1. Het college benoemt minimaal twee vertrouwenspersonen, minstens één vrouw en één man voor in principe onbepaalde tijd. De benoeming eindigt in ieder geval bij uitdiensttreding of in het geval van de bedrijfsarts bij beëindiging van het contract op basis waarvan hij wordt ingehuurd.
Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan een bedrijf ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Hierbij kan gelet worden op geslacht, leeftijd of afkomst, zodat het slachtoffer terecht kan bij iemand waarbij hij zich het best op zijn gemak voelt.
Een werkgever stelt een vertrouwenspersoon aan in overleg met de ondernemingsraad. Het is mogelijk een werknemer binnen de organisatie hiervoor op te leiden of een extern vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit loopt dan vaak via uw arbodienstverlener.
Wie mag geen vertrouwenspersoon zijn? Het is niet verstandig om als werkgever vertrouwenspersoon te zijn. Dit kan conflicten in de werkzaamheden tot gevolg hebben. Dit geldt overigens ook voor 'dubbele petten' als juristen, leidinggevenden, HR-managers en zelfs de leden van de medezeggenschap.
Een vertrouwenspersoon is niet direct wettelijk verplicht, maar wel een goede manier om invulling te geven aan de wettelijke eis van een PSA-beleid.
Vanaf 2021 is élke onderneming wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Ongeacht bedrijfsomvang. De Inspectie SZW rekent en controleert daar ook op.
Om die reden is de functie ook niet te combineren met een functie als bedrijfsarts, HR adviseur of bedrijfsmaatschappelijk werker. Deze functie kun je er niet zomaar even bij doen, zoals nog vaak in de praktijk het geval is. Iedere werkgever dient zorgvuldig om te gaan met het aanstellen van een vertrouwenspersoon.
Uitsluiting, pesten, seksuele intimidatie, discriminatie of agressie op het werk. Hopelijk krijg je er niet mee te maken.
Intern of extern
De meeste bedrijven kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Oftewel: iemand die zelf bij het bedrijf werkt en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties is er een interne vacature met selectieprocedure.
De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op, gaat na of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is en begeleidt of verwijst de medewerker naar hulpverlenende instanties. Ook adviseert en ondersteunt een vertrouwenspersoon werkgevers en leidinggevenden bij het voorkomen van ongewenste omgangsvormen.
Niet iedereen binnen de organisatie kan vertrouwenspersoon worden. Dit heeft te maken met de functie die de vertrouwenspersoon binnen de organisatie heeft. Deze moet toegankelijk en onafhankelijk kunnen werken. Daarom zijn werkgevers en leidinggevenden uitgesloten om de functie te vervullen.
De vertrouwenspersoon is er onder meer voor het opvangen, begeleiden en ondersteunen van werknemers, het analyseren van voorvallen en adviseren hierover en voor het verwijzen naar professionele hulpverleners. Nog eens op een rij: Klachten afhandelen. Voorlichting en preventie.
De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijk verschoningsrecht, maar wel een (interne) geheimhouding. De vertrouwenspersoon kan niet door de directie worden gedwongen om vertrouwelijke informatie prijs te geven.
Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Ook heeft een externe vertrouwenspersoon veel ervaring en kennis waardoor hij deskundig is op dit gebied. U kunt bij ArboNed een vertrouwenspersoon inhuren.
Het betekent dat een vertrouwenspersoon het verhaal van de melder aan hoort en de melder ondersteunt bij het zoeken naar oplossingen. Ook kan een vertrouwenspersoon een melder ondersteunen bij het indienen van een officiële klacht. Het is van belang dat medewerkers een vertrouwenspersoon goed weten te vinden.
De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker of vast bedrag per jaar, tot uurtarieven tussen 80 en 135 euro. De Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen heeft op haar site een beroepsregister met beschikbare en gecertificeerde externe vertrouwenspersonen.
Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk persoon waar medewerkers van een organisatie bij terecht kunnen met vragen of zaken die gaan over integriteitskwesties of grensoverschrijdend gedrag.
Er zijn twee soorten vertrouwenspersonen: een interne vertrouwenspersoon en een externe vertrouwenspersoon. Het belangrijkste verschil tussen deze twee is wie ze vertegenwoordigen en hoe onafhankelijk ze zijn.
Werken als vertrouwenspersoon
Elk bedrijf kan een externe vertrouwenspersoon inhuren of de rol intern toewijzen aan een geschikte werknemer die hiervoor training heeft gevolgd. In dat laatste geval is het meer een bijkomende functie. Een externe functie of een binnen jeugdzorg is wel een volledig beroep.
Als werkgever ben je verplicht deze persoonsgegevens te beschermen, aangezien je privégegevens bezit van je werknemers. Dit betekent dat je de gegevens zorgvuldig dient op te slaan en niet iedereen toegang tot deze gegevens te geven. Daarnaast geldt er een geheimhoudingsplicht en een werknemer heeft recht op inzage.
Wat is Human Resources (HR)?
HR draagt zorg voor het opstellen en uitvoeren van het personeelsbeleid in een organisatie. Hierbij stelt HR zich onpartijdig op en zorgt ervoor dat de belangen van verschillende partijen, bijvoorbeeld medewerkers, managers en directie, mee worden genomen.
Dat mogen alleen personen zijn die gegevens van deze werknemer nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zoals de direct-leidinggevende van de werknemer of medewerkers van de afdeling personeelszaken. Sommige organisaties hebben specifieke regelingen voor wie toegang heeft tot personeelsdossiers.
HR is geen officiële gesprekspartner van de OR, maar ze leveren inhoudelijke deskundigheid.Dat kan de OR goed gebruiken.
De Tweede Kamer heeft een wetsvoorstel aangenomen dat een vertrouwenspersoon verplicht maakt voor bedrijven met meer dan 10 werknemers.