Allereerst moeten de deelnemers in één oogopslag in de agenda kunnen zien waar de geplande vergadering over gaat en op welke tijd en welke locatie deze plaatsvindt. Vervolgens moet duidelijk worden wat u met de vergadering wilt bereiken en hoe u dit gaat doen. Schrijf dit bijvoorbeeld in één zin bovenaan de agenda.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Agendapunten en hun beschrijvingen: Agendapunten zijn onderwerpen die tijdens de vergadering besproken moeten worden. Dit omvat feedback op notulen van de vorige vergadering, actiepunten, beslissingen over bedrijfsbeleid en updates over lopende kwesties.
Uit Deep Democracy komt de methode 'Popcorn style'. Bij 'popcorn style' maak je niet een rondje, maar deelnemers komen aan de beurt wanneer ze zelf willen. Sommige deelnemers vinden het namelijk prettig om als eerste aan de beurt te zijn en anderen wat later.
Maak een krachtige verklaring gevolgd door een vraag
Als u begint met een krachtige uitspraak die verband houdt met de context van uw toespraak, kunt u de aandacht van het publiek trekken. Als u vervolgens een vraag stelt, zorgt u ervoor dat ze aan een antwoord denken. Mensen zijn namelijk geneigd om te antwoorden als er een vraag wordt gesteld.
Er moet een quorum aanwezig zijn om zaken te kunnen behandelen. • Alle leden hebben gelijke rechten, privileges en plichten. • Niemand mag spreken totdat de voorzitter hem of haar erkent. • Persoonlijke opmerkingen of zijdelingse discussies tijdens een debat zijn niet toegestaan. • Er mag slechts één vraag tegelijk worden behandeld en slechts één persoon mag het woord voeren.
Uitleg: In een typische vergadering is het eerste punt op de agenda meestal het doornemen van wat er is gebeurd tijdens de vorige vergadering . Dit helpt de deelnemers hun geheugen op te frissen en onopgeloste kwesties of beslissingen te bespreken.
Een vergaderagenda helpt u en uw collega's zich voor te bereiden op een vergadering en u te begeleiden bij de onderwerpen die u moet bespreken . Tijd die u besteedt aan het plannen van een agenda bespaart waarschijnlijk tijd voor alle deelnemers aan de vergadering door een duidelijke set onderwerpen, doelstellingen en tijdsbestekken te bieden.
Opening: Als voorzitter heet je iedereen welkom.Dan zorg je ervoor dat er genoteerd wordt wie er aan- en afwezig zijn. Notulen van vorige vergadering: Je loopt de notulen van de vorige keer door en vraagt of iedereen akkoord is met deze vastlegging.
"Bedankt dat jullie hier bijeen zijn. Laten we onze vergadering openen met een kort overzicht van wat we hebben bereikt sinds onze laatste vergadering." "Hallo team, laten we de discussie van vandaag beginnen door snel onze belangrijkste doelstellingen door te nemen en hoe ze bijdragen aan ons grotere plaatje." "Goedemorgen!
Begin bijvoorbeeld met een vraag, stelling, citaat, grapje of anekdote. Houd de inleiding vooral kort, zodat de luisteraars niet meteen al afdwalen. Probeer vervolgens in 15 tot 20 woorden samen te vatten wat er in de toespraak besproken wordt. Een goed verhaal is actueel, eenvoudig en vooral niet te lang.
Wvttk, oftewel 'Wat verder ter tafel komt', staat vaak op de agenda van vergaderingen. Het is een moment om aanvullende onderwerpen of onverwachte zaken te bespreken die niet vooraf zijn gepland.
U kunt nieuwe agendapunten toevoegen voor of tijdens de vergadering . Dit komt echter zelden voor.