Open Outlook, ga naar Account instellingen en dubbelklik op het emailadres. Klik op Meer instellingen en ga dan naar tabblad Geavanceerd. Zet het vinkje bij 'Kopie van berichten op server achterlaten' en bij 'Verwijderen na 14 dagen'. Let op: dit moet je instellen op elk apparaat, anders verdwijnt de mail alsnog.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
De standaardperiode is 30 dagen.
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat je mailbox de gelezen e-mails automatisch in een speciale map opslaat. Of het kan zijn dat een e-mail, zodra hij op een apparaat (tablet, computer, smartphone) is gelezen, automatisch wordt verwijderd.
In iOS is het mogelijk om automatisch e-mailberichten te verwijderen, dit zijn berichten die zich in de prullenmand bevinden. Sommige iOS gebruikers klagen over het spontaan verwijderen van berichten. Dit laatste heeft te maken met het synchroniseren van je e-mailberichten.
Bij POP download de mail client (zoals Outlook) nieuwe berichten van de mailserver en verwijdert daarna de mail van de mailserver. Bij IMAP worden de berichten gesynchroniseerd met de mailserver. De berichten blijven dus op de server staan, tenzij je zelf een bericht verwijdert.
Wanneer u per ongeluk een e-mailbericht verwijdert uit uw -e-mail, kunt u dergelijke items herstellen als ze nog steeds in de map Verwijderde Items of Ongewenste e-mail staan. In sommige gevallen kunt u zelfs items herstellen nadat de map Verwijderde Items is leeggemaakt.
Een e-mail terughalen met Verzenden ongedaan maken
Meteen nadat je een bericht hebt verzonden, kun je het bericht weer intrekken: Linksonder zie je Bericht verzonden en een optie Ongedaan maken of Bericht bekijken. Klik op Ongedaan maken.
Ziggo kan volgens de voorwaarden vanaf 12 maanden of ouder de mails verwijderen als dit noodzakelijk is voor een stabiel netwerk. Bedenk ook dat Ziggo geen backups maakt van je mails en als er iets goed misgaat op de mailserver je de mails kwijt bent.
Met Outlook kunt u e-mailberichten verzenden en ontvangen, uw agenda beheren, de namen en nummers van contactpersonen opslaan en uw taken bijhouden. Maar zelfs als u Outlook elke dag gebruikt, kent u misschien nog niet alle handige dingen waarmee u productiever kunt zijn. Bent u vergeten een bestand bij te voegen?
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Arbeidsovereenkomsten of huurcontracten: bewaar deze minimaal 5 jaar nadat het contract beëindigd is. Contract van je energieleverancier, telefoonabonnement of sportschool: 2 jaar nadat je contract is beëindigd, kun je het contract weggooien. Na 2 jaar verjaren je rekeningen namelijk.
Als je een bericht verwijdert, blijft het nog 30 dagen in de prullenbak staan. Daarna wordt het bericht definitief verwijderd. Als je een bericht uit je inbox wilt halen zonder het daadwerkelijk te verwijderen, kun je het bericht archiveren.
Open het bericht dat u wilt intrekken en vervangen. Klik op het tabblad Bericht en klik in de groep Acties op Andere acties. Klik vervolgens op Dit bericht intrekken. Selecteer Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen of Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht.
Webmail werkt op mailserver, de e-mail die u ziet in de webmail staan dus op de mailserver. Outlook en andere e-mail programma's staan op uw computer. Een e-mail programma wordt ingesteld om de e-mail van de mailserver op te halen. Standaard wordt de e-mail dan ook van de mailserver verwijderd.
Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (. PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt. U kunt items op elk gewenst moment handmatig archiveren.
Als je meerdere e‑mailaccounts gebruikt met de Mail-app, kun je in de lijst met postbussen e‑mails van één account tegelijk bekijken. in de linkerbovenhoek en tik vervolgens op een postbus onder de e‑mailaccount die je wilt bekijken.
Open de e-mail met de bijlage die je wil opslaan. Tik vervolgens in de mail op de bijlage om deze te openen. Tik op de knop voor het deelmenu. Scroll naar onderen tik op Bewaar in Bestanden.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Het gaat dan om bankafschriften, belastingpapieren en mogelijk correspondentie over de zorgtoeslag. Bij andere officiële papieren, zoals jaarrekeningen van gas, water en licht, salarisstrookjes, huurovereenkomsten of verzekeringen, is 2 jaar voldoende.