief zijn .
Er zijn over het algemeen 3 soorten archieven in de IT van ondernemingen: Governance-archieven (ook wel bekend als juridisch bewaar- of compliance-archieven) en Cold storage-archieven.
Kenmerken. Archieven worden alleen bewaard als ze worden beschouwd als van lange termijn historische waarde . Het beoordelen hiervan kan een uitdaging zijn, maar collecties moeten de procedure ondergaan, omdat het onmogelijk is om elk document dat ooit is geproduceerd te bewaren. Archieven worden niet bewust gecreëerd als historische documenten.