jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris, ed.) Contracten, bestelbonnen, leveringsbonnen, briefwisseling, aandelenregister, ed.) Dossiers mbt. analyses, programma's en beheer van informaticasystemen die u voor de boekhouding gebruikt.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Geen bewaarplicht voor particulieren
Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren. Dan heeft u bewijs als u het niet eens bent met de navordering.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Hebt u geen bericht gehad dat u aangifte moet doen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u dat tot 5 jaar terug doen. In 2025 kunt u dus nog aangifte doen over 2020.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
U maakt uw recht op aftrek aannemelijk als u bonnetjes, bankafschriften of andere bewijsstukken kunt laten zien.
De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen.
Bewaartermijnen van documenten van een overledene
Een testament, schenkingsaktes en andere notariële akten en gerelateerde documenten die te maken hebben met erfopvolging, houd je best levenslang bij.
De meest veilige manier om uw bankafschriften van ouder dan 10 jaar weg te gooien is door gebruik te maken van vertrouwelijk papier container. Deze containers zijn gemaakt van aluminium, hebben een sterk veiligheidsslot en zijn bovendien brandveilig.
Het antwoord van de federale overheidsdienst Financiën is even kort als duidelijk: je moet boekhoudkundige documenten bewaren gedurende een periode van 10 jaar.
Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die je al betaald hebt en rekeningen die je nog moet betalen. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.
Bewaar uw documenten
U moet de documenten die horen bij de aanvraag van uw uitkering altijd minimaal 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u verplicht deze documenten te laten zien. Bijvoorbeeld uw arbeidsovereenkomst, loonstroken, loonbelastingverklaring, kasboeken of aangifte inkomstenbelasting.
Schakel dan een CA+ gecertificeerd bedrijf in die gespecialiseerd is in papier- en datavernietiging. U kunt dan al uw papieren in een keer laten vernietigen. U geeft u uw te vernietigen documenten af en het bedrijf doet de rest voor u. Bij sommige bedrijven kunt het uw materiaal ook op eigen gelegenheid aanleveren.
Het uitgangspunt is dat u persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk mag bewaren. Wat noodzakelijk is, hangt af van de situatie. Vandaar dat u zelf moet vaststellen wat in uw situatie passend is. Er is helaas geen formule voor het vaststellen van bewaartermijnen.
7 jaar bewaren
Salarisadministratie. De datum van indiensttreding. Salarisafspraken. De stamkaart (persoonlijke gegevens van de ex-werknemer)
Goed klimaat
Ook chemische veroudering zoals verzuring en inktvraat worden hierdoor versneld. Daarom is in de Archiefregeling vastgelegd dat de bewaaromgeving van papieren archief 18°C +/- 2°C moet zijn en een relatieve luchtvochtigheid van 50% +/-5%.
Dat de Belastingdienst bank- en inkomensgegevens bekijkt om aangiftes te controleren, is bekend. Maar belastinginspecteurs kijken voor het bestrijden van fraude ook verder, bijvoorbeeld naar gegevens van lease-auto's of creditcards. Experts zetten hun vraagtekens bij deze steeds grotere informatiehonger van de fiscus.
De Belastingdienst controleert dit jaar extra op afwijkingen in de aangifte bij de eigen woning, giften, zorgkosten en de arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Volgens die wet is het al voldoende als de werkgever even kijkt of de rekening op je naam staat, kopie is dus helemaal niet nodig. Verder is het ook pas nodig als de werkgever verdenkt dat de rekening niet van de werknemer is.
Wettelijk verplicht bewaren
U moet sommige gegevens uit de salarisadministratie 7 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Die gegevens zijn nodig voor de Belastingdienst. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Bedrijven moeten hun administratie 7 jaar bewaren, particulieren in principe 5 jaar. Het gaat dan om bankafschriften, belastingpapieren en mogelijk correspondentie over de zorgtoeslag.