Zet in een brief tussen de onderwerpsregel en de aanspreking twee witregels. Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet.
In de Nederlandse norm over het indelen en typen van documenten (NEN 3162) wordt er niets gezegd over het gebruik van de komma, maar in de voorbeeldbrief staat er een komma na de aanhef (Geachte dames en heren,) en na de slotformule (Hoogachtend, Met vriendelijke groet(en),).
In een adres zet je tussen de postcode en de letters één spatie.Tussen de letters en de woonplaats zet je twee spaties.
Hoeveel regels moet je overslaan zakelijke brief? Geadresseerde Laat weer 2 regels open en schrijf nu het adres waar de brief heen gaat. Doe dit weer zonder komma's en punten. Betreft Na 2 witregels kun je hier kort het onderwerp van je brief invullen.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Beste is een informele aanspreekvorm, die zowel in brieven en e-mails als in gesproken taal gebruikt wordt. Na een aanspreking met Beste spreken we de gesprekspartner, toehoorder of lezer verder aan met de vertrouwelijke vorm je.
In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt. – In de aanhef staan geen titels en voorletters. – Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geacht bestuur of Geachte lezer.
alle vaste briefonderdelen beginnen links tegen de kantlijn; de volgorde van de vaste onderdelen is: afzender, geadresseerde, plaats en datum, onderwerp, kenmerk, aanhef, briefinhoud, slotformule en ondertekening, bijlagen en kopie; een nieuwe alinea begint niet met een inspringing, maar na een witregel.
Vermijd vooral moeilijke woorden en een ingewikkelde zinsopbouw. In feite is een zakelijke mail niet heel veel meer dan een digitaal gesprek. Benader de klant of relatie daarom vooral zoals je dat ook live zou doen. Sluit de mail netjes af met “Met vriendelijke groeten” of “Hartelijke groet”.
Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.
Zorg ervoor dat je brief uit minimaal 3 alinea's bestaat. Afsluiting Nadat je een witregel open hebt gelaten, kun je beginnen met de afsluiting. Hier groet je de lezer. In een zakelijke brief kun je dit doen met 'Met vriendelijke groet,' of 'Hoogachtend,'.
Wat is de beste briefaanhef als je niet weet of de geadresseerde een man of een vrouw is? Als het geslacht van de geadresseerde onbekend (en niet te achterhalen) is, is het van oudsher het gebruikelijkst om in de aanhef boven een brief of e-mail zowel heer als mevrouw te vermelden.
Mogelijk zijn bijvoorbeeld Geacht bestuur, Geachte commissie of eventueel Geachte dames en heren. Geacht bestuur en Geachte commissie zijn tamelijk formeel. Informeler zijn bijvoorbeeld Beste bestuursleden en Beste leden van de tuincommissie.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast.
Zet in een brief of een e-mail één witregel tussen de aanspreking en de eerste alinea, en één witregel tussen de laatste alinea en de slotgroet. Begin elke alinea tegen de linkermarge zonder in te springen. Zet een witregel tussen de opeenvolgende alinea's. Houd vooral bij e-mail de alinea's kort en kernachtig.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'.
Als u bij een zakelijke brief of e-mail de naam van de ontvanger kent en zeker weet of het om een man of om een vrouw gaat, kunt u het best Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam als aanhef gebruiken.
In de adressering van Nederlandse brieven komen er twee spaties tussen postcode en plaatsnaam; de plaatsnaam wordt in hoofdletters geschreven.
In Nederland worden deze woorden klein geschreven wanneer de voornaam of de voorletters voorafgaan: de heer Jan van den Berg en mevrouw M. de Vries, maar met een hoofdletter als voornaam of voorletters ontbreken: de heer Van den Berg en mevrouw De Vries.
Vaak bevat het begin van een brief nog de aanhef 'Geachte heer' of 'Geachte mevrouw'. Het is nog beter om ook hier gebruik te maken van genderneutrale termen zoals de voornaam van de persoon of een algemene term, zoals 'geachte klant'. Deze termen zijn inclusief voor alle genders, ook non-binaire personen.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.