Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst? Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Uw administratie bestaat uit alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of op een digitale manier. U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren.
Bewaartermijn administratie
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de verplichte bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Voor particulieren geldt geen bewaarplicht voor belastingpapieren. Wel is het slim om je deze ook minimaal 5 jaar te bewaren. Denk bij belastingpapieren onder andere aan: brieven van de Belastingdienst.
Pas vanaf boekjaar 2022 (aj. 2023) moet u alles tien jaar bijhouden. Begin 2023 mag u dus in principe alles van 2015 (of eerder) wegdoen. Op dit principe zijn er wel uitzonderingen, zoals voor uw investeringsfacturen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies.
Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 10 jaren (of de 10 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar) of binnen 5 jaar na afloop van het tijdstip waarop uw belastingschuld is ontstaan.
Normaal gezien heeft de fiscus drie jaar de tijd om uw aangifte te controleren en eventueel te wijzigen of in geval van niet-aangifte een zgn. aanslag van ambtswege te vestigen.
Bij de meeste banken is dit 18 maanden t/m 2 jaar. Sla ze daarom tijdig en goed op. In de meeste gevallen kun je ze nog wel achteraf opvragen, maar daaraan zijn extra kosten verbonden.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Bijvoorbeeld in belastingwetgeving.
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn: kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen. financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek.
Op grond van de bepalingen in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen mag de belastingdienst gegevens opvragen die voor de heffing van belasting van belang kunnen zijn. Op die manier kunnen zij controleren of de gegevens in een aangifte inderdaad juist zijn.
De verjaring van belastingschulden is mogelijk na verloop van tijd. Na het verjaren van de belastingschuld kan de Belastingdienst de betreffende aanslag niet langer invorderen.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren. Dan heeft u bewijs als u het niet eens bent met de navordering.
Wij controleren door te vergelijken
U geeft uw loon, uitkering of pensioen aan ons door. Uw werkgever, UWV of pensioenmaatschappij doet dat ook. We vergelijken de bedragen. Als ze niet hetzelfde zijn, dan krijgt u daar misschien een vraag over.
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op zakelijke administraties. Toch is de kans op een boekenonderzoek volgens cijfers van de Belastingdienst klein, met 0,4% voor kleine ondernemingen en 2,5% voor middelgrote ondernemingen.
Wij controleren álle 12 miljoen aangiftes die elk jaar bij ons binnenkomen. Controleren behoort namelijk tot onze kerntaak. Door dat zorgvuldig te doen, zorgen we ervoor dat we juist en volledig belastingen kunnen heffen. Bovendien waken we erover dat iedereen het juiste bedrag aan belasting betaalt.
Ook als u de belastingaangifte al hebt verstuurd, kunt u iets aanpassen, een fout verbeteren of gegevens aanvullen. Zelfs als u al een definitieve aanslag hebt ontvangen. Uw aangifte wijzigen kan tot 5 jaar na het jaar waarover de aanslag gaat.
Alle documenten en boeken die met de boekhouding te maken hebben, houd je 10 jaar bij. Interne boekhouddocumenten die niets met klanten te maken hebben, mag je al na 3 jaar vernietigen.
Maximaal 2 jaar na dienstverband
Er zijn bepaalde documenten en bestanden van ex-werknemers die tot maximaal 2 jaar na het dienstverband bewaard mogen worden. Denk hierbij aan zaken zoals: Arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen ervan.