In Modelreglement 2006 is bepaald dat als een eigenaar minimaal 7 dagen voor de VvE vergadering (ALV) een agendapunt aandraagt, het bestuur verplicht is om dat te agenderen. Daarnaast is het bestuur dan verplicht om de andere eigenaren onverwijld in kennis te stellen van het nieuwe agendapunt.
Wat mag het VvE-bestuur? Het bestuur voert de besluiten van de vergadering van eigenaars uit. En treedt op als algemeen vertegenwoordiger van de VvE. De bevoegdheden van het bestuur staan in de wet, de akte van splitsing en het splitsingsreglement.
De Vergadering neemt de (meeste) VvE besluiten en beslist daarbij over de belangrijkste onderwerpen met betrekking tot de financiën, (groot) onderhoud of bijvoorbeeld de wijziging van de akte van splitsing. De besluiten van de Vergadering worden vervolgens door het bestuur ten uitvoer gebracht.
ASVA organiseert zes keer per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV).
Algemene ledenvergadering
Staat een statutenwijziging of ontbinding van de vereniging op de agenda, dan moet het bestuur de leden daar minimaal zeven dagen van tevoren van op de hoogte brengen.
Juridisch is het mogelijk dat een vereniging geen bestuursleden heeft, namelijk indien alle (resterende) bestuursleden ontslagen worden, aftreden, of ontslag nemen. Echter, de wet geeft geen regeling over wat er in dat geval moet gebeuren, en geeft ook niet aan hoe een nieuw bestuur gekozen kan worden.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij een voorzitter voor een periode van vier jaar benoemd wordt en daarna één of twee keer herkozen kan worden.
Wanneer een besluit unaniem moet worden aangenomen, geldt vaak een quorum van 100%. Alle stemmen binnen de VvE dienen dus bij de vergadering aanwezig te zijn. Bovendien moet 100% van de aanwezige stemmen met het besluit akkoord gaan.
Hoewel het bestuur de vereniging leidt, bepalen de leden het beleid. De algemene ledenvergadering gaat over het benoemen en afzetten van bestuurders.
Hoe vaak moet een VvE vergaderen? Als VvE moet je minimaal één keer per jaar vergaderen. Het bestuur presenteert tijdens deze bijeenkomst de jaarrekening en het jaarverslag. Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen.
Noem in de agenda naast een starttijd ook een eindtijd (bij gewone jaarvergaderingen zonder verstrekkende besluiten en een ervaren voorzitter zou 1,5 uur ruim voldoende moeten zijn).
De kascommissie van een VvE onderzoekt het hele financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van het bestuur. Zo controleert ze de jaarrekening die door het bestuur is opgesteld. De kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE.
Als u een appartement koopt, bent u automatisch lid van de Vereniging van Eigenaars (VvE). De VvE moet zorgen voor het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het appartementengebouw. Bijvoorbeeld de gevel of het dak.
Zo'n vergadering wordt ook wel de vergadering van eigenaars genoemd. Wil of kan geen van de eigenaars voorzitter zijn? Dan kunnen de VvE-leden besluiten om voor deze taak iemand van buiten aan te trekken. Dat kan iemand zijn van een beheerderskantoor, maar kan ook iemand zijn die je als voorzitter gaat inhuren.
Hoogte reservefonds bepaald door 0,5% van herbouwwaarde
Dan moet een VvE jaarlijks minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw reserveren of op een alternatieve wijze reserveren voor groot onderhoud. De herbouwwaarde van een gebouw staat op het polisblad van de brand- en opstalverzekering.
0,5 % van de herbouwwaarde
Elke vereniging van eigenaren moet een reservefonds hebben voor onderhoud. De leden van de VvE moeten samen ervoor zorgen dat zij genoeg geld reserveren in het reservefonds.
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
Een vereniging richt je op met minimaal 2 leden. De leden nemen tijdens een algemene ledenvergadering beslissingen over bijvoorbeeld het benoemen of ontslaan van het bestuur, het goedkeuren van de jaarrekening en het wijzigen van statuten. Deze ledenvergadering vindt minimaal 1 keer per jaar plaats.
Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces. Taken van de voorzitter bestaan uit: Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden. Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming.
Directeur van de rechtspersoon heeft stemrecht in VvE
In de wet staat dat het bestuur van die rechtspersoon – ook wel directie genoemd – de rechtspersoon vertegenwoordigt. Dat wil zeggen dat hij of zij degene is die het stemrecht uitbrengt.
De splitsingsakte is, in opdracht van de uitponder, opgesteld door de notaris. Een wijziging van de akte moet ook door de notaris gebeuren. Alle eigenaren werken aan de wijziging mee. Dit is de makkelijkste en snelste manier om de akte te wijzigen.
De wijze van vaststellen van de breukdelen is belangrijk. De wet bepaalt dat deze breukdelen in principe gelijk zijn, maar het is mogelijk om daarvan af te wijken maar dan dient in de akte van splitsing opgenomen te worden op welke wijze de breukdelen zijn berekend. Het is mogelijk om de breukdelen aan te passen.
Het VvE bestuur stapt op. Kan dit zomaar? Wettelijk en reglementair kan een VvE niet zonder een bestuur. Wanneer het VvE bestuur wil opstappen, doet de vergadering van eigenaars er verstandig aan om geen ontslag te verlenen totdat er nieuwe bestuurders zijn benoemd.
Moet een vereniging een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben? Ja, verenigingen moeten volgens de wet een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben. Maar je kunt in de statuten wel anders bepalen. Bijvoorbeeld een andere of juist geen functieverdeling.
Bij een vereniging zijn de leden de baas. De algemene vergadering bepaalt het beleid. De leden stellen een verenigingsbestuur aan. Diezelfde leden stellen dan ook de contributie vast en het beleid.