Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
Een formele brief: de indeling
Begin met de gegevens van de afzender. Geef hierbij het bedrijf (eventueel), de naam, straatnaam en de postcode weer. Een enter hieronder zet je de gegevens van de geadresseerde. Een enter hieronder zet je de plaats en datum van verzending.
De tips voor een goede slotzin op een rijtje
De laatste zin moet iets toevoegen aan je verhaal. Met de slotzin probeer je de lezer aan te zetten tot actie. Zorg er wel voor dat het geen commerciële of reclameachtige zin is. Er moet een balans zijn tussen zelfverzekerdheid en bescheidenheid.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
Een zakelijke brief is een brief die een bedrijf, stichting of organisatie aan een klant, leverancier of samenwerkingspartner schrijft.
In de eerste alinea dient direct duidelijk te worden met welk doel de e-mail bedoeld is. Wil je informeren, overtuigen of verlang je een bepaalde actie. Een voorbeeld kan zijn: “Middels deze e-mail wil ik je informeren over Project ABC” of "Middels deze e-mail vraag ik jouw hulp bij Project ABC".
Je e-mailadressen zien er dan bijvoorbeeld zo uit: info@jouwwbedrijfsnaam.nl. Als je een zelfstandige ondernemer bent of een familiebedrijf hebt, dan zou je jouw achternaam als domeinnaam kunnen gebruiken. Zo kan je e-mailadres eruit zien als [email protected] of info@achternaam.com.
De kosten van een domeinnaam verschillen per aanbieder. Een bedrag rond de tien euro per jaar is gebruikelijk. Naast een domeinnaam heb je ook webhosting nodig om je e-mail te gebruiken. Webhosting heb je vanaf enkele euro's tot enkele tientjes per maand, afhankelijk van je wensen.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Een veilige afsluiting is kiezen voor ''Met vriendelijke groet'' of ''Hartelijke groet''. Met deze afsluiting zit je altijd goed en ben je niet te formeel, maar ook zeker niet informeel. Neem altijd een zin op waarin je aangeeft dat je graag bereid bent om je motivatie toe te lichten.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Een informele brief schrijf je naar iemand met wie je op gelijke voet staat. In de brief mag daarom ook persoonlijke taal gebruiken, het hoeft niet al te formeel. Ook het afsluiten van de brief mag best wat luchtig, zoals je bijvoorbeeld een vriend zou begroeten.
Begin met: Beste meneer/mevrouw en dan de voornaam. Als je de naam van de degene waarnaar je mailt niet weet, laat dan de aanhef weg en begin meteen met de tekst. 'Beste lezer' klinkt namelijk nog onpersoonlijker. 4: Zorg ervoor dat de inhoud van jouw e-mail overtuigend is.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
In je e-mail handtekening zet je:
Je naam en bedrijfsnaam. Een tagline met wat je doet. De url van je bedrijfswebsite. Het e-mailadres van je bedrijf.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.