Een goed werkoverleg maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht, verbetert de samenwerking, bevordert werkplezier, vergroot het draagvlak bij veranderingen en verbetert de productiviteit. Dit vraagt vaardigheden van de leidinggevenden, een goede voorbereiding en respecteren van spelregels die hierbij horen.
Een werkoverleg is wat anders dan een dagelijkse werkbespreking of een briefing: een werkoverleg wordt voorbereid, heeft een agenda en er wordt een verslag van gemaakt. Inspraak. Medewerkers horen een mate van inspraak te hebben bij een werkoverleg.
Stappenplan werkoverleg
Door altijd een agenda met gesprekspunten op te stellen, voorkom je dat je bij elkaar komt zonder een duidelijk doel. Vraag je werknemers om van tevoren mogelijke agendapunten in te sturen. Hierdoor krijgen je medewerkers een actievere rol en zo betrek je ze meer bij het overleg.
Werkoverleg is een regelmatig, gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren.
Iedere werknemer, uitgezonderd de oproepkracht, is verplicht tenminste viermaal per jaar deel te nemen aan het werkoverleg tussen de leidinggevende(n) en de overige werknemers per organisatorische eenheid van een instelling.
Het uiteindelijke doel van het teamoverleg is een team dat goed functioneert. Je wilt dat alle medewerkers goed presteren, efficiënt met hun tijd omgaan en plezierig met elkaar samenwerken. Dat kun je alleen bereiken als je jouw mensen serieus neemt, hen af en toe advies vraagt en goed naar ze luistert.
Werkoverleg is een uitstekend middel om werknemers sterker te betrekken bij hun werk. De tijd die nodig is voor werkoverleg geldt formeel als werktijd. Volgens veel regelingen/cao's moet de duur van overleg worden gezien als werktijd. Die tijd dient als zodanig gecompenseerd te worden.
Formeel overleg is van tevoren vastgesteld overleg, dikwijls voor een bepaalde tijdsduur. De werkzaamheden sluiten aan op de individuele werkzaamheden van de betrokken werknemers, maar vinden in overleg plaats in groepsverband.
Een overlegstructuur is de opbouw en organisatie van het overleg tussen bepaalde personen, organisatieonderdelen en/of instanties. Deze structuur wordt bij voorkeur zodanig opgezet dat communicatie zo simpel en efficiënt mogelijk verloopt, dat het aantal overlegmomenten kan worden geminimaliseerd.
Zich goed voor te bereiden op de vergadering, bijgevoegde stukken goed te lezen en tot zich te nemen. Een standpunt te bepalen over onderwerpen die besproken worden. Eigen standpunt op een heldere wijze te verwoorden tijdens de vergadering. Anderen te helpen om hun standpunten te verwoorden.
Belangrijke punten voor een succesvolle vergadering zijn: agenda en stukken op tijd bij de deelnemers, grondige voorbereiding op de vergadering door allle leden, actief inbreng leveren tijdens de vergadering door alle leden. Een belangrijke sleutelspeler in het geheel is de voorzitter.
Wie moet er bij aanwezig zijn? Bij iedere vergadering maar zeker ook bij het werkoverleg geldt: betrek die mensen erbij die daadwerkelijk bij dit overleg betrokken moeten zijn. Kortom: medewerkers die bepaalde informatie voor de uitoefening van hun functie nodig hebben.
Zorg dat de meeting interactief blijft door deelnemers om hun advies of mening te vragen. Vraag collega's om een uitdaging van een team op te lossen. Of laat ze hun eigen moeilijkheden delen zodat anderen een oplossing kunnen bedenken. Maak het niet te ingewikkeld.
Als je geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging in je bedrijf (met minimaal tien en maximaal vijftig medewerkers) hebt, ben je als werkgever verplicht minstens tweemaal per jaar een personeelsvergadering te houden. Met deze vergaderingen regel je de (wettelijk verplichte) medezeggenschap in jouw bedrijf.
Informeel en formeel overleg
Omdat het begrip overleg verschillende vormen kent, wordt de meer ongedwongen vorm voor de duidelijkheid wel aangeduid als informeel overleg: er is geen officiële status, er is geen vergaderagenda en ook wordt er niet of niet openlijk onderhandeld.
We gebruiken het onderscheid formeel / informeel ook om naar het karakter van spreek- en schrijfsituaties te verwijzen. Formeel betekent dan 'zakelijk, officieel, tot het publieke domein behorend', informeel 'niet-zakelijk, ongedwongen, tot de privésfeer behorend'.
Het doel van werkoverleg is het informeren van medewerkers, ze de mogelijkheid te geven invloed uit te oefenen op de werksituatie, ze te betrekken bij de bedrijfsvoering en daardoor te motiveren. Door het houden van werkoverleg krijgen alle medewerkers dezelfde informatie op dezelfde manier.
Volgens de wet is het de werkgever niet toegestaan te vragen naar medische klachten, symptomen of naar de aard of oorzaak van de ziekte. Griep, migraine, nekklachten, een blaasontsteking, een burn-out of iets anders ergs. Mensen worden helaas ziek.
Het uitgangspunt is dat een werkgever alleen datgene mag vragen en registeren wat zij noodzakelijkerwijs zou moeten weten om te bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van de werknemer, en een werkgever mag informatie hebben om te beoordelen of zij loon moet doorbetalen aan de werknemer.
Een werknemer mag weigeren een redelijke opdracht uit te voeren indien hij daar een gerechtvaardigd belang voor heeft. Hiervan is sprake als zijn gezondheid of veiligheid in het geding is. Dit is in elk geval zo wanneer er sprake is van strijd met de Arbeidsomstandighedenwet of de Arbeidstijdenwet.
Een teammeeting dient verschillende doelen. In de eerste plaats kan je dit moment gebruiken om informatie met je team te delen. Je kan zo de doelstellingen van de komende week bespreken. Of de werkplanning.
Een werkbespreking is een overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook medewerkers onderling en gaat over het te verrichten werk op korte termijn. Een werkbespreking heeft een instructief karakter.