Hoelang moet ik mijn financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst? Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Dit betekent dat je rittenadministratie tot zeven jaar na het betreffende jaar moet worden bewaard. Het is dus van groot belang om je gegevens zorgvuldig te archiveren, omdat onvolledige of onjuiste administratie kan leiden tot ongewenste fiscale consequenties.
Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
U kunt met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen. De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Hebt u geen bericht gehad dat u aangifte moet doen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u dat tot 5 jaar terug doen. In 2025 kunt u dus nog aangifte doen over 2020.
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Bewaar uw documenten
U moet de documenten die horen bij de aanvraag van uw uitkering altijd minimaal 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u verplicht deze documenten te laten zien. Bijvoorbeeld uw arbeidsovereenkomst, loonstroken, loonbelastingverklaring, kasboeken of aangifte inkomstenbelasting.
Je moet (dagelijks) een rittenregistratie bijhouden als je voor de inkomstenbelasting wilt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met je zakelijke auto.
Slechts een klein percentage van de particulieren en ondernemers wordt jaarlijks 'echt' gecontroleerd door een medewerker van de Belastingdienst. vele voorbeelden waarbij kleine ondernemingen al meerdere keren zijn gecontroleerd in een paar jaar.
Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd? De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Als u dit kunt aantonen, hebt u geen bijtelling. Alle kilometers die u niét voor uw werk rijdt, zijn privékilometers.
De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Ben je jouw digitale of papieren bankafschriften kwijt, dan kun je die na het verstrijken van deze periode van 15 maanden altijd nog bij je bank opvragen. Hiervoor moet je echter vaak extra betalen. De bedragen hiervoor verschillen per bank en kunnen oplopen tot € 5,- per afschrift.
De fiscus heeft normaal drie jaar om een belastingaangifte te controleren en eventueel recht te zetten. Bij fraude kan hij tot zeven jaar in de tijd teruggaan en alle niet-aangegeven inkomsten in die periode belasten.
De Belastingdienst controleert dit jaar extra op afwijkingen in de aangifte bij de eigen woning, giften, zorgkosten en de arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Tot wanneer kunt u een navorderingsaanslag krijgen? U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar) of binnen 5 jaar na afloop van het tijdstip waarop uw belastingschuld is ontstaan.
De ingediende rekeningen die je bij je verzekering hebt ingediend, moet je vaak 1 jaar (en soms zelfs langer) bewaren. Informeer daarom bij je zorgverzekeraar. Autopapieren bewaar je zolang jij de eigenaar ervan bent.
In het Nederlands recht bestaat er geen algemene wettelijke regeling voor het bewaren van achtergelaten spullen. Dit betekent dat er niet een vastgestelde termijn is waarin je verplicht bent de spullen te bewaren.
De hoofdregel is dat de zorgaanbieder (zoals een huisartsenpraktijk of een ziekenhuis) uw dossier 20 jaar moet bewaren. Dit is gerekend vanaf het tijdstip dat het dossier voor het laatst is gewijzigd.