In theorie moeten er een hele hoop documenten bewaard worden : uw jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris, contracten, bestelbons, leverbons, professionele agenda's, briefwisseling en e-mails, aandelenregisters, enz. Hoe bewaren? Dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die je al betaald hebt en rekeningen die je nog moet betalen. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.
geboorteaktes, diploma's, globale medische dossiers, huwelijkscontracten, notariële akten, testamenten en andere documenten die betrekking hebben tot de nalatenschap, contracten voor aansprakelijkheid voor auto en werk.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Is er iets dat ik niet moet versnipperen? Je kunt alle creditcard- en nutsrekeningen versnipperen nadat je ze hebt betaald, maar de FTC raadt aan om loonstrookjes, medische rekeningen en bankafschriften een jaar te bewaren voordat je ze vernietigt. En bewaar altijd al je belastinggegevens, gewoon om zeker te zijn.
Het is niet nodig maar wel handig: bewaar een printje van de groene kaart in je auto. Op de groene kaart, een internationaal verzekeringsbewijs, staan contactgegevens van hulpdiensten en belangrijke verzekeringsgegevens.
paspoort;Nederlandse identiteitskaart;ID-kaart of paspoort uit een EER-land;Nederlands vreemdelingendocument.
Bewaar uw documenten
U moet de documenten die horen bij de aanvraag van uw uitkering altijd minimaal 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u verplicht deze documenten te laten zien. Bijvoorbeeld uw arbeidsovereenkomst, loonstroken, loonbelastingverklaring, kasboeken of aangifte inkomstenbelasting.
Hebt u geen bericht gehad dat u aangifte moet doen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u dat tot 5 jaar terug doen. In 2025 kunt u dus nog aangifte doen over 2020.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
nn. Je verzekeringspapieren hoef je over het algemeen niet lang te bewaren. Polisblad: Voor veel verzekeringen ontvang je jaarlijks een nieuw polisblad, bijvoorbeeld voor je zorgverzekering of inboedelverzekering. De polissen van voorgaande jaren kun je weggooien zodra je je nieuwe verzekeringspapieren hebt ontvangen.
De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen.
Je bankoverzichten kun je bij de meeste banken tot 18 maanden terug inzien. Afhankelijk van de bank kun bankafschriften die tussen de 7-10 jaar oud zijn downloaden. En hetzelfde geldt voor de financiële jaaroverzichten van je bank.
Hoeveel afschrijven per jaar? Voor de meeste bedrijfsmiddelen mag u per jaar maximaal 20% van de aanschafkosten afschrijven. U schrijft de kosten dus in minimaal 5 jaar af. Voor goodwill geldt een percentage van maximaal 10% per jaar.
Gevarendriehoek, veiligheidshesjes, reserve lampen, rijbewijs, kentekenbewijs, groene kaart, Europees schadeformulier en het APK-keuringsrapport.
Allereerst is het belangrijk om een portemonnee te hebben waarin je jouw pasjes, geld en andere waardevolle eigendommen veilig en gemakkelijk overal mee naartoe kunt nemen. Natuurlijk wil je je pasjes, zoals je rijbewijs, bankpas en ID-kaart, niet kwijtraken. Daarom is het van belang om ze goed op te bergen.
Groene kaart niet verplicht, wel handig
Vanaf 1 januari 2025 is een digitale groene kaart op jouw smartphone of tablet geldig in het groene-kaartgebied. Wel moet je kunnen bewijzen dat je verzekerd bent. Wij adviseren altijd een geprinte versie mee te nemen.
Bewaar je kentekencard (of je papieren kentekenbewijs) nooit in de auto. Bij diefstal van je auto moet je namelijk het volledige kentekenbewijs kunnen inleveren bij je verzekeraar.
Kentekenbewijs bewaren
Je kunt de kentekencard beter in je portemonnee bewaren, samen met je rijbewijs. Let op: bewaar je kentekencard en tenaamstellingscode altijd apart van elkaar. De tenaamstellingscode kun je het beste thuis bewaren.
Kortom, alles wat van zakelijke aard is, moet je bewaren. Daarom is het raadzaam om alle e-mails die op de een of andere manier relevant zijn voor je bedrijfsvoering, afzonderlijk te archiveren. Dat moet je doen op een manier die voorkomt dat berichten kunnen worden gemanipuleerd.
Kortom, vernietig alle gevoelige informatie, inclusief ongewenste e-mail en papierwerk, waaronder: Rekeningnummers. Geboortedata. Wachtwoorden en pincodes.
Als u echter uw ongewenste post in de prullenbak of recyclingbak gooit, loopt u het risico op identiteitsdiefstal. Volgens de Federal Trade Commission (FTC) werden er in 2022 meer dan 1,1 miljoen meldingen van identiteitsdiefstal ontvangen via de website IndentityTheft.gov van de FTC.