Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst? Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Papieren inkoopfacturen en bonnetjes mag je zowel op papier bewaren of eerst digitaliseren (bijv. door er een foto van te nemen) en vervolgens digitaal bewaren. Alle bonnetjes en facturen moet 'binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn'. Zorg dus dat ze goed geordend zijn en je er makkelijk bij kunt.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren en voor hoe lang? Bewaar alleen documenten die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige papieren kun je met een gerust hart afscheid nemen.
De Belastingdienst controleert alle 12 miljoen aangiftes inkomstenbelasting die elk jaar binnenkomen. Want controleren behoort tot onze kerntaak. Dat moeten we doen, zodat we juist en volledig belastingen kunnen heffen en innen.
Hoe lang moet je particuliere administratie bewaren? Als particulier ben je niet verplicht om je administratie te bewaren. De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren.
Zonder de bon heb je geen recht meer op garantie, bewaar deze bonnen daarom het liefst apart van de rest. Van je fiets tot aan je koelkast en van je magnetron tot aan je televisie. Het kan veel geld schelen. Tip: De inkt van bonnen vervaagt na een tijdje.
Als ondernemer ben je verplicht een kassabon mee te geven aan klanten als zij dit wensen. Ook bij een pinbetaling moet je een pinbon kunnen verstrekken als de klant daarom vraagt. Maar steeds vaker wordt er een belangrijk milieuprobleem aangestipt omtrend papieren pin- en kassabonnen.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
De Belastingdienst stelt ondernemers verplicht om zijn of haar bonnen en facturen tot zeven jaar na aankoop te bewaren. De boekhouding van ondernemers moet namelijk gecontroleerd kunnen worden. Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kun je als ondernemer een flinke boete krijgen.
Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2019 uw administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.
Het gaat dan om bankafschriften, belastingpapieren en mogelijk correspondentie over de zorgtoeslag. Bij andere officiële papieren, zoals jaarrekeningen van gas, water en licht, salarisstrookjes, huurovereenkomsten of verzekeringen, is 2 jaar voldoende.
Het unieke herkenningsnummer van iedere pinpas of creditkaart.
Btw-bonnetjes en GKS-tickets dienen dus voor de administratie als controledocumenten. Het papieren btw-bonnetje bestelt u bij een erkende drukker. U moet het btw-bonnetje uitreiken voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken. De dubbels van de bonnetjes bewaart u.
In principe moet u de boekhouding bijhouden op de zetel van uw vennootschap. Dat uw boekhouding tijdelijk bij uw boekhouder ligt om bijgewerkt te worden, is op zich geen probleem, maar permanent (een deel van) uw boekhouding elders bijhouden, kan niet zomaar (parl. vr. nr.
Ordenen administratie: Indelen
Bewaar alles bij elkaar. Maak mappen niet te dik, maar ook niet te dun. Te dikke mappen kun je beter onderverdelen in meerdere mappen, te veel dunnen mappen maakt het geheel moeilijk doorzoekbaar en onoverzichtelijk.
Het is niet omdat u een factuur in digitale vorm ontvangen of opgemaakt heeft, dat u ze ook digitaal moet bewaren. U kunt dus, als u dat wilt, uw elektronische facturen afdrukken en ze op papier bewaren. Omgekeerd kunt u ook uw papieren facturen inscannen om ze digitaal te bewaren.
Vraagbaak: Kan belastingdienst op je bankrekening zien? De fiscus heeft geen directe inzage in je bankrekening en het betalingsverkeer.
“Zzp'ers krijgen in de meeste gevallen te maken met een boekenonderzoek. Dan maakt de belastinginspecteur een afspraak om langs te komen en gaat hij door alle administratie heen. De inspecteur kijkt dan bijvoorbeeld of er privékosten zijn opgenomen in de onderneming en checkt minutieus al je boekingen en aftrekposten.
De Belastingdienst richt zich in 2021 op vier fraudethema's: btw-fraude, turboliquidaties, onverklaarbare uitgaven en fraude met steunmaatregelen. Daarnaast verandert er het een en ander in het toezicht. Cm: zet negen thema's van de fiscus in 2021 op een rij.