U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Kijk hier wat u moet bewaren en hoe u uw administratie bewaart.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Dat komt omdat bedrijven een eventuele schuld tot vijf jaar na het overlijden kunnen claimen bij de erfgenamen. Ook andere relevante documenten, zoals bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes, houd je best minstens vijf jaar bij.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2019 uw administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.
Het niet correct bijhouden van de administratie of het niet lang genoeg bewaren ervan kan voor vervelende consequenties voor het bestuur van de vennootschap zorgen. Er moet hier voornamelijk worden gedacht aan een omgekeerde bewijslast voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 10 jaren (of de 10 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
De bij- of afschrijvingen kun je eenvoudig downloaden als afschrift. Betaalrekening tot 10 jaar terug (9 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar).Spaar- en/of Beleggingsrekening tot 8 jaar terug (7 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar).
U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar) of binnen 5 jaar na afloop van het tijdstip waarop uw belastingschuld is ontstaan.
Dan ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Het is slim om je oude pensioenoverzichten te bewaren. Zo weet je hoeveel pensioen je opbouwt. Ook zijn oude pensioenoverzichten handig als je vermoedt dat er een fout is gemaakt.
Bewaar ieder jaar die loonstrook en voeg die toe aan je pensioendossier. Wanneer jouw pensioenregeling een andere peildatum heeft, is het verstandig om de loonstrook te bewaren die bij die peildatum hoort.
Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren.
Volgens Basware Benelux is een gemiddelde ondernemer 16 uur en 53 minuten per maand kwijt aan de administratie. Dat zijn ongeveer twee werkdagen per maand. Vooral het opstellen en verzenden van facturen (1 uur en 55 minuten) en het opvolgen van openstaande facturen (1 uur en 45 minuten) kost de ondernemer veel tijd.
U moet de papieren van uw uitkering altijd minimaal 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, moet u deze papieren namelijk laten zien.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld in belastingwetgeving.
Wie moeten een administratie houden? Iedereen die (zelfstandig) een beroep of bedrijf uitoefent, is administratieplichtige. Denk daarbij aan een eenmanszaak, maar ook aan een VOF of een maatschap. Daarnaast rust op het bestuur van een rechtspersoon zoals een B.V. of een vereniging de plicht een administratie te voeren.
De bank blokkeert de toegang tot alle bankzaken van degene die is overleden. Denk aan rekeningen, betaalpassen en creditcards. Ook de toegang tot online bankieren wordt geblokkeerd. Open blijven alleen gezamenlijke rekeningen, zoals en/of-betaalrekeningen en gezamenlijke spaarrekeningen.
U mag een overledene niet eerder dan 36 uur na overlijden laten begraven of cremeren.En niet later dan 6 werkdagen na overlijden.
Regelen in de eerste week na het overlijden
Meld zo snel mogelijk het overlijden bij de bank van de overledene.
Waarom hanteert de Belastingdienst de bewaarplicht? De bewaarplicht is er om de Belastingdienst de kans te bieden om administratie tot 7 jaar terug te kunnen controleren. Voor een controle kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld als er sprake is van een verdachte aangifte.