Het Engels kent voor het afsluiten van een zakelijke brief twee vormen, waar in het Nederlands Met vriendelijke groet in principe volstaat. Wanneer u de geadresseerde bij naam kent, gebruikt u Yours sincerely. Zo niet, dan gebruikt u Yours faithfully.
Gebruik de juiste aanhef en afsluiter
Formele en informele brieven in het Engels kennen vaste regels. Weet je aan wie je de brief schrijft, begin dan met 'Dear Mr [naam]' of 'Dear Ms [naam]'. Je sluit dan af met 'Yours sincerely' of 'Kind regards'.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Hello is de eenvoudigste en meestgebruikte manier om iemand te begroeten, net zoals in het Nederlands. Hi is een informele manier van begroeten die je gebruikt bij personen die je beter kent. Good day wordt in het Engels zelden gebruikt en dan vooral eerder als een formele begroeting.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Dear Sir. Dear Madam. To Whom it May Concern.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Hoe gaat het? [voorbeeld]
How are you? [vb.]
Het kriebelige 'Warme groet' wordt nog steeds gebruikt in semi-zakelijke werkmails en ook de vergelijkbare 'Lieve groet', 'Vrolijke groet' of 'Zonnige groet' passeren nog wel eens de revue en zijn, alhoewel ongetwijfeld oprecht en lief bedoeld, gewoon irritant.
In een brief of een e-mail doe je dat meteen aan het begin met de aanhef. Met deze introducerende woorden begroet je de lezer. Dat kan op een formele manier met bijvoorbeeld Geachte of op een informele manier met bijvoorbeeld Beste.
Frases als “met vriendelijke groet”, “met vriendelijke groeten” of “met hartelijke groeten” drukken een zekere eerbied uit. Kennelijk was er behoefte aan iets anders: een informele afscheidsgroet die niet zozeer eerbiedig is, maar eerder een amicale houding weergeeft.
'Hoi', 'Hallo' en 'Goedendag' kan de hele dag door. Andere begroetingen gebruik je juist alleen in de ochtend, middag of avond. Ook is er soms een verschil tussen een formele en informele begroeting. De formele begroeting gebruik je bij zakelijke contacten, mensen die je niet kent of personen die wat ouder zijn.
Reageer met 'Prima, bedankt' of 'Alles is oké, bedankt'. Je kunt deze reacties gebruiken als je met iemand die je niet goed kent praat in een sociale situatie, zoals een kennis op een feestje of iemand die je ergens onderweg hebt ontmoet.
Good evening. It's a pleasure to meet you. /Pleased to meet you. Good to see you again. / Nice to see you again. / I'm pleased to see you. / I'm happy to see you.
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
Je kunt een e-mail ook als cc (kopie) of bcc (blinde kopie) mailen. Het grote verschil tussen deze twee is dat in het eerste geval alle ontvangers zien aan wie de e-mail nog meer is gestuurd. Typ je alle contacten echter in het bcc-veld dan ziet de ontvanger alleen zijn eigen adres, vandaar de term 'blinde kopie'.
Tussen de afsluiting en je naam, zet je je handtekening. Je gebruikt dit wanneer je met een laatste opmerking extra aandacht wilt trekken. Je begint de zin achter PS met een hoofdletter en sluit af met een punt.