Zo schrijft u een juridische brief
Geef kort, maar precies aan waar de brief over gaat. Omschrijf uw klacht of uw mening over het conflict. Maak duidelijk wat u eist van de ander en binnen hoeveel tijd. Voeg bewijzen toe als u die heeft.
Wees duidelijk en kort . Behandel alle relevante punten, maar wees zo kort mogelijk. Vermijd het schrijven van lange brieven of e-mails – u voelt misschien de behoefte om heel gedetailleerd te schrijven, maar meestal is dit niet vereist. Maak het gemakkelijk leesbaar door genummerde lijsten en koppen te gebruiken om de belangrijke kwesties te markeren.
Bij de directe benadering begin je je brief direct met het slechte nieuws. Pas daarna ga je jouw bericht toelichten. Bij de indirecte aanpak schrijf je eerst een korte inleiding voor je met je slechte nieuws komt. Hiermee probeer je de boodschap wat te verzachten.
Een correcte en eigentijdse manier om je brief te beginnen is bijvoorbeeld: Geacht bestuur, Geacht college, Geachte raad, Geachte abonnee, Beste lezer, enz. Het eerste woord van de aanhef krijgt een hoofdletter. De daaropvolgende woorden, mevrouw, bestuur, enz. krijgen een kleine letter.
Wanneer u reageert, beschrijf dan de zorgen van de klant één voor één . Gebruik vette koppen om het antwoord te structureren rond de details van de klacht. Het is ook belangrijk om een uitleg te geven van het bewijsmateriaal dat u hebt bekeken en wat uw conclusies zijn.
Het zijn klachten die direct over het product of de dienst gaan. 'Terechte' klachten zijn bijvoorbeeld: te laat geleverd, verkeerde aantallen geleverd.
U dient uw klacht in beginsel schriftelijk in bij het OM. Het is verstandig om in uw brief te vermelden over wie of over welke afdeling u klaagt. Beschrijft u verder precies wat er is gebeurd en wanneer. Voor een goede afhandeling van uw klacht heeft het OM uw naam, adres, telefoonnummer en handtekening nodig.
Stap 2 – breng het probleem formeel ter sprake met een klachtenbrief. Stap 3 – onderzoek naar klachten moet plaatsvinden. Stap 4 – een klachtenhoorzitting kan nodig zijn om het bewijs te beoordelen en een beslissing te nemen. Stap 5 – de werknemer heeft het recht om in beroep te gaan tegen de uitkomst van de klacht.
Aangifte doen of een klacht indienen
Als slachtoffer of getuige van een misdrijf kan je aangifte doen of klacht indienen bij de politie. Dit kan gebeuren op de plaats van de feiten als de politie aanwezig is of in een politiekantoor.
Een gast bij de Gouden Krul is niet tevreden over zijn voorgerecht. Hij zegt dat de vis nog rauw is. De gastheer neemt het voorgerecht mee naar de keuken en de koks controleren de vis; de vis is gaar. Dit is een voorbeeld van een subjectieve klacht.
Sluit af met “Best” of “Oprecht” voor een minder formele afsluiting . Deze opties zijn goed als u wat minder formeel en wat vriendelijker wilt overkomen. “All the best” werkt ook goed als u dat liever heeft dan “Best.” Zet uw naam onder de afsluiting.
Een zakelijke e-mail schrijven begint bij de aanhef. Gebruik altijd Geachte als opening. Betreft het informele mails of interne mails? Dan mag Goedemorgen/middag, Beste, Hallo of Dag bijvoorbeeld ook.
Zelfs als u denkt dat de klacht ongegrond of overdreven is, moet u deze niet afdoen of met de klant in discussie gaan. In plaats daarvan moet u actief luisteren, herhalen wat u hebt gehoord en uw begrip voor hun frustratie uiten . Dit zal helpen de situatie te ontmijnen en de klant het gevoel geven dat hij gehoord en gerespecteerd wordt.
Tijdens het afhandelen van de klacht, volg je een bepaalde procedure. Je toont eerst begrip, dan onderzoek je de klacht, vervolgens probeer je de klacht op te lossen en ten slotte verleen je service aan de klager. Je kunt dit onthouden met behulp van het woord BOOS.
Om een bezwaar te schrijven, is het noodzakelijk om het perspectief in te nemen van een redelijk iemand die het niet eens is met uw standpunt of het standpunt van de auteur die u samenvat. Vervolgens moet u vragen: "Wat zou hij of zij over dit argument te zeggen hebben?" (zie de PDF over liefdadigheid).