Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Meestal begin je met een professionele aanhef zoals "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]" en zet je aan het einde een professionele afsluiting en contactgegevens. Verder is de toon formeel en zonder informeel taalgebruik.
Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel). Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter. Zet na de aanhef een komma, en begin de eerste zin met een hoofdletter.
Geachte mevrouw. Geachte heer. Geachte heer of mevrouw (als ook het geslacht onbekend is)
Als je echt niet weet naar wie je de brief schrijft, dan schrijf je: Geachte heer, mevrouw.
Do: houd het simpel bij zakelijk mailen
Een algemene aanhef in je zakelijke mail als 'Geachte dames en heren,' of het iets informelere 'Beste lezer,' is voldoende, zelfs voor taalnerds zoals ik.
Beste is informeler dan Geachte.Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Opbouw van een brief: de kern. De kern van je brief is voor de informatie die je aan de lezer wilt vertellen. De mededeling die voor de lezer het allerbelangrijkst is, zet je direct bovenaan in de kern. Dus in de eerste regel van de tweede alinea (als je de inleiding als eerste alinea telt).
– De aanhef begint met een hoofdletter.– Na de aanhef schrijft u een komma.– Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is vooral bruikbaar in officiële en formele contexten.
Als de naam van de aangeschreven persoon wel bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting. Zo'n aanhef is persoonlijker dan een aanhef met alleen Beste of Geachte. In zakelijke en officiële contexten wordt in de aanhef meestal de achternaam van de geadresseerde vermeld, zoals in (1)-(4).
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Hoogachtend wordt doorgaans beschouwd als een formelere afsluiting dan Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Ook de aanhef van uw brief speelt een rol bij de keuze voor de slotformule.
Formele woorden hebben een stijf, plechtig karakter. Zulke woorden komen vooral in geschreven taal voor. Ze worden ook wel ambtelijke woorden of stadhuiswoorden genoemd. Veel mensen gebruiken formele woorden omdat ze denken dat het op papier of in een officiële context allemaal een beetje meer of anders moet zijn.
Voorbeelden van informele aanheffen zijn hoi …, lieve … en beste …. Er komt altijd een komma achter de aanhef.
In de inleiding geef je aan wat de aanleiding was om de brief te schrijven.Ook geef je het doel van de brief aan. In de kern werk je deze punten verder uit. Wat daarbij aan de orde moet komen, kan in principe van brief tot brief verschillen, afhankelijk van het doel dat je met de brief hebt.
L.S. staat voor Lectori salutem en betekent 'den lezer heil'. Voor een algemene aanhef lijkt dit een prima oplossing. Maar L.S. is heel ouderwets en past niet in een eigentijdse brief of mail.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Beste en Dag zijn informeler. Ze klinken iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Ze zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten. De meest informele aanhef is een aanhef met een begroeting als Beste, Dag, Hallo of Hoi in combinatie met de voornaam.
Als de voorkeur van de geadresseerde niet bekend is of als het gender van de geadresseerde niet relevant is, is een aanhef met de voornaam of voorletter(s) en de achternaam aan te bevelen, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek.