Een aanbevelingsbrief is een brief waarin iemand met wie je hebt samengewerkt jou aanbeveelt. Je bepaalt (meestal) zelf door wie je de aanbevelingsbrief laat schrijven. Denk aan een oud-manager of ex-collega, maar een scriptie- of stagebegeleider kan ook.
Wie kan je inzetten als referentie
Het beste kan je kiezen voor iemand die met jou gewerkt heeft en jou goed kent. Bijvoorbeeld een werkgever of een manager onder wie je in het verleden gewerkt hebt. ;Maar denk ook aan collega's of mensen met wie je een project hebt opgezet.
Hoe vermeld je referenties? Als je referenties doorgeeft aan je potentiële werkgever, doe dat dan altijd met vermelding van het bedrijf of organisatie waarbij ze werken, hun functie en contactgegevens die up-to-date zijn. Als er al in de vacaturetekst om referenties wordt gevraagd, dan neem je ze in je cv op.
Iemand waarvan je zijn of haar gegevens doorgeeft als referentie, noem je een referaat. Probeer – als je referenties door wilt geven – altijd om een voormalig werkgever of teamleider als referaat te vragen.
Je mag formeel niet informeren naar het ziekteverleden van de sollicitant, maar je mag wel vragen naar zijn aanwezigheid en prestaties op het werk. Het is verboden om vragen te stellen over persoonlijke omstandigheden. Zo mag je bijvoorbeeld niet informeren naar geaardheid, politieke voorkeur of godsdienst.
Een referentie is een getuigenis van hoe je functioneerde bij een ex-werkgever. Een werkgever die interesse heeft om jou aan te nemen voor een functie, kan jouw referenties checken. Op die manier komt hij erachter wat voor persoon jij bent in je werk en hoe jij in (een van je) vorige banen functioneerde als werknemer.
Wordt er wel in de vacaturetekst gevraagd om referenties, zet dan onder een apart kopje op je cv de bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon met functie vermelding en het telefoonnummer waarop degene te bereiken is.
Formele certificering: Certificeringen kunnen een goede vervanging zijn voor een referentie als je geen referentie kunt verstrekken. Certificeringen tonen je kennis, vaardigheden en ervaring aan. Dit is een goede manier om te laten zien dat je competent bent en dat je de benodigde vaardigheden hebt voor de baan.
Is een werkgever referentie verplicht? Er is geen wet die bepaalt welk getuigschrift of referentie wel of niet gegeven moeten worden. Hetzelfde geldt voor de afgifte van getuigschriften. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om een getuigschrift te verstrekken.
Hoewel werkgevers niet wettelijk verplicht zijn om een referentie te geven, moeten ze wel eerlijk en accuraat zijn bij het verstrekken van referenties. Een werkgever kan echter geen valse of misleidende informatie geven en als ze zonder reden een negatieve referentie geven, kan dat leiden tot juridische stappen.
Waarom zijn referenties belangrijk? Referenties zijn belangrijk voor zowel de sollicitant als voor een HR-manager. Sollicitanten kunnen bewijzen wat ze al hebben gedaan in het werkveld en hoe ze functioneerden in vorige bedrijven, bij vorige werkgevers.
Vaak bestaan referenties alleen uit contactgegevens (denk aan een naam, functietitel en een telefoonnummer), maar soms wordt er ook een kort stukje tekst aan toegevoegd. In dit stuk tekst vertelt diegene hoe jij functioneerde in je vorige baan en hoe het is om met jou samen te werken.
Een goede referentie is zorgvuldig gekozen. Het moet iemand zijn die veel weet over jouw functioneren, dus waarmee je langere tijd hebt samengewerkt en waar je een goede relatie mee hebt. Daarnaast is het belangrijk dat diegene eerlijk is, weet wat jouw sterke kanten zijn maar ook wat eventuele verbeterpunten zijn.
Het Hof vond dat wanneer een sollicitant in een sollicitatieprocedure zijn ex-werkgever aanwijst als referent, hij daarmee toestemming geeft in het afgeven van gegevens over zijn persoon en over zijn functioneren. Deze informatie kan zowel positief als negatief zijn.
Tips voor een effectieve referentiebrief
Houd de brief beknopt maar informatief. Vermijd algemene bewoordingen en gebruik specifieke voorbeelden. Vraag toestemming aan de persoon voordat je hem of haar als referentie vermeldt. Pas elke brief aan voor de specifieke functie waarvoor je solliciteert.
In de Aanbestedingswet 2012 (art. 2.93) is limitatief een aantal bewijsmiddelen opgesomd dat een aanbestedende dienst mag vragen om de technische of beroepsbekwaamheid van een gegadigde of inschrijver te toetsen: Referenties (voor werken 5 jaar, voor leveringen en diensten 3 jaar).
Werkgevers mogen niet zomaar bijhouden wat werknemers doen, ook niet bij privé-gebruik van internet, e-mail of telefoon. De regels over wat wel en niet mag, en wat de werkgever kan controleren, moeten in een ICT- en internetreglement worden vastgelegd.
Referenties op je cv
Een referentie vraag je aan mensen die meer informatie over jou kunnen geven aan je toekomstige werkgevers. Een toekomstige werkgever wil graag dingen over je weten, bijvoorbeeld over werkervaring, je opleiding, je goede en slechte eigenschappen, je competenties, en waar je vandaan komt.
De referentieregels staan tussen het adres van de geadresseerde en de onderwerpsregel. In de referentieregels kunnen onder andere de volgende gegevens staan: uw bericht van, uw kenmerk, ons kenmerk, de plaats en de datum. Voor persoonlijke correspondentie kunt u meestal met de plaats en de datum volstaan.
Stel alleen vragen die direct verband houden met de functie die de sollicitant bij een eerdere werkgever vervulde. Stel geen vragen over persoonlijke omstandigheden. Zo mag je bijvoorbeeld niet informeren naar geaardheid, politieke voorkeur of godsdienst.
Referenties kunnen voor een recruiter (of potentiële werkgever) waardevolle informatie opleveren over een sollicitant of toekomstige medewerker. De mening van een vorige werkgever wordt doorgaans zeer hoog gewaardeerd als ondersteunend 'bewijs' tijdens het selectie- en aannameproces van een nieuwe medewerker.
Een factuurreferentie laat zien over welke betaling de factuur precies gaat. Het is een plek op de factuur waarop bijvoorbeeld staat om welk bestelnummer, ordernummer of inkoopnummer het precies gaat. Hiermee is het duidelijk om welke factuur het gaat.
Wettelijk gezien houdt niets je tegen om printstatistieken bij te houden. Máár je mag dat alleen doen om na te gaan hoeveel er wordt geprint en wat dat precies kost. Wat voor inhoud je medewerkers precies afdrukken, mag je níét monitoren. Ook individuele rapportages zijn in principe uit den boze.
“Gaat het om een zakelijk WhatsApp-account waarop je met klanten praat, dan mag de baas dat gewoon inkijken. Dat is geen privacyprobleem.” Gaat het om je persoonlijke WhatsApp, dan ligt de zaak complexer. “Als het om je eigen telefoon met je eigen WhatsApp gaat, mag je leidinggevende daar zeker niét zomaar in neuzen.