De makkelijkste vuistregel is dat een factuur een ander betaalmoment kent, en een bon heeft betaling en aankoop op dezelfde datum. Een bon is bijvoorbeeld voor iets wat je in de winkel hebt gekocht en ook meteen hebt gepind. Het moment dat je het product koopt en betaald zijn gelijk.
Particulieren. Lever je diensten (behandelingen) en/of producten aan particulieren, dan zijn de eisen voor het maken van een bon of factuur veel lager. Je hoeft zelfs niet eens een bonnetje te maken (het mag wel). Het enige wat je moet doen is voor jezelf bijhouden hoeveel je verkocht hebt.
U moet het btw-bonnetje uitreiken voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken. De dubbels van de bonnetjes bewaart u. U houdt ook een dagboek van ontvangsten bij waarin u dagelijks de nummers noteert van de btw-bonnetjes die u die dag uitreikte.
Misschien hebt u gepind, of via internet betaald. Dan kunt u uw bankafschrift als bewijs gebruiken. Hieruit moet dan wel blijken wat u hebt gekocht en op welke datum u dat hebt gedaan. Ook kunt u bijvoorbeeld een getuige meenemen die erbij was toen u het product kocht.
Een kassabon is niet altijd nodig. Je moet wel bewijzen dat je het product in de betreffende winkel hebt gekocht. Dat kan bijvoorbeeld ook door een bankafschrift. Of met een verklaring van een winkelmedewerker.
de cadeaubon
(m.) Verbuigingen: cadeaubons (meerv.) Een cadeaubon is alleen in te leveren bij aangesloten organisaties.
Hoe werkt een thermische bonprinter? Een thermische printer maakt afdrukken op thermisch papier door verhitting. Door de verwarmingselementen van de printkop wordt het thermisch papier verwarmd. Omdat dit thermisch papier speciaal gecoat is en juist gevoelig voor deze hitte is, blijft er een afdruk achter.
Papieren inkoopfacturen en bonnetjes mag je zowel op papier bewaren of eerst digitaliseren (bijv. door er een foto van te nemen) en vervolgens digitaal bewaren. Alle bonnetjes en facturen moet 'binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn'. Zorg dus dat ze goed geordend zijn en je er makkelijk bij kunt.
Op het moment dat een kassabon wordt afgerekend, krijgt hij een nummer toegewezen. Dit nummer is opgebouwd uit twee delen en heeft de vorm [kassanummer]/[bonnummer], bijvoorbeeld 2/3772. Het nummer voor de schuine streep geeft aan op welke kassa de bon is afgerekend. Iedere kassa heeft zijn eigen unieke nummer.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Er moet wel sprake zijn van recht op garantie
Dat is evenmin het geval als de klant een factuur of een kassabon heeft. Hier kan je dus perfect eisen dat de klant minstens de factuur of kassabon kan voorleggen en weigeren om zelf het nodige te doen.
Dit is een overzicht met daarin de datum en moment van betaling, het product, de valuta en de prijs. Dit doen we in het geval dat de klant niet automatisch is doorgestuurd na de betaling. Ook is het aankoopbewijs online terug te vinden op de consumentenpagina.
Bij een enkele verloren factuur kan je bijvoorbeeld de klant of diens boekhouder contacteren en om een duplicaatfactuur vragen. Als een groot deel van de administratie verloren is gegaan, brengt de wedersamenstelling veel werk en kosten met zich mee.
Een betalingsbewijs is een document waarmee een klant bewijst dat er voor een product of dienst betaald is, er zijn veel uiteenlopende vormen van betaalbewijzen. Denk bijvoorbeeld aan een bon, een bankafschrift of een screenshot van uw bankrekening.
Er zit in principe geen limiet aan de hoogte van een kwitantie. Let wel op dat als je heel veel inkomsten hebt uit overige werkzaamheden, de belastingdienst je wellicht als ondernemer kan gaan zien. Op dat moment moet je je inschrijven bij de KvK en btw gaan afdragen.
Als particulier mag je geen factuur maken. Ook een kassabon maken is niet toegestaan. Enkel ondernemers die een btw-nummer hebben en die ingeschreven zijn bij de KvK kunnen dat doen.
Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is.