Er zijn verschillende soorten notulen: uitgebreide notulen, een kort zakelijk verslag en een besluitenlijst.
Er zijn drie standaardformaten voor vergadernotulen: actie, discussie en verbatim . Hoewel de stijlen bepaalde elementen delen, heeft elke stijl een specifiek gebruik: Actienotulen - genomen beslissingen en de te ondernemen acties, maar de discussie die aan de besluitvorming voorafging, wordt niet vastgelegd.
Een verslag kan ook betrekking hebben op andere gesprekken/gebeurtenissen dan een vergadering: een verslag van een gesprek, evenement, onderzoeksrapport enz. Met notulen verwijs je exclusief naar het verslag van een vergadering. In de wandelgangen worden notulen ook wel verslag genoemd.
Secretaris of notulist: de persoon die notities maakt van de vergadering, actiepunten vastlegt en de notulen opstelt. Deelnemer: iedereen die aanwezig is bij de vergadering en die input kan geven, vragen kan stellen en beslissingen kan nemen.
Notulen van vergaderingen: Een formele en gestructureerde documentatie, kan ook worden gebruikt als juridisch verslag, waarin gedetailleerde discussies en beslissingen worden vastgelegd. Verslag van vergaderingen: Een meer ontspannen en gebruiksvriendelijke samenvatting, gericht op de belangrijkste punten en beslissingen, waardoor het gemakkelijker te verteren en te begrijpen is.
Memo : Veelvoorkomend voor korte (minder dan tien pagina's) informele rapporten die binnen een organisatie worden verspreid. Het memoformaat van "Datum", "Aan", "Van" en "Onderwerp" wordt gebruikt. Net als langere rapporten op pagina 3 hebben ze vaak interne koppen en soms visuele hulpmiddelen.
In een woordelijk verslag wordt elke gemaakte opmerking woord voor woord genoteerd en wordt elke sprekerswissel weergegeven. Deze verslagvorm laat dus geen enkele ruimte voor discussie over wat er is gezegd en door wie. Dit type verslag wordt vaak gebruikt bij besprekingen, waarbij elk woord belangrijk is.
Notulen moeten worden geschreven in neutrale, duidelijke taal van derden . Van vergadering tot vergadering moeten notulen worden geschreven in een consistente opmaak, schrijfstijl en toon; bij voorkeur elke keer door dezelfde persoon.
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.
38.26De formele notulen1 van een select committee leggen de formele procedures en beslissingen van een commissie vast . Volgens het Reglement van Orde nr. 128 moeten de namen van de aanwezige leden bij elke zitting van een select committee worden ingevoerd.
Naast de traditionele aantekeningen, kan een notulist ook besluitenlijsten opstellen, die vooral handig zijn bij het snel terugvinden van genomen besluiten. Goede notulen zijn beknopt, helder en vrij van persoonlijke interpretaties, zodat ze tijdens de volgende vergadering als betrouwbare bron kunnen dienen.
Notulen bestaat alleen als verzamelnaam in het meervoud. Je kunt niet spreken van één notule of notuul. De term voor woorden als notulen, waar geen enkelvoud van bestaat, is plurale tantum. Andere voorbeelden zijn chemicaliën, financiën, hersenen, inkomsten, kosten, mazelen, paperassen en watten.
ChatGPT kan je helpen je schrijfstijl te verbeteren en de notulen zakelijker en neutraler te maken. Samenvatting: Met ChatGPT kun je een overzichtelijke samenvatting maken van je notulen, waardoor de belangrijkste punten snel en duidelijk worden weergegeven.
Er zijn 5 hoofdtypen bedrijfsrapporten, waaronder: onderzoeksrapporten, analytische rapporten (d.w.z. financiële analyse of marktanalyse), prestatierapporten, inventarisrapporten en trendrapporten . Sommige bedrijven gebruiken dagelijkse bedrijfsrapporten, terwijl andere minder frequent bedrijfsrapporten maken.
Korte rapporten zijn geschikt voor de presentatie van onderzoek dat voortbouwt op eerder gepubliceerd onderzoek, inclusief het rapporteren van aanvullende controles en bevestigende resultaten in andere settings, evenals negatieve resultaten.
Informele rapporten en formele rapporten hebben twee hoofdcategorieën: informatieve en analytische rapporten . Het is belangrijk om in gedachten te houden dat zowel informele als formele rapporten in deze categorieën kunnen vallen (d.w.z. u kunt een informeel informatief rapport of een formeel informatief rapport hebben).
Een verticaal rapport is bedoeld om omhoog of omlaag te gaan in de hiërarchie , bijvoorbeeld een managementrapport. Een lateraal rapport helpt bij de organisatie en communicatie tussen groepen die zich op hetzelfde niveau van de hiërarchie bevinden, zoals de financiële en marketingafdelingen.
Notulen van vergaderingen zijn officiële documenten met de aantekeningen van een vergadering . Hoewel een memo in de aanvullende bijlagen naar notulen kan verwijzen, mag u een memo niet gebruiken als format voor notulen van vergaderingen of andersom.
Wat zijn vergadernotulen ? Vergadernotulen zijn aantekeningen die tijdens een vergadering worden gemaakt. Ze benadrukken de belangrijkste kwesties die worden besproken, voorgestelde of gestemde moties en te ondernemen activiteiten. De notulen van een vergadering worden meestal gemaakt door een aangewezen lid van de groep.
Vaststellen van de notulen
De notulen worden gemaakt door een notulist. Dit is een persoon die geen actieve rol vervuld gedurende de vergadering maar zich uitsluitend bezighoudt met het maken van dit gespreksverslag. Het vaststellen van de notulen dient om dit gespreksverslag officieel te bekrachtigen.