Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Als je een zakelijke e-mail begint, maak dan een connectie met je ontvanger. Gebruik geen algemene aanhef zoals “Beste betreffende”. Gebruik de naam van de ontvanger. Afhankelijk van het niveau van formaliteit dat je voor ogen hebt, kan ” Beste”, “Hoi” of ” Hallo” gepast zijn.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Meestal begin je met een professionele aanhef zoals "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]" en zet je aan het einde een professionele afsluiting en contactgegevens. Verder is de toon formeel en zonder informeel taalgebruik.
Aanhef zakelijke brief
Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt. – Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek. Ook een aanhef met Geachte + voornaam/voorletters + achternaam is mogelijk.
Namen in de aanhef
Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya. Sommigen combineren voor- en achternaam: Geachte Tim Winkel, Beste Soumaya Amrani.
Formele aanhef. Als de naam van de ontvanger bekend is, wordt die opgenomen in de aanhef: Geachte mevrouw Janssens. Geachte heer Van den Berg.
Beste is informeler dan Geachte. Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Wij hopen spoedig iets van u te vernemen. Graag zie ik uw antwoord zo spoedig mogelijk tegemoet. Ik zie uw reactie graag tegemoet. In afwachting van uw spoedige reactie, …
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Spreek de geadresseerde met de voornaam aan als u de geadresseerde persoonlijk kent of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken. Ook minderjarigen kunt u met de voornaam aanspreken. Als begroeting zijn onder meer Beste, Dag, Hallo of Hoi mogelijk.
Professionele e-mailadressen zijn, in tegenstelling tot gratis e-maildiensten, vrij van advertenties en volledig vertrouwelijk. Precies zoals je van zakelijke e-mail mag verwachten.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'.
Hoe begin je je e-mail? Begin altijd met een aanhef. Goede tip. Je kunt beginnen met Geachte (als je iemand helemaal niet kent), en daarna ga je verder met heer of mevrouw.
De aanhef van de brief
Na “Geachte” komt altijd een achternaam, na “Beste” een voornaam. Dus “Geachte heer” of “Beste Piet”. Na de naam zet je altijd een komma. Een instantie: Geachte heer, mevrouw, (tenzij je een naam weet, dan vermeld je die).
Vervang 'heer/mevrouw' dan door het genderneutrale 'Mx.'. Bijvoorbeeld: 'Geachte Mx. de Vries'. In sommige gevallen kun je 'Geachte' of 'Beste' ook vervangen door bijvoorbeeld 'Hallo' of 'Goedemorgen', om een nog persoonlijkere indruk te maken.
Een bedrijf inschrijven doe je bij de kamer van koophandel, hier wordt o.a. in het handelsregister geregistreerd dat je een bedrijf hebt, wat de naam van je bedrijf is en wat je bedrijfsactiviteiten zijn. Het handelsregister is een overzicht waarin alle Nederlandse bedrijven zijn opgenomen.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
Een brief of e-mail aan een man kan beginnen met Beste meneer/heer + achternaam, Dag meneer + achternaam of Geachte heer + achternaam. Een aanhef met geachte is formeel en vooral geschikt voor officiële contexten.