Denk aan een kopie van een geldig identiteitsbewijs, het BSN-nummer, datum indiensttreding, functie, salaris, enzovoort. Op grond van artikel 7:655 BW is de werkgever gehouden bepaalde gegevens op verzoek van de werknemer aan hem of haar schriftelijk te verstrekken.
Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens doorgeven aan personen of andere organisaties. De algemene regel is dat verstrekken van persoonsgegevens alleen mag als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Of dit het geval is, hangt af van de concrete omstandigheden.
Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Uw medewerkers hebben recht op een bepaalde mate van privacy op hun werk. Maar als werkgever heeft u het recht om controles uit te voeren bij een vermoeden van misbruik van e-mail, internet of telefoon door een of meerdere medewerkers.
Werkgevers mogen niet zomaar bijhouden wat werknemers doen, ook niet bij privé-gebruik van internet, e-mail of telefoon. De regels over wat wel en niet mag, en wat de werkgever kan controleren, moeten in een ICT- en internetreglement worden vastgelegd.
Ten aanzien van de zakelijke telefoon geldt daarentegen dat de werkgever de WhatsApp-berichten mag monitoren en controleren, mits hij dit van tevoren heeft aangekondigd en daartoe een legitieme reden heeft. De werkgever kan dit bijvoorbeeld van tevoren hebben aangekondigd in het bedrijfsreglement.
Onder andere medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Een email van je werknemer waarin hij zich ziek meldt en waarin staat vermeld wat de klachten zijn moeten, formeel gezien, door de werkgever worden vernietigd.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Denk aan voornaam, achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, straatnaam, postcode, woonplaats, telefoonnummer (mobiel en vast), en e-mailadres. Een BSN mag alleen door overheidsinstanties gebruikt worden en door organisaties buiten de organisatie als dat in een wet staat.
Denk aan NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), relatienummer, e-mail-adres, rekeningnummer, telefoonnummer etc. Ook gegevens die in combinatie tot een persoon te herleiden zijn, zijn van belang.
Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gezondheid worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze zijn door de wetgever extra beschermd. Het is verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering is.
Bepaalde organisaties mogen uw persoonsgegevens verwerken. Maar alleen als daar een goede reden voor is. Of als u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Onder verwerken valt verzamelen, vastleggen, ordenen en bewaren van uw gegevens.
naam-, adres- en woonplaatsgegevens; geboortedatum; burgerservicenummer (BSN); Om de inlener of aannemer een beroep te kunnen laten doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid, mag de uitlener of onderaannemer het BSN van de werknemer verstrekken.
Wie mogen mijn gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) inzien? Naast een aantal soorten organisaties, zoals de Belastingdienst, mag uzelf uw persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) inzien. Ouders of verzorgers met ouderlijk gezag hebben inzage in gegevens van hun minderjarige kinderen.
Werkgevers kunnen personeelsgegevens zowel verstrekken aan personen binnen de organisatie als aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie. Zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond. Werknemers hebben hun gegevens echter in vertrouwen gegeven.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
Recht op inzage in personeelsdossier
In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien. Wanneer een werknemer daar om verzoekt, dan moet de werkgever binnen vier weken een overzicht van de gegevens aan de werknemer geven.
Bedenk dan dat uw baas het recht heeft om uw persoonlijke berichtjes te lezen. Dat heeft het Europese Hof voor de Rechten van de Mens beslist. “Ook in ons land heeft de werkgever dat recht”, zegt professor arbeidsrecht Frank Hendrickx.
Telefoon van de zaak: privacy
Uw werkgever kan dus besluiten om uw telefoongebruik te controleren. Concreet betekent dit dat er een gerechtvaardigd belang moet zijn en dat hij u van tevoren moet informeren. De controle moet dus plaatsvinden volgens de strikte privacyregels die opgesteld zijn in de AVG en de UAVG.
Strikt gezien mag alleen zakelijke e-mail gelezen worden. Wanneer er een privé e-mail in de zakelijke mailbox staat, mag deze dus niet geopend worden. Het kan zijn dat er geen duidelijke scheiding is tussen zakelijke of privé mails. Dan loop je als werkgever risico een mail te openen die niet voor jouw ogen bedoeld is.