Bewaar je oude documenten op een koele, droge plek Het is belangrijk dat je de oude documenten zorgvuldig bewaart. Een van de belangrijkste tips voor het bewaren van documenten is om ervoor te zorgen dat ze op een koele, droge plaats worden bewaard.
Bewaar artikelen bij een lage temperatuur en een lage relatieve luchtvochtigheid
Houd de temperatuur onder de 75 graden Fahrenheit (F). Houd de relatieve vochtigheid (rH) onder de 65% om schimmelgroei te voorkomen en insectenactiviteit te verminderen. Vermijd zeer lage relatieve vochtigheid, omdat relatieve vochtigheid onder de 15% broosheid kan veroorzaken.
Gebruik archiefmappen, vouwmappen, hangmappen, dossiermappen, ordners, hechtmappen, enveloppen en archiefdozen van de hoogste kwaliteit. Let ook bij de aanschaf van papieren archiveermiddelen op ISO 9706.
Je bent niet verplicht om ze te bewaren. Toch is het wel verstandig om je bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren. De Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Dan is het handig als je je oude bankafschriften nog hebt.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Wij adviseren om een papierversnipperaar te gebruiken of uw papieren te laten vernietigen door een gecertificeerd papiervernietigingsbedrijf.
Kluis of brandwerende kluis : Hier wilt u uw belangrijkste documenten bewaren, zoals geboortecertificaten en Social Security-kaarten. Als u thuis een brandwerende kluis kiest, wilt u ervoor zorgen dat deze wordt bewaard op een plek waar deze niet gemakkelijk kan worden gevonden, in geval van een inbraak.
Maak ergens in huis een vaste plek voor al het oude papier. Zet een extra papierbakje in ruimtes waar u veel papier gebruikt, de werk- of studeerkamer bijvoorbeeld. Maak dozen en doosjes kleiner door ze plat te drukken of te verscheuren, dan is de blauwe container minder snel vol.
Kluisjes blijven een relatief goede optie voor het bewaren van veel soorten belangrijke documenten, waaronder deze: Akten en titels. Originele geboorte- en huwelijkscertificaten. Echtscheidingspapieren.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Plaats documenten in polyester of polypropyleen hoezen die iets groter zijn dan het eigenlijke document, zodat ze er gemakkelijk in of uit te schuiven zijn . Plaats slechts één document per hoes om hantering en schade te beperken. Bewaar de pagina's in een album met een slipcase die het beschermt tegen licht en stof.
Zodra is vastgesteld dat records permanent bewaard moeten worden, moet u de best mogelijke fysieke ondersteuning en stabiele behuizing bieden. Bescherm alle records tegen stof en licht door ze in omhulsels te plaatsen, bijvoorbeeld mappen en dozen.Sla indien mogelijk zwaar gebonden volumes plat op .
Gebruik mappen en dozen van conserveringskwaliteit die groot genoeg zijn om de foto's volledig te omsluiten en te ondersteunen . Vermijd het gebruik van zure kartonnen schoenendozen! Foto's in slechte staat of die een speciale waarde hebben, kunnen afzonderlijk worden bewaard in stabiele plastic hoezen van conserveringskwaliteit polyester of polyethyleen.
Voorbeelden zijn zaken als uw geboorteakte, huwelijksakte, Social Security-kaarten, pensioenrekeningen, levensverzekeringsdocumenten, testament en volmachten . U moet al deze zaken bewaren, voor altijd.
Bewaar je oude documenten op een koele, droge plek
Het is ook een goed idee om de documenten uit de buurt van direct zonlicht te houden, omdat dit na verloop van tijd kan leiden tot verbleking of verkleuring. Bovendien moet je ervoor zorgen dat de ruimte schoon en stofvrij is, omdat dit de documenten kan beschadigen.
Archiefmappen of papierladen zijn handig om belangrijke fysieke documenten in eenvoudige categorieën te ordenen, zoals 'betalen', 'versnipperen', 'zo snel mogelijk afhandelen' of 'versturen'. U moet ook een papierversnipperaar in de ruimte hebben om vertrouwelijke of privédocumenten op de juiste manier te vernietigen, een scanner om bestanden te digitaliseren die te veel tijd in beslag nemen ...
De beste manier om documenten met uw persoonlijke gegevens op de juiste manier te vernietigen, is door ze te versnipperen voordat u ze weggooit .
Een ordner is veelal van karton en/of plastic met een metalen ringband. Geplastificeerd karton kun je weggooien bij het restafval , een losse metalen ringband ook. Het metaal wordt er na het verbranden van het afval weer uitgehaald met magneten, en alsnog gerecycled.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
Hebt u geen bericht gehad dat u aangifte moet doen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u dat tot 5 jaar terug doen. In 2025 kunt u dus nog aangifte doen over 2020.
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.