Deze kaderstellende randvoorwaarden zijn: 1.Informatie moet vindbaar zijn 2.Informatie moet toegankelijk zijn 3.De overheid staat garant voor betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van haar (digitale) informatie 4.
Beheersregels regelen binnen uw organisatie het beheer van overheidsinformatie. Deze regels gaan ten minste over de verantwoordelijkheid voor de wettelijke beheerstaken. Hieronder vallen registratie en ordening, selectie en vernietiging, raadpleging en overbrenging van overheidsinformatie.
Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over het opslaan van overheidsinformatie, het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden van overheidsinformatie, het waar nodig vernietigen van overheidsinformatie en tenslotte het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten van ...
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Onder 'archiefwaardigheid' is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet.
De Archiefwet verplicht elke overheidsorganisatie om haar informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden, en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen.
Wat houdt archiefbeheer in? Archiefbeheer of records management is het vakgebied van specialisten, die zijn opgeleid in archiefvorming, archiefbewerking, het beheer van archiefdepots en de archiefstukken, en het beschikbaar stellen van deze papieren archieven.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Hoofdstuk 2 in de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan maatregelen moet nemen om blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te houden. De stukken mogen in ieder geval gedurende 100 jaar niet noemenswaardig achteruit gaan.
Je registreert inkomende en uitgaande post. Je beheert en optimaliseert fysieke en digitale archieven. Je stelt duidelijke werkinstructies op voor een uniforme en eenduidige uitvoering van werkzaamheden. Je staat klaar voor collega's met vragen en adviseert over fysieke en digitale archivering.
Het omvat het verzamelen, verspreiden, archiveren en vernietigen van informatie in al zijn vormen . Informatiebeheer omvat de procedures en richtlijnen die organisaties aannemen om informatie te beheren en te communiceren tussen verschillende personen, afdelingen en belanghebbenden.
Informatiebeheer is een opkomend vakgebied dat zich bezighoudt met: De infrastructuur die wordt gebruikt om informatie te verzamelen, beheren, bewaren, opslaan en leveren . De leidende principes die ervoor zorgen dat informatie op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste mensen.
Voor het beheren van gegevens is de NEN-ISO standaard 15489:2001voor records management leidend.
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Deze processen zijn: gebruiken, beheren, bewaken, verzamelen, vertalen, bepalen, realiseren, accepteren en implementeren. Elk proces speelt een cruciale rol in het optimaliseren van de informatievoorziening binnen organisaties.
De Archiefwet 1995 regelt dat (delen van) overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. Om te voorkomen dat die overheidsarchieven beschadigd raken of zelfs verloren gaan, stelt de wet eisen aan goed informatie- en archiefbeheer.
De DUTO-eisen (link naar andere website) zijn eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties.
Bewaartermijnen voor de Wmo
In artikel 5.3.4 Wmo 2015 staat dat de gemeente persoonsgegevens 15 jaar bewaart.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke voorkeur, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, gezondheid.
Informatie over bijvoorbeeld erfgoedcollecties, bouwtekeningen en -dossiers, ontwerpen, opnames en online promotiemateriaal vallen onder informatiebeheer. Maar ook archieven, databases, berichten op social mediakanalen en datum- en locatie-informatie zijn gegevens die onder het informatiebeheer vallen.
De stappen die bij het beheren van archieven horen, zijn onder andere het verkrijgen en ontvangen van documenten van het kantoor van herkomst, het ordenen en beschrijven volgens archiefprincipes en -praktijken, en het eenvoudig toegankelijk maken van archieven .
Activiteitendata. Een informatiebeheerplan geeft een overzicht van de informatiehuishouding binnen een organisatie: waar informatie zich bevindt, hoe deze wordt gebruikt en wie verantwoordelijk is. Het vormt een solide basis voor het verbeteren van informatiebeheerprocessen.