Wie heeft toegang tot mijn personeelsdossier? Uw personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.
Een werknemer heeft op grond van artikel 35 Wbp recht op inzage in zijn personeelsdossier. Wanneer een werknemer om inzage in zijn personeelsdossier vraagt, hoeft hij niet de reden daarvan aan te geven. In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien.
Werkgevers kunnen personeelsgegevens zowel verstrekken aan personen binnen de organisatie als aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie. Zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond. Werknemers hebben hun gegevens echter in vertrouwen gegeven.
Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier. Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.
Wie heeft toegang tot mijn personeelsdossier? Uw personeelsdossier is alleen toegankelijk voor personen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun werkzaamheden te kunnen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw directe leidinggevende of medewerkers van de afdeling personeelszaken.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
Aan welke verplichtingen uw HR-afdeling moet voldoen hangt dus van veel factoren af. In de arbowetgeving staat dat u als werkgever verplicht bent om: Een arbobeleid te ontwikkelen en uit te voeren. Gevaren voor uw personeel zoveel mogelijk bij de bron aan te pakken.
Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Waarom een personeelsdossier bijhouden? Een personeelsdossier hou je ten eerste bij omdat je sommige gegevens over je werknemers moet bewaren van de wetgever. Denk hierbij aan de loonadministratie.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zorgt voor de bescherming van persoonsgegevens. Uw salaris- en personeelsadministratie staan vol met dergelijke gegevens.
Uw medewerkers hebben recht op een bepaalde mate van privacy op hun werk. Maar als werkgever heeft u het recht om controles uit te voeren bij een vermoeden van misbruik van e-mail, internet of telefoon door een of meerdere medewerkers.
Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens doorgeven aan personen of andere organisaties. De algemene regel is dat verstrekken van persoonsgegevens alleen mag als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Of dit het geval is, hangt af van de concrete omstandigheden.
Uw persoonsgegevens of van uw kinderen inzien
Wilt u uw eigen persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen zien? Dan kunt u op MijnOverheid.nl onder 'Persoonlijke gegevens' zien hoe u of uw kinderen geregistreerd staan in de BRP. Hiervoor moet u zich eerst aanmelden met een DigiD.
Het inzagerecht staat in artikel 15 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het houdt in dat betrokkenen het recht hebben om inzage te vragen en krijgen in alle gegevens die een organisatie over hen verwerkt.
Inzage vragen
U heeft in principe recht op inzage in ál uw persoonsgegevens. Maar dit kan heel veel zijn. Het is bijvoorbeeld inclusief persoonsgegevens uit e-mails, eventuele opgenomen telefoongesprekken en eventuele correspondentie die de organisatie over u heeft gehad met andere organisaties.
Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag (VOG's) mag je maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Heb je toestemming van de sollicitant? Dan mag je de set maximaal 1 jaar bewaren.
Zaken die maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden. verslagen van functioneringsgesprekken (vastgelegd in de AVG); let op: deze moeten ook minimaal 2 jaar worden bewaard.
Hier staan zaken als jouw volledige naam, adres, woonplaats en jouw burgerservicenummer. Het laatste is bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van jouw paspoort of identiteitskaart. Ook houdt de werkgever bij hoeveel jij verdient, omdat deze informatie weer door moet naar de belastingdienst.
Personeelszaken/P&O is over het algemeen uitvoerend, HRM/HR is vaak strategisch van aard. In de basis zijn het allemaal afdelingen die de organisatie ondersteunen in alle onderdelen die te maken hebben met de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer.
Bij het aanstellen van een intern vertrouwenspersoon is het belangrijk dat de rol niet botst met andere rollen in de organisatie. Het is daarom bijvoorbeeld niet slim om iemand van HR als vertrouwenspersoon aan te stellen.
De bekende vuistregel "1 baan bij HR per 100 werknemers” is niet verkeerd, maar is meestal van toepassing op grotere bedrijven met een goed uitgeruste HR-afdeling.
Juridisch gezien kun je een functioneringsgesprek niet opleggen of verplichten. Er staat niets in het arbeidsrecht over het feit dat een functioneringsgesprek een verplicht element zou zijn. Er staat ook niets in de wet opgetekend over het feit dat weigering reden zou zijn voor ontslag.
Na een slechte beoordeling zal de werkgever meestal een mogelijkheid geven om te verbeteren. Er wordt samen met de werknemer een verbeterplan opgesteld om zo tot het gewenste resultaat te komen. Voldoet de werknemer niet aan het verbeterplan, dan zal vaak een ontslagtraject worden ingezet.