Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft. Hierna volgt de rest van je tekst.
Meestal begin je met een professionele aanhef zoals "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]" en zet je aan het einde een professionele afsluiting en contactgegevens. Verder is de toon formeel en zonder informeel taalgebruik.
Onbekende ontvanger
Soms is de ontvanger onbekend. Je stuurt bijvoorbeeld een brief of een e-mail aan een organisatie, maar je bent niet op de hoogte van de naam en het geslacht van de ontvanger. In dat geval is het gebruikelijk om een formele aanhef met Geachte te gebruiken.
Beste [Naam], Ik ben [jouw naam] van [jouw bedrijf]. Wil je ontdekken hoe je meteen [voordeel van je product/service]? Je bent vast druk met [specifiek resultaat waar jouw product/service bij kan helpen], dus ik hou het kort.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt. Er bestaan verschillende formules, van formeel tot zeer intiem.
Als je van plan bent om een bedrijf te benaderen, neem dan altijd een kijkje op de website. In sommige gevallen zie je bijvoorbeeld de naam van de oprichter staan. Indien je het bedrijf dan besluit te mailen, kun je de gevonden informatie gebruiken. Denk hierbij aan de aanhef.
Je e-mailadressen zien er dan bijvoorbeeld zo uit: [email protected]. Als je een zelfstandige ondernemer bent of een familiebedrijf hebt, dan zou je jouw achternaam als domeinnaam kunnen gebruiken. Zo kan je e-mailadres eruit zien als [email protected] of [email protected].
Schrijf dan 'Beste deelnemers aan de training Kei in taal'. Hierdoor weet de lezer meteen in welke hoedanigheid hij wordt aangesproken. Dat vergemakkelijkt het lezen. Kortom, schrijf nooit alleen beste, hoi of goedemiddag als aanhef boven een mail of brief.
Beste is informeler dan Geachte.Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met 'ik'. Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk. Een slimme lay-out helpt je daarbij. Gebruik geen afkortingen van vaste uitdrukkingen zoals MVG (met vriendelijke groeten) of gr (groeten).
Social media kan waardevolle leads genereren. Veel B2B bedrijven zijn actief op LinkedIn, Twitter, Facebook en/of Instagram. Deze platformen kunnen gebruikt worden om uw B2B doelgroep te bereiken. LinkedIn is het belangrijkste B2B platform.
Het is vaak helemaal niet zo gek om naar een bedrijf te verwijzen met meervoudige verwijswoorden. Je denkt dan vooral aan 'de mensen van': Wij gaan meestal naar Albert Heijn. Hun winkels zijn mooi en ze hebben veel.
Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel). Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter. Zet na de aanhef een komma, en begin de eerste zin met een hoofdletter.
Voorbeelden van informele aanheffen zijn hoi …, lieve …en beste …. Er komt altijd een komma achter de aanhef.
Houd de aanhef professioneel
Daarmee bedoelen we een aanhef die begint met: Hoi, Hi, Ha, Hallo, Hey gevolgd door een voornaam. Kies liever voor een formele aanhef Geachte mevrouw Jansen of de zakelijke aanhef Beste mevrouw Jansen.
– De aanhef begint met een hoofdletter.– Na de aanhef schrijft u een komma.– Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is vooral bruikbaar in officiële en formele contexten.
In brieven of e-mails die gericht zijn aan iemand in een bepaalde functie, kan de functie in de aanhef worden vermeld, bijvoorbeeld Mijnheer de minister of Geachte directeur. In informele contexten is een aanhef met alleen de voornaam mogelijk, bijvoorbeeld Beste Peter.
Een zin mag wel met een voegwoord beginnen, het is dus geen taalfout, maar het geniet niet de voorkeur. De stijl wordt dan informeel. Het past niet bij zakelijke of wetenschappelijke teksten.